موضوعی که امروزه در سازمان‌ها بیش از پیش اهمیت پیدا کرده است، برقراری نظم و کنترل رفت‌وآمد افراد مسئول و غیرمسئول است؛ به عبارتی می‌توان گفت اولین گام برای رسیدن به این هدف نظارت بر روی ورود و خروج کارکنان است. سازمانی را تصور کنید که کارکنان آن در هر تایمی که مایل هستند محل کار خود را ترک می‌کنند! بدون شک اولین دستاورد این وضعیت هرج و مرج و نامنظم شدن سازمان است. همچنین برخی از سازمان‌های حساس دارای نقاطی هستند که اجازه ورود به آن مکان‌ها فقط برای افراد خاصی ممکن است.

 در این شرایط مسلما باید دستگاهی برای کنترل تردد پرسنل وجود داشته باشد تا فقط افرادی که مجوز ورود دارند، بتوانند وارد شوند. نصب یک سامانه حضور و غیاب می‌تواند چالش هرج و مرج در سازمان و یا شرکت‌های کوچک و بزرگ را برای همیشه حل کند. اما این دستگاه چه کاری انجام می‌دهد و چه نوعی از آن برای سازمان شما مناسب‌تر است؟ با ما در ادامه این مقاله از افق فرا ویژن همراه شوید تا پاسخ تمامی سؤالات خود را دریافت کنید.

سامانه حضور و غیاب به چه دستگاهی گفته می‌شود؟

دستگاه‌های حضور و غیاب، دستگاه‌هایی هستند که برای ثبت و کنترل تردد و همچنین ورود و خروج کارکنان از آن استفاده می‌شود. این دستگاه‌های هوشمند اطلاعات خام را دریافت کرده و آن را به انواع گزارش قابل استفاده برای مدیران سازمان‌ها، منابع انسانی، حقوق و دستمزد و غیره تبدیل می‌کند که برای رسیدگی به اموری همچون محاسبه حقوق و دستمزد و یا جریمه به کار می‌رود. پیش از ساخت دستگاه‌های کنترل تردد، حضور و غیاب کارکنان با استفاده از یادداشت در دفاتر مخصوص انجام می‌شد که می‌شود تصور کرد تا چه اندازه وقت سازمان برای ثبت و محاسبه آن‌ها گرفته می‌شد؛ اما امروزه با به وجود آمدن سامانه‌های حضور غیاب و نرم افزارهای مربوط به آن، انجام اموری مانند کنترل تردد کارکنان به راحتی آب خوردن است!

انواع دستگاه‌های حضور و غیاب چیست و کدام نوع آن برای سازمان شما مناسب است؟

چه اهمیتی دارد که با انواع سیستم حضور و غیاب آشنا شوید؟ در پاسخ به این سؤال باید بگوییم که نوع سازمان شما تا حدی تعیین کننده نوع دستگاهی است که باید خریداری ‌کنید. به طور مثال اگر شما کارخانه‌ای دارید که کارگران آن کارهای فنی و سختی انجام می‌دهند به احتمال زیاد اثر انگشت آن‌ها از بین رفته است در نتیجه استفاده از سامانه حضور و غیاب انگشتی به شما پیشنهاد نمی‌شود. در ادامه با انواع این دستگاه‌ها بیشتر آشنا خواهید شد تا بتوانید مناسب‌ترین انتخاب را برای سازمان خود انجام دهید.سامانه حضور و غیاب

دستگاه‌های حضور و غیاب کارتی

این دستگاه‌ها از قدیمی‌ترین انواع سامانه‌های حضور و غیاب به شمار می‌روند. کارکرد این دستگاه به این‌گونه است که به هر فرد از اعضای یک سازمان یا شرکت، یک کارت اختصاصی داده می‌شود که حاوی کد و بارکد است؛ دستگاه از طریق امواج الکترومغناطیسی تشخیص داده و قادر است تا مشخصات درج‌شده بر روی کارت را ثبت ‌کند.

مزایای استفاده از این دستگاه عبارتنداز:

  • هر فرد برای ثبت حضور خود باید از کارت مخصوص به خود استفاده کند.
  • دستگاه‌های بیومتریک، هر کدام در صورتی که برای اثر انگشت و یا چهره فرد مشکلی پیش آید دیگر کارایی ندارند.

معایب دستگاه‌های کارتی:

  • چنانچه هر کدام از کارکنان کارت خود را فراموش کنند نمی‌توانند حضور خود را ثبت کنند.
  • در سازمان‌هایی که کارکنان آن بسیار زیاد هستند، امکان تقلب بالا می‌رود چراکه افراد می‌توانند به راحتی کارت خود را در اختیار دیگران قرار دهند.

سامانه حضور و غیاب اثر انگشتی

همان‌طور که از اسم این دستگاه پیداست، این سامانه با استفاده از اثر انگشت هر فرد، او را شناسایی کرده و اطلاعات مربوط به ورود و خروج آن را ثبت می‌کند. یکی از مزایای استفاده از این دستگاه عدم امکان تقلب است؛ از آنجایی که هر فرد دارای اثر انگشت مخصوص به خود است، هرگز نمی‌توان به جای فرد دیگری انگشت زد و اطلاعاتی را ثبت کرد. از طرفی اطلاعات ثبت شده در این دستگاه دقیق است و می‌توان به صورت دقیق حقوق کارکنان را پرداخت و یا از آن کم کرد. از معایب دستگاه اثر انگشتی می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

  • این دستگاه قیمت نسبتا بالایی دارد که ممکن است برخی از شرکت‌ها توانایی خرید آن را نداشته باشند.
  • گاهی ممکن است در برخی مشاغل اثر انگشت افراد از بین برود که در این صورت نمی‌توانند اطلاعات خود را به ثبت برسانند.

دستگاه‌های تشخیص چهره

یکی از جدیدترین انواع دستگاه حضور و غیاب ارزان است که دارای تکنولوژی پیشرفته‌تری نسبت به دستگاه‌های حضور و غیاب اثر انگشتی هستند. بهتر است سازمان‌هایی از این دستگاه استفاده کنند که امنیت برای آن‌ها از اهمیت زیادی برخوردار است. یکی از مزایای استفاده از این دستگاه‌ها این است که با حضور افرادی که چهره آن‌ها در دستگاه ثبت نشده است پیام هشداری برای مدیر سازمان ارسال می‌شود. این دستگاه از امنیت بالایی برخوردار است و این موضوع امکان تقلب را کم‌تر می‌کند.

سامانه حضور و غیابنکاتی مختصر که با دانستن آن‌ها می‌توانید بهترین انتخاب را داشته باشد!

  • نوع ارتباط با دستگاه حضور و غیاب از نکاتی است که باید به آن توجه داشته باشید. نوع ارتباط سامانه‌های حضور و غیاب می‌تواند یکی از این موارد باشد: پورت سریال (Rs232) ، مودم، شبکه سیمی (Rj45) ، پورت Usb ، شبکه بی سیم (Wifi) ، رابط اکسترنال تخلیه، اینترنت.
  • توجه داشته باشید که دستگاه با استفاده از باتری نیز قادر به کار کردن باشد تا در مواقع قطعی برق نیز بتوان از آن استفاده کرد.
  • اگر به دنبال دستگاه ارزان قیمتی هستید که کار با آن نیز راحت باشد، دستگاه‌های کارتی انتخاب مناسب‌تری برای شما هستند.
  • به حافظه دستگاه توجه کنید چراکه در دستگاه‌های بیومتریک همان‌طور که گفته شد نیاز به حافظه است که هر چه تعداد کارکنان بیشتر باشد به حافظه بیشتری نیز نیازمند هستید.
  • نرم افزار دستگاهی که خریداری می‌کنید بسیار مهم است. به طور مثال باید بتواند با دیگر نرم افزارهای شرکت مانند نرم افزارهای محاسبه حقوق ارتباط برقرار کند و یا اینکه باید بدانید فرمت خروجی این دستگاه چیست.
  • از دیگر نکات مهم برای خرید سامانه حضور و غیاب توجه به گارانتی محصول و خدمات پس از فروش آن است.
  • برای برخی افراد ظاهر و شکیل بودن دستگاه نیز اهمیت خاص خودش را دارد و به نکاتی مانند اینکه صفحه نمایش رنگی است یا خیر، توجه می‌کنند.

ارسال پاسخ