نرم افزار حضور غیاب

نگرش جدید کنترل تردد با حضور و غیاب ابری

توسط 09 فوریه 2021 بدون نظر
نگرشی جدید نسبت به حضور و غیاب پرسنل

حضور و غیاب پرسنل با نرم افزار تحت وب حضور و غیاب

با پیشرفت فناوری و ظهور نرم افزارهای مختلف در حوزه های مورد نیاز از جمله مدیریت نیروی انسانی، نظارت بر رفتار و تردد منابع انسانی سهل تر و با جدیت بیشتری پیگیری شده است.

در سالیان اخیر با خلق اپلیکیشن های تحت وب که هرگونه رفتار یک کارمند یا کارگر را مورد ارزیابی قرار می دهند، مدیران تا حد بسیاری از ظرفیت های راندمان کاری کارکنان باخبر شده اند. اما این تمام ماجرا نیست. تردد منابع انسانی تنها بخش کوچکی از توانایی های این نوآوری است.

مدیران با استفاد از نرم افزارهای مدیریت و نظارت بر تردد و رفتار نیروی انسانی قادر به محاسبه دقیق تر و منصفانه تر ریزترین موارد تاثیرگذار بر درآمد ماهانه ی آنها هستند.

ویژگی هایی همچون ساعت اضافه کار، مرخصی ها، استعلاجی ها و… همیشه نیاز به بازرسی مالی و محاسبه دارند که این نرم افزار ها می توانند با بیشترین دقت در جزییات هرگونه فعالیتی را تحت محاسبه قرار دهند.

علاوه بر مدیران، کارمندان نیز در مدیریت زمان خود به منظور استفاده از سقف مرخصی های ساعتی، استعلاجی، و استحقاقی منبع قابل دسترسی دارند و تنها با ورود به حساب کاربری خود می توانند از وضعیت مرخصی های خود آگاه شوند.

این در صورتیست که تا پیش از روی کار آمد چنین ظرفیت هایی، در خوشبینانه ترین حالت ممکن، یک نیروی انسانی ساعت های متوالی زیادی را صرف محاسبه و دقت در جزییات همین متغیر ها می کرد که اتلاف وقت، هزینه و قرار دهی یک نیروی انسانی برای پرداختن به این کار بیشتر یک عقب ماندگی در نوع مدیریت منابع به حساب می شد.

نرم افزارهای تحت وب و امکانات آن

نرم افزارهای تحت وب

مهمترین نکته در برنامه نویسی نرم افزار تحت وب در حوزه ی تردد منابع انسانی، بررسی و نظارت محور بودن آن است بطوریکه مستندات برخی از متغیر ها مانند مرخصی ها و اضافه حقوق ها نیازمند بررسی بیشتر است و این نرم افزار مناسبترین حالت ممکن برای تجمیع این قبیل متغیرها با یکدیگر است.

از دیگر فواید آن شاید بتوان به این موضوع اشاره کرد که ممکن است مواردی همچون اپلیکیشن ها گاها با برخی از دستگاه های ارتباطی مشکل پیدا کنند یا تحت حملات اپلیکیشن های دیگر مانند برخی نرم افزار های ضد جاسوسی (Anti-Spy) قرار گیرند که تحت وب بودن این اپلیکیشن ها در همین مواقع می تواند یاری رسان باشد تا این موضوع تبدیل به معضلی جدی نشود.

کارمندی را تصور کنید که در آخر ساعات یک روز برای صبح فردا درخواست مرخصی داشته باشد و امری ضروری برای او حادث شده باشد. تنها راه او برای درخواست مرخصی تماس با مدیران است که این امر با توجه به ساعات استراحت شب ممکن نیست. اینجا این نرم افزارهای تحت وب هستند که می توانند یاری رسان باشند و در اسرع وقت درخواست وی را به ثبت برسانند.

دیگر ویژگی که لازم به ذکر است امکان ثبت سابقه (بکاپ) خودکار این نرم افزارهاست. با توجه به اطلاعات مندرج در آن و نمایش داشبورد گزارش برخط در فرم اصلی نرم افزار که شامل دستگاه های فعال، لیست اپراتورهای فعال در سیستم و گزارش تعداد افراد حاضر در سیستم نیز می شود، این ثبت سابقه کلی از مطالب و ذخیره سازی آن و ارسال آن به مدیریت مرکزی مزیتی غیر قابل انکار است.

اعلانات و سرعت در رسیدگی و پردازش

نرم افزار حضور و غیاب با امکان تعریف قوانین کار اختصاصی سازمان هدف امکان پذیر است. تعیین حداقل ها اضافه کاری و حداکثرها اضافه کار، مرخصی وتعیین ضرایب اضافه کار، ماموریت و انتخاب سیاست کاری مانند حضور یا عدم حضور پرسنل در زمان استراحت و …می تواند تنها با چند کلیک انجام شود.

گفتنی است که برخی از مشاغل مانند پرستاری و نگهبانی که ساعات خدماتشان پیچیده است با این نرم افزار به آسانی قابل انجام و گردآوری اطلاعات مربوط به آنان نیز راحت تر امکان پذیر است.

امکان تعریف قوانین تهاطری روی پارامتر های کارکرد پرسنل از دیگر ویژگی قابل اجرا بر روی پلتفرم این نرم افزار هاست. امکان تعریف انواع قانون روی درخواست ها و جابجایی زمانی این درخواست ها که ممکن است با توجه به نوع کارکرد نیروی انسانی، گیج کننده و در فرصت های اول قابل انجام نباشد، در سریع ترین زمان ممکن بررسی و اجرا خواهد شد.

قابلیت دیگر اینگونه نرم افزار ها اینست که می توانید در این نرم افزار سطوح دسترسی متفاوتی را برای کاربران مختلف ایجاد کنید. گاها شما برای افرادی که در مسیولیت های پایین تری قرار دارند می خواهید دسترسی کمتری به امکانات نرم افزار تعریف کنید. اینجاست که مدیریت می تواند با هماهنگی، برای هر یک از شماره های پرسنلی کارکنان دسترسی ها را آزاد یا مسدود کند.

نرم افزارهای تحت وب

تعریف چارت سازمانی در این نرم افزار و همچنین گنجاندن پرونده ی پرسنلی کارکنان یک سازمان این شرایط را فراهم می آوردن که مدیریت همواره و از هر مکانی دسترسی به این اطلاعات داشته باشد و قسمتی مانند کارگزینی آنلاین نیز در اختیار است. این ویژگی اوج نظارت و رابط کاربری آسان و کارآمد یک نرم افزار را نشان می دهد.

این نرم افزارهای تحت وب قابلیت ارائه‌ی خروجی ترددها را در قالب فرمت‌های مختلف از جمله اکسل، اکسس و … را دارد. این قابلیت این ویژگی را ایجاد می کند که مسئولین مربوطه بتوانند هر لحظه گزارش های عملکردی خود را به مسئولین ناظر ارایه دهند و این کار باعث نظارت شدیدتر و عملکرد بهتر مسئولین مربوطه خواهد شد.

سادگی توزیع برنامه بین کاربران و رابط کاربری ساده و همچنین به روزرسانی همزمان تمامی نسخه‌ها نکته ایست که نباید به سادگی از آن بگذریم زیرا همین ویژگی های ساده می توانند تعیین کننده ی میزان محبوبیت یک نرم افزار باشد. نرم افزاری که این ویژگی هارا داشته باشد از سوی استفاده کنندگان با احتمال بیشتری مورد استقبال قرار می گیرد.

استفاده از نرم افزارهای تحت وب به منظور ثبت حضور غیاب کارکنان، همچنین مزایای زیست محیطی نیز دارند. به طور طبیعی استفاده از این نرم افزارها کاهش مصرف کاغذ را در پی دارند.

البته هر چه سازمان ها بزرگتر باشند، هم هزینه خرید کاغذ برای آنها صرفه جویی می شود، و هم اینکه چنین سازمان هایی می توانند در دفاع از فعالیت های زیست محیطی خود نیز مؤثرتر عمل کنند.

ارسال پاسخ