یکی از دغدغه‌های بسیاری از مدیران در سازمان‌های بزرگ و پر جمعیت، نحوه حضور و غیاب کارمندان و ثبت زمان ورود و خروج آن‌ها است. استفاده از دستگاه‌های کنترل تردد هوشمند یکی از بهترین شیوه‌ها است که بسیاری از ادارات از آن استفاده می‌کنند. خرید دستگاه‌هاي حضور و غياب هوشمند ممكن است در ابتدا كاري پر هزینه به نظر آید، اما با استفاده از آن متوجه خواهید شد که ارزش آن بسیار بالاست. در این مقاله به معرفی مزایای دستگاه‌های کنترل تردد و به ویژه خصوصیات دستگاه حضور و غیاب کارتی خواهیم پرداخت.

دستگاه حضور و غیاب هوشمند چیست

دستگاه حضور و غیاب یک سیستم کامپیوتری و سخت‌افزاری است که وظیفه آن بررسی  و ثبت ورود و خروج پرسنل و ساعات تردد آن‌ها در سیستم است. البته اکثر دستگاه‌های حضور و غیاب به همراه یک نرم‌افزار هوشمند ارائه می‌شوند. به وسیله این نرم‌فزار می‌توان به راحتی تنظیمات دلخواه را در سیستم اعمال کرد و همچنین به اطلاعات ذخیره شده دسترسی کامل داشت. در واقع نرم‌افزار حضور و غیاب بخش هوشمند این سیستم را تشکیل می‌دهد. با ترکیب دستگاه و نرم‌افزار حضور و غیاب، یک سیستم هوشمند کنترل تردد خواهید داشت. استفاده از سیستم‌های کنترل تردد کار بسیاری از مدیران را راحت‌تر کرده است و مزایای بسیاری به دنبال دارد که در ادامه به بررسی آن‌ها خواهیم پرداخت.

دستگاه حضور و غیاب کارتی

مزایای استفاده از دستگاه حضور و غیاب چیست

سیستم حضور و غیاب هوشمند گره از کار بسیاری از مدیران سازمان‌هاي بزرگ گشوده است. استفاده از این دستگاه‌ها می‌تواند روند حضور و غیاب را بسیار راحت‌تر کند. بسیاری از مدیران سازمان‌های بزرگ و پرجمعیت از انواع دستگاه‌های کنترل تردد برای ثبت زمان ورود و خروج کارکنان شرکت استفاده می‌کنند. برخی از مزایایی که موجب محبوبیت دستگاه‌های کنترل تردد می‌شود عبارت است از:

  • ثبت زمان دقیق ورود و خروج هر یک از پرسنل
  • ذخیره تمام اطلاعات و ارائه گزارش‌های هفتگی و ماهانه به مدیریت
  • افزایش امنیت سازمان با داشتن قابلیت‌های امنیتی
  • امکان خروجی گرفتن از سیستم در زمان‌های دلخواه
  • آسان بودن روند نصب و راه‌اندازی دستگاه
  • تسریع روند حضور و غیاب کارکنان
  • امکان ثبت غیبت‌های کارکنان به دلایل گوناگون (مانند غیبت، مرخصی، ماموریت و…)
  • افزایش انگیزه کارکنان و نظم حاکم بر سازمان

انواع دستگاه‌های حضور و غیاب

دستگاه‌های حضور و غیاب از انواع بسیار مختلفی برخوردار هستند که هر یک قابلیت‌ها و مزایای خود را دارد. هر یک از مدیران می‌توانند با توجه به جمعیت کارمندان، امکانات دلخواه، میزان اهمیت امنیت در سازمان و همچنین بودجه خود بهترین نوع دستگاه را برای سازمان خریداری کنند. انواع دستگاه‌های کنترل تردد هوشمند عبارت‌‌انداز:

هر یک از انواع گفته شده مزایا و معایب خود را دارند. در ادامه می‌خواهیم به بررسی کاربرد و مزایا و معایب دستگاه حضور و غیاب کارتی بپردازیم.

دستگاه‌های حضور و غیاب کارتی چگونه کار می‌کنند

هر یک از دستگاه‌های حضور و غیاب از یک کلید برای تشخیص هویت و ثبت اطلاعات کارمندان استفاده مي‌كنند. در دستگاه‌هاي حضور و غياب كارتي از كارت‌هاي هوشمند و مغناطيسي براي احراز هويت كارمندان استفاده مي‌شود. براي استفاده از اين دستگاه‌ها،‌ كارت‌هايي مخصوص در اختيار هر يك از كارمندان و پرسنل شرکت قرار خواهد گرفت. این کارت‌ها حاوی کدهایی هستند که هویت افراد را به سیستم نشان خواهد داد. دستگاه حضور و غیاب کارتی ،کارتخوانی دارد که هر یک از کارمندان به هنگام ورود یا خروج، کارت خود را در تماس با آن قرار می‌دهند تا هویت آن‌ها شناسایی شود. پس از شناسایی هویت فرد، سیستم زمان دقیق ورود یا خروج را در پایگاه داده ذخیره خواهد کرد و مدیران می‌توانند در هر زمان که بخواهند، اطلاعات را از سیستم دریافت کنند.

مزایای دستگاه حضور و غیاب کارتی

این دستگاه حضور و غیاب یکی از رایج‌ترین انواع دستگاه‌های کنترل تردد است که در ادارات بسیاری از آن استفاده می‌شود. برخی از مزایای استفاده از این نوع دستگاه عبارت است از:

  • دستگاه‌های کنترل تردد هوشمند کارتی به طور معمول قابل هک کردن نیستند. به عبارتی برای ورود تنها می‌توان از یک کارت مخصوص استفاده کرد و نمی‌توان در سیستم دستکاری انجام داد.
  • ثبت تردد با استفاده از دستگاه‌های کارتی بسیار سریع و راحت است. در حالی که با استفاده از دستگاه‌های رمز، زمانی صرف وارد شدن رمز توسط کارمندان خواهد شد و امکان به وجود آمدن ازدحام وجود دارد.
  • این دستگاه جزو ارزان‌ترین نوع دستگاه‌های کنترل تردد هوشمند هستند. پس اگر تصمیم دارید برای مدیریت تردد کارمندان کم‌ترین هزینه را صرف کنید، استفاده از دستگاه‌های کارتی بهترین گزینه است.

دستگاه حضور و غیاب کارتی

معایب دستگاه حضور و غیاب کارتی

استفاده از دستگاه‌های کنترل تردد کارتی می‌تواند گزینه بسیار مناسبی باشد. اما هر دستگاهی علاوه بر مزایا، از معایبی نیز برخوردار است که بهتر است پیش از خرید از آن‌ها آگاه باشید. برخی از معایب دستگاه‌های حضور و غیاب کارتی عبارت است از:

  • با اینکه دستگاه‌های کارتی قابل هک کردن نیستند، اما برخی افراد می‌توانند به راحتی کارت خود را در اختیار دیگران قرار دهند. برای رفع این مشکل معمولا فردی ناظر در قسمت ورودی ساختمان، وظیفه کنترل هویت افراد را به عهده می‌گیرد تا از تقلب جلوگیری شود.
  • ممکن است برخی از افراد و پرسنل کارت ورود و خروج خود فراموش یا گم کنند. اگر شخصی کارت خود را گم کند، باید کارت جدیدی برای وی صادر شود. صدور کارت جدید نیز ممکن است فرایندی هزینه‌بر و وقت‌گیر باشد که خود می‌تواند تا چند وقت در روند حضور و غیاب تداخل ایجاد کند.

به طور خلاصه

همانطور که در افق فرا ویژن خواندید، استفاده از دستگاه‌های حضور و غیاب در سازمان‌های پرجمعیت، می‌تواند روند کار حضور و غیاب را بسیار سریع‌تر و راحت‌تر كند. بسياري از مديران براي مديريت زمان ورود و خروج كارمندان، از دستگاه‌هاي كنترل تردد هوشمند استفاده مي‌كنند. يكي از رايج‌ترین انواع دستگاه کنترل تردد، دستگاه حضور و غیاب کارتی است. با استفاده از دستگاه‌های حضور و غیاب کارتی، ضمن صرف هزینه کم‌تر، می‌توانید با سرعت بسیار بیش‌تری روند حضور و غیاب افراد سازمان را انجام دهید. البته به این نکته نیز توجه داشته باشید که ممکن است کارمندان کارت خود را فراموش یا گم کنند.

ارسال پاسخ