Oops! It appears that you have disabled your Javascript. In order for you to see this page as it is meant to appear, we ask that you please re-enable your Javascript!
اخبار افق فرا ویژن

انتخاب یک سیستم حضور و غیاب

توسط ۲۰ اردیبهشت ۱۳۹۷ بدون دیدگاه

انتخاب یک سیستم حضور و غیاب

در جستجوی یک سیستم حضور و غیاب در سال ۱۳۹۷ هستید؟

در این نوشتار همه آنچه پیرامون اینکه این سیستم درباره‌ی چیست، چه امکاناتی ارائه می‌دهد و چگونه می‌توانید یکی از آنها را انتخاب کنید، آورده ایم.

● سیستم‌های زمان و حضور و غیاب به کارکنان اجازه می‌دهند ساعت آغاز و پایان کار را به صورت الکترونیکی توسط ساعت‌های مخصوص ثبت ورود و خروج، کامپیوترهای متصل به اینترنت،‌ دستگاه‌های موبایل و تلفن ها ثبت کنند.
● اطلاعات بصورت داده ای وارد نرم افزاری می‌شوند که می‌توانند بصورت پیوسته آنها را وارد تسویه‌ی لیست حقوق خود کنند.

● این سیستم‌ها چیزی بیش از پیگیری محض زمان رفت و آمد کارکنان، ارائه می‌کنند. آنها همچنین:
کارکنان سیار را از طریق ثبت موقعیت‌های مکانی و حصار جغرافیایی نظارت می‌کند.
اطلاعات زمانی واقعی درباره‌ی کسانی می‌دهد که کار می‌کنند، کسانی که کار نمی‌کنند، کسانی که دیر حاضر می‌شوند و کسانی که درحال پایان کار هستند.
پرداخت بر اساس زمان کاری را مدیریت می‌کند.
برنامه‌های زمانبندی کارمندان را ایجاد میکند.
داده‌های دقیق کاری ارایه می‌کنند.
● سیستم‌های حضور و غیاب خدمات سلف‌سرویسی را به کارکنان ارایه می‌دهد که به آنها اجازه می‌دهد تا خودشان به وظایف پیگیری زمان شامل بررسی ساعت‌های کارکردشان،

برنامه‌های زمانی جاری، آتی و تعهدات پرداخت بر اساس مدت زمان کاری، رسیدگی کنند.
● بسیاری از آنها به عنوان راه حل های مبتنی بر سرویس های ابری (ذخیره داده ها روی سرورهای ابری و قابل دسترس در هر مکان بصورت آنلاین) یا سرویس های در محل (ذخیره داده ها در سرورهایی که در مکان شرکت هستند)، ارایه شده‌اند.

لیست دستگاه های حضور و غیاب افق را در این صفجه ملاحظه بفرمایید .

 

مزایا و معایب

بزرگترین مزیت این سیستم‌های دیجیتال آن است که نیاز به کارت های زمانی دستی را حذف کرده اند. همه‌ی زمانها به صورت الکترونیکی جمع‌آوری گردیده و محاسبات مربوطه روی آنها انجام شده است.

این کار شانس وقوع خطا را پایین می‌آورد. دیگر مزیت مثبت آن است که این سیستم‌ها همه‌ی نیازهای زمانی شما (حضور و غیاب کارمندان، پرداخت‌های بر اساس زمان کاری و برنامه های زمانبندی) را در یک برنامه مدیریت می‌کند.
بزرگترین ایراد سیستم رهگیری زمان این است که آنها بسیار گرانتر از روش‌های دستی قدیمی هستند که در آن کارمندان ساعات کاری خود را هر روز در آن می‌نوشتند یا با استفاده از یک کارت زمانی، ساعات ورود و خروج را ثبت می‌کردند.

یک ایراد بالقوه ی دیگر آن است که آنها اغلب کارفرمایان را مجبور می‌کنند که احساس مبنی بر پرسش کارکنان برای پیگیری زمان شان را محدود کنند و این شکلی از مدیریت کنترلی ست.

هزینه‌ها

ساختار هزینه‌ی سیستم‌های زمان و حضور و غیاب به این بستگی دارد که راه حل سرویس های ابری یا سرویس های در محل را انتخاب می‌کنید. سیستم‌های حضور و غیاب مبتنی بر سرورهای ابری هزینه‌های ماهیانه کمتری دارند

در حالیکه استقرار سرورهای ذخیره داده در محل شرکت، هزینه‌ی یکباره‌ی بیشتری دارند.
در سرویس‌های در محل، ‌همه‌ی هزینه‌ها را همان ابتدا پرداخت می‌کنید. پس از نصب و استقرار، هیچ هزینه‌ی ماهانه‌ای برای خدمات وجود ندارد. البته باید مدنظر داشته باشید که معمولاً هزینه پشتیبانی یا بروزرسانی‌های آینده در هزینه‌ی اولیه شامل نمی‌شود.
در سرویس های ابری، معمولا مبلغ مشخص اندکی به ازای هر کارمند و بصورت ماهیانه گرفته می‌شود. برخی از ارئه کنندگان خدمات ابری یک هزینه ی ثابت ماهیانه نیز برای خدمات خود دریافت می‌کنند. برخی نیز مبلغی جهت نصب و راه اندازی اولیه در نظر می‌گیرند،

با این تفاوت که بر خلاف سرویس در محل، هزینه ی پشتیبانی و بروزرسانی در آن گنجانده شده است. قیمت دستگاه های حضور و غیاب را در فروشگاه افق ملاحظه بفرمایید

در سیستم حضور و غیاب به دنبال چه چیزی باشیم؟

با سیستم‌های بسیار موجود در بازار، دانستن اینکه کدام یک برای کسب و کار شما مناسب است،‌ کمی دشوار می‌شود. کارشناسان معتقدند، هنگام خریداری یک سیستم باید به دنبال موارد زیر باشید:
● گزینه های رهگیری زمانبندی انعطاف پذیر: جستجوی سیستمی که به کارکنان اجازه می‌دهد ساعت‌ها را به روش‌های مختلف از قبیل کامپیوتر متصل به اینترنت، تلفن هوشمند، تبلت، ساعت مخصوص ثبت ورود و خروج، تلفن یا پیام های متنی ثبت کنند.
● ثبت زمان‌ها بصورت دقیق:  بهترین سیستم‌های زمان و حضور و غیاب تضمین می‌کند که کارفرمایان هزینه‌های کار واقعی در زمان و نه ساعات زمانبندی شده برای کار را به کارکنان خود پرداخت می‌کنند.
● همه مسائل زمانی را رهگیری می‌کند: اطمینان حاصل کنید سیستمی را انتخاب می‌کنید که از عهده ی تمام نیازهای مربوط به زمان شما بر می آید و سیستمی نیست که فقط به کارکنان اجازه دهد آغاز و پایان کار را ثبت کنند.

این شامل مدیریت برنامه‌های کارکنان و رسیدگی به مدیریت همه‌ی پرداخت‌های ساعتی است.
● سازگاری با موبایل: از آنجا که بسیاری از کارمندان و مدیران خارج از دفتر کار می‌کنند، شما به سیستمی نیاز دارید که با دستگاه‌های تلفن همراه سازگار باشد تا از هر نقطه ای قابل دسترسی باشد.

این شامل راه حل هایی است که نه تنها به کارکنان از راه دور امکان می‌دهد تا ساعت‌های آغاز و پایان کار را ثبت کنند بلکه به آنها اجازه می‌دهد تا مکان هایشان را ثبت کنند طوریکه کارفرمایان بدانند آنها از جایی کار می‌کنند که قرار است کار کنند.
● راحتی در استفاده: در جستجوی سیستمی باشید که کار با آن آسان بوده، رابط کاربری منظمی داشته و امکاناتی را فراهم نماید تا کارمندان بتوانند خودشان همه امور مربوط به حضور و غیاب و ساعتهای کاری را از طریق آن انجام دهند.
● امکان یکپارچه شدن: سیستمی را انتخاب کنید که با برنامه‌های کاربردی و نرم افزارهای دیگر همچون برنامه‌های تسویه حقوق و مدیریت منابع انسانی که از انها استفاده می‌کنید یکپارچه شود.
● هشدارهای پیشگیرانه: برخی سیستم‌ها در صورتیکه کارکنان یه پایان کار نزدیک می‌شوند یا ثبت ساعت ورود و خروج را فراموش می‌کنند، ‌هشدار می‌دهند. این می‌تواند در کنترل هزینه‌ها کمک کننده باشد.
● ثبت و ردگیری وقایع جهت بازبینی: قابلیت بررسی داده‌های جدول زمانی اصلی همراه با نمایش جداگانه‌ی تغییرات ایجاد شده توسط مدیر یا سرپرست، هنگام بازبینی های موردی کمک شایانی خواهد کرد.
اکنون که از پایه و اساس آگاه شدید، می‌توانید آماده تصمیم‌گیری درباره‌ی این باشید که کدام سیستم حضور و غیاب برایتان مناسب است.

سوال‌های متداول پیرامون سیستم حضور و غیاب

هنوز هم پرسش‌های بیشتری دارید؟ مشکلی نیست. در اینجا تعدادی پرسش و پاسخ مطرح شده است که می‌تواند به تصمیم‌گیری شما کمک کند.
پرسش: تفاوت سیستم حضورو غیاب با کارت ها و ساعت‌های مخصوص ثبت ورود و خروج سنتی چیست؟
پاسخ: بزرگترین تفاوت آن است که همه چیز دیجیتال و خودکار شده است. کارت ها و ساعت‌های ثبت ورود و خروج سنتی نیاز به ورود همه اطلاعات بصورت دستی دارند. سیستم حضور و غیاب به فشردن فقط یک دکمه نیاز دارند

و با این کار همه‌ی اطلاعات بطور خودکار در نرم افزار شما همگام می‌شود. سپس این نرم افزار بطور مستمر با راه حل تسویه مالی شما یکپارچه می‌شود. این امر ورود اطلاعات دستی و ثبت وقایع بر اساس حدس و گمان را حذف می‌کند.
پرسش: کدام ساعت‌های مخصوص ثبت ورود و خروج با سیستم حضور و غیاب سازگارند؟
پاسخ: دیگر هیچ ساعت مخصوص ثبت ورود و خروج ساده ای وجود ندارد. ساعت‌های ورود و خروج امروزی، زمان را به روش‌های مختلف جمع‌آوری می‌کنند که عبارتند از:

کارت های پانچ، کارت‌های ضربه ای مغناطیسی، بارکدها، بیومتریک ها و پین ها مانند اثرات انگشت ها یا اسکن چهره ها.
پرسش: آیا تفاوتی بین سیستم حضورو غیاب و سیستم بیومتریک وجود دارد؟
پاسخ: هر سیستم زمان و حضورو غیاب که با ساعت مخصوص ثبت ورود و خروج بیومتریک کار کند، یک سیستم بیومتریک محسوب می‌شود.

از آنجا که تقریباً همه‌ی راهکارهای حضور و غیاب که با ساعت‌های ثبت ورود و خروج فیزیکی کار می‌کنند، گزینه های بیومتریک را نیز ارایه می‌دهند، تفاوتی بسیار جزیی بین این دو وجود دارد.
معمولاً کسب و کارهایی از ساعت‌های ثبت ورود و خروج بیومتریک استفاده می‌کنند که نگران ثبت دقیق زمان‌ها توسط کارمندان خود هستند.
تنها سیستم‌های زمان و حضور و غیاب که گزینه های بیومتریک ندارند آنهایی هستند که ساعت‌های ثبت ورود و خروج بیومتریک را ترکیب نکرده اند و بجای آن بر دستگاه‌های موبایل و کامپوترها برای ثبت آغاز و پایان کار کارکنان وابسته هستند.

با این وجود امروزه حتی برخی از این سیستم‌ها اسکنرهای اثر انگشت را پیشنهاد می‌کنند که به کامپیوترها وصل می‌شوند یا از برنامه‌هایی استفاده می‌کنند که عکس کارکنان را از طریق یک دوربین کامپیوتری بعنوان روشی برای ترکیب گزینه های بیومتریک می‌گیرد.
پرسش: آیا مجبور به استفاده از یک ساعت ثبت ورود و خروج با سیستم‌های حضور و غیاب هستید؟
پاسخ: خیر. برخی کسب و کارها ترجیح می‌دهند ساعت کاری کارکنان را از طریق یک کامپیوتر، برنامه ی کاربردی موبایل یا تلفن ثبت کنند.

استفاده نکردن از یک ساعت ورود و خروج می‌تواند هزینه‌ها را کاهش دهد زیرا ساعت‌های ورود و خروج می‌توانند هر قیمتی از کم تا خیلی زیاد داشته باشند.
پرسش: آیا سیستم‌های حضور و غیاب فقط برای کسب و کارهایی با کارکنان ساعتی خوب هستند؟
پاسخ: اگر چه بنظر می رسد سیستم‌های زمان و حضور و غیاب فقط برای کسب و کارهایی با کارکنان ساعتی مناسب هستند اما کسب و کارهایی با کارکنان حقوق پرداختی نیز می‌توانند از مزایای این سیستم‌ها بهره مند شوند.

داشتن سیستمی که بتواند پیگیری کند کارکنان چه مدت روی یک پروژه‌ی خاص کار می‌کنند می‌تواند به پروژه‌های کاری کمک کند. علاوه بر آن کسب و کارهایی با کارکنان حقوق ماهیانه می‌توانند از جنبه های مدیریت پرداخت‌های ساعتی نیز بهره مند شوند.
پرسش: سیستم‌های زمان و حضور و غیاب چگونه برای کارکنان از راه دور کار می‌کند؟
پاسخ: این سیستم‌ها می‌توانند از تکنولوژی GPS برای مانیتور کارکنان از راه دور از طریق موبایل استفاده کنند. برخی سیستم‌ها از حصار جغرافیایی دیجیتال استفاده می‌کنند،

تا موقعیت مکانی‌ای که کارکنان می‌توانند ساعات آغاز و پایان کار را ثبت کنند محدود نمایند. در حالیکه برخی دیگر، از مکان جغرافیایی برای ثبت دقیق جاییکه کارکنان باید آغاز و پایان کار را ثبت کنند، استفاده می‌کنند.

علاوه بر آن سیستم‌ها از مکان جغرافیایی برای پیگیری کارکنان در طول روز استفاده می‌کنند نه فقط برای اینکه بدانند آنها کی شیفت های خود را آغاز کرده و خاتمه می‌دهند.
پرسش: چگونه سیستم‌های حضور و غیاب با سیستم‌های لیست حقوق یکپارچه می‌شوند؟
پاسخ: سیستم‌های حضور و غیاب با اجازه دادن به شما برای انتقال داده‌های زمانی در برنامه‌ی لیست حقوقی با فشردن یک دکمه،‌ با سیستم‌های لیست حقوق ادغام و یکپارچه می‌شوند. این کار خط و جریانات کل فرآیند لیست حقوق را کاهش می‌دهد.
پرسش: سیستم‌های زمان و حضور و غیاب چگونه پرداخت زمان مرخصی را مدیریت می‌کنند؟
پاسخ: سیستم‌های حضور و غیاب به چندین روش پرداخت‌های ساعتی را مدیریت می‌کند. اول اینکه آنها می‌توانند پیگیری کنند که چقدر زمان مرخصی توسط کارکنان ایجاد و مصرف شده است.

همچنین این سیستم‌ها می‌توانند مجموع زمان بیماری، تعطیلات، عزاداری و هرگونه زمان مرخصی دیگری را پیگیری کنند.

برخی سیستم‌های زمان و حضور و غیاب نیز به فرآیند درخواست و تایید نیز رسیدگی می‌کنند. این به کارکنان اجازه می‌دهد تا مستقیماً در سیستم درخواست مرخصی کنند و مدیران نیز می‌توانند آن درخواست ها را تایید یا رد کنند.