یکی از مهم‌ترین مسائل و دغدغه‌های هر سازمانی از گذشته تا کنون حضور و غیاب کارکنان بوده است. حضور و غیاب و ثبت زمان‌های ورود و خروج کارمندان با روش‌های قدیمی کاری مشکل وقت‌گیر است. اما امروزه با رواج دستگاه‌های حضور و غیاب هوشمند در ایران، تمام سازمان‌ها می‌توانند کار‌های مربوط به حضور و غیاب کارمندان و پرسنل را به راحتی و به سرعت انجام دهند. دستگاه ثبت تردد به دلیل مزایای بسیار، محبوبیت بالایی در میان مدیران سازمان‌ها دارد. در این مقاله از افق فرا ویژن به بررسی کارکرد دستگاه‌های حضور و غیاب و انواع آن خواهیم پرداخت. با ما همراه شوید.

حضور و غیاب در سازمان‌ها چگونه انجام می‌شود

حضور و غیاب کارکنان و ثبت زمان‌های ورود و خروج آن‌ها برای مدیران از اهمیت بالایی برخوردار است. با مدیریت صحیح و موثر حضور و غیاب کارمندان می‌توان نظم سازمان را افزایش داد و موجب افزایش انگیزه و بازده پرنسل شد. به همین منظور از گذشته تا کنون روش‌های متنوعی برای حضور و غیاب پرسنل وجود داشته است. همان‌طور که ممکن است بدانید، روش رایج حضور و غیاب در سازمان‌های قدیمی استفاده از لیست یا برگه حضور و غیاب بوده است.

امروزه نیز برخی از سازمان‌ها و اداره‌جات کوچک همچنان از این روش‌ها استفاده می‌کنند. اما استفاده از لیست‌ها و برگه‌های حضور و غیاب معایب بسیاری به همراه دارد. یکی از مهم‌ترین معایب آن‌ها این است که امکان ثبت زمان دقیق ورود و خروج کارمندان وجود ندارد. همچنین، ممکن است برخی از کارمندان پر کردن برگه حضور و غیاب خود را به همکاران دیگر خود بسپارند که موجب بروز تقلب و اشتباه در محاسبات خواهد شد.

دستگاه ثبت ترددعلاوه بر آنچه که گفته شد، جمع‌آوری برگه‌های حضور و غیاب و سپس محاسبه زمان حضور هر یک از کارمندان در محل کار زمان زیادی را طلب می‌کند. تمام این معایب موجب عدم استفاده بسیاری از سازمان‌ها از این روش‌ها می‌شود. اما راه حل جايگزين چيست؟ يكي از بهترين ابزارهايي كه امروزه در بسیاری از سازمان‌های بزرگ از آن استفاده می‌شود، دستگاه ثبت تردد است. دستگاه‌های ثبت تردد وسیله‌ای بسیار کاربردی و بعضا حیاتی در بسیاری از سازمان‌ها و اداره‌جات هستند که با در اختیار گذاشتن امکانات بسیار متنوع، روند حضور و غیاب کارکنان را برای مدیران تا صدها برابر راحت‌تر خواهد کرد. در ادامه به بررسی بیش‌تر دستگاه‌های ثبت تردد هوشمند و انواع آن‌ها خواهیم پرداخت.

دستگاه ثبت تردد چیست

حتما تاکنون درباره دستگاه‌های حضور و غیاب شنیده‌اید. دستگاه حضور و غیاب یا همان دستگاه ثبت تردد، وسیله‌ای است که با نصب در قسمت درب ورودی ساختمان، زمان ورود و خروج هر یک از کارمندان را در سیستم ذخیره می‌کند. اما این کار چگونه انجام می‌شود؟ دستگاه‌های کنترل و ثبت تردد به هنگام ورود و خروج افراد از آن‌ها یک کلید مخصوص می‌خواهند تا بتوانند هویت فرد را تشخیص دهند. این کلید می‌تواند بر اساس نوع دستگاهی که استفاده می‌کنید متفاوت باشد. دستگاه با دریافت کلید و جستجو در اطلاعات از پیش ذخیره شده در پایگاه داده، هویت فرد را تشخیص داده و سپس زمان دقیق ورود یا خروج وی را در سیستم ثبت می‌کند. مدیران می‌توانند در هر زمان که نیاز داشته باشند از اطلاعات دستگاه سازمان خروجی گرفته و از آن‌ها استفاده کنند.

دستگاه ثبت ترددمزایای استفاده از دستگاه کنترل تردد

استفاده از دستگاه کنترل و ثبت تردد مزایای بسیاری به همراه دارد. کاربرد این دستگاه و مزایای بی‌شمار آن موجب محبوبیت بالای آن میان سازمان‌ها شده است. برخی از مزایای استفاده از دستگاه ثبت تردد عبارت‌انداز:

  • ثبت کاملا دقیق زمان ورود یا خروج کارمندان
  • امکان اعمال تنظیمات گوناگون در دستگاه برای دسته‌بندی غیبت کارکنان (مرخصی، ماموریت،…)
  • دسته‌بندی مناسب اطلاعات و ارائه آمار کاربردی
  • امکان گرفتن آمار مربوط به تردد کارکنان در هر زمان توسط مدیر
  • افزایش نظم سازمان با بالاتر بردن اهمیت حضور و غیاب میان کارمندان
  • امکان محاسبه دقیق‌تر حقوق پرسنل بر اساس ساعات حضور آن‌ها

انواع دستگاه ثبت تردد و کارکرد هر یک از آن‌ها

همان‌طور که پیش‌تر گفتیم هر یک از دستگاه‌های حضور و غیاب به هنگام ورود و خروج کلید مخصوصی را از کارمندان تقاضا می‌کنند تا هویت آن‌ها را تشخیص دهند. می‌توان دستگاه‌های حضور و غیاب را بر اساس کلید درخواستی به انواع مختلفی تقسیم کرد. هر یک از انواع دستگاه‌های کنترل و ثبت تردد مزایا و معایب مربوط به خود را دارند که می‌توانید با اطلاع از آن‌ها بهترین انتخاب را برای سازمان خود داشته باشید. از جمله انواع دستگاه‌های حضور و غیاب هوشمند موجود در بازار می‌توان به موارد زیر اشاره داشت:

  • دستگاه حضور و غیاب کارتی

دستگاه‌های حضور و غیاب کارتی همان‌طور که از نامشان پیداست از کارت‌هایی مخصوص استفاده می‌کنند. برای استفاده از اینگونه دستگاه‌ تنها کافیست کارت مخصوص خود را به حسگر دستگاه نزدیک کنید تا هویت شما تشخیص داده شود.

  • دستگاه حضور و غیاب رمزی

دستگاه حضور و غیاب رمزی مشابه دستگاه‌های کارتی عمل می‌کند؛ با این تفاوت که برای استفاده از این دستگاه به هر یک از کارمندان رمز مخصوصی داده می‌شود که باید به هنگام ورود یا خروج در دستگاه وارد کنند.

  • دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی

دستگاه‌های کنترل تردد اثر انگشتی از اسکن اثر انگشت هر شخص برای تشخیص هویت او استفاده می‌کنند. این دستگاه‌ها هزینه بیش‌تری دارند، اما امنیت بیش‌تری را نیز به همراه خواهند داشت.

  • دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره

آخرین نوع دستگاه ثبت تردد دستگاه تشخیص چهره است. این دستگاه با داشتن یک دوربین مخصوص به هنگام ورود و خروج از هر یک از کارمندان عکس‌برداری می‌کند و با مقایسه تصویر گرفته شده با تصاویر موجود در پایگاه داده هویت فرد را تشخیص می‌دهد.

به طور خلاصه

همان‌طور که در افق فرا ویژن خواندید، یکی از محبوب‌ترین هدیه‌های تکنولوژی به سازمان‌های بزرگ و پرجمعیت دستگاه کنترل تردد است. با استفاده از این دستگاه‌ها می‌توان زمان‌های تردد و ورود و خروج تمام کارکنان را به طور دقیق در سیستم ثبت کرده و در زمان نیاز از آن خروجی بگیرید. دستگاه‌‌های حضور و غیاب کار مدیران را تا صدها برابر راحت‌تر خواهند کرد. از جمله انواع دستگاه ثبت تردد می‌توان به دستگاه‌های کارتی، رمزی، اثر انگشت و تشخیص چهره اشاره داشت. می‌توانید با توجه به مزایای هر یک و بودجه‌ای که در اختیار دارید بهترین نوع را برای سازمان خود انتخاب و خریداری کنید.

ارسال پاسخ