از جمله دغدغه‌های بسیاری از مدیران در سازمان‌ها و اداره‌جات بزرگ، نحوه مدیریت ورود و خروج کارکنان است.
واضح است که علاوه بر قدرت، مهارت و عملکرد هر شخص، رعایت قوانین سازمانی و پیروی از نظم نیز از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است.
یکی از ابزاری که می‌توان به وسیله آن، مدیریت ورود و خروج پرسنل را آسان‌تر انجام داد، استفاده از دستگاه کنترل ورود و خروج پرسنل، یا همان دستگاه حضور و غیاب است. برای اطلاعات بیش‌تر با افق فرا ویژن همراه شوید.
چگونه ورود و خروج کارکنان در سازمان را مدیریت کنیم
یکی از مسائل بسیار مهم برای مدیران در ادارات و سازمان‌ها، کنترل و مدیریت ورود و خروج و تردد کارمندان است. با مدیریت صحیح حضور و غیاب کارمندان، می‌توان تا حد بسیار زیادی نظم را در سازمان ایجاد کرد.
روش‌ها و ترفندهای گوناگونی برای مدیریت ورود و خروج کارمندان وجود دارد که در ادامه به معرفی 3 مورد از این ترفندها خواهیم پرداخت:
تعیین طرح‌های تشویقی
یکی از موثرترین روش‌های کنترل ورود و خروج کارمندان و مدیریت حضور و غیاب آنان، استفاده از روش‌های تشویقی است. در این روش تنها کافیست طرح تشویقی را، هر چند کوچک، برای منظم‌ترين كارمندان در نظر بگيريد.
همچنين مي‌تواند طرح‌هايي تنبيهي را براي كارمندان بي‌نظم نيز در نظر بگيريد. روش‌ها و طرح‌هاي گوناگوني هستند كه مي‌توانيد براي پیاده‌سازی این ترفند از آن‌ها استفاده کنید.
برای مثال می‌تواند میزانی زمان برای اضافه کاری را برای کارمندان بی‌نظم در نظر بگیرید. و یا سعی کنید ضریبی از زمان حضور در شرکت را در حقوق کارمندان ضرب کنید. با چنین روش‌هایی افراد بی‌نظم به برقراری نظم و توجه به قوانین ترغیب شده، و کارمندان منظم نیز به ادامه پیروی از قوانین تشویق می‌شوند.
ارائه گزارش
از دیگر روش‌های کنترل تردد پرسنل سازمان، ارائه گزارش‌هایی به صورت ماهانه است. در واقع در این روش تلاش می‌شود که کارمندان نسبت به ساعات ورود و خروج خود آگاهی کامل داشته باشند.
راهی که می‌توان به وسیله آن تاثیر این ترفند را افزایش داد، استفاده از طرح‌های تشویقی به همراه آن است. می‌توانید با تاثیر دادن زمان حضور هر شخص در شرکت بر میزان حقوق، به کارمندان نشان دهید که علاوه بر سخت‌کوشی و انجام وظایف، برقراری نظم سازمانی و حضور به موقع و منظم در سازمان نیز از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است.
استفاده از دستگاه کنترل ورود و خروج پرسنل
آخرین ترفندی که می‌خواهیم به معرفی آن بپردازیم، استفاده از دستگاه کنترل ورود و خروج پرسنل یا همان دستگاه حضور و غیاب هوشمند است.
دستگاه حضور و غیاب با شناسایی کارمندان، ساعت ورود و خروج را برای هر یک از آنان ثبت کرده و در پایگاه داده ذخیره می‌کند. سپس مدیران می‌توانند در هر زمان که بخواهند، به اطلاعات ذخیره شده دسترسی کامل داشته باشند.
چنین دستگاهی علاوه بر افزایش نظم سازمان و کارمندان، می‌تواند مدیریت رفت و آمدها را برای مدیران نیز بسیار راحت‌تر کند. می‌توانيد با توجه به تعداد كارمندان و بودجه خود، از انواع دستگاه كنترل ورود و خروج پرسنل در سازمان استفاده کنید.
برخی از این انواع عبارت‌اند از:
- دستگاه کنترل تردد کارتی
- دستگاه کنترل تردد رمزی
- دستگاه کنترل تردد تشخیص چهره
- دستگاه کنترل تردد اثر انگشتی
مراحل استفاده از دستگاه کنترل ورود و خروج پرسنل
استفاده از دستگاه‌هاي كنترل تردد هوشمند به طور كلي داراي چهار مرحله است. تنها با گذر كردن از این چهار مرحله آسان و سريع، مي‌توانيد ورود و خروج كارمندان شركت را به راحتي مديريت كرده و نظم سازمان خود را افزايش دهيد.
اين چهار مرحله عبارت‌اند از:
نصب و جمع‌آوري اطلاعات
اولين مرحله براي استفاده از دستگاه کنترل ورود و خروج پرسنل، خرید و نصب و سپس جمع‌آوری اطلاعات است. می‌توانید با توجه به نوع سازمان، تعداد کارمندان و میزان بودجه خود، هر یک از دستگاههای کنترل تردد افق فرا ویژن را انتخاب کرده و در درگاه شرکت خود نصب کنید.
حال تنها باید اطلاعات مربوط به کارمندان خود را جمع‌آوری کرده و در دستگاه ذخیره کنید. به یاد داشته باشید که اگر از دستگاههای تشخیص چهره و اثر انگشت استفاده می‌کنید، باید از تمام کارمندان اثر انگشت و تصاویری از چهره بگیرید تا در سیستم ذخیره شوند.
با انجام این مرحله، به هنگام ورود یا خروج هر یک از کارمندان، اطلاعات هر شخص در جای درست ذخیره خواهد شد.
انتقال اطلاعات به پایگاه داده
پس از نصب دستگاه و دریافت اطلاعات کارمندان، دستگاه شروع به کار خواهد کرد. در این مرحله هر شخص با ورود یا خروج از سازمان، زمانی را در سیستم وارد مي‌كند. سپس هر يك از اين زمان‌ها در مکان درست در سیستم ذخیره می‌شوند.
اگر دستگاهی را خریداری کرده‌ايد كه به همراه آن از نرم افزار حضور و غیاب مخصوص نيز استفاده مي‌كنيد، اطلاعات به فضاي درستي از نرم‌افزار شما نيز منتقل خواهند شد.
پردازش اطلاعات
سومین مرحله در به کار گیری دستگاه کنترل ورود و خروج پرسنل، پردازش اطلاعات است. این مرحله تا حدودی به معیارهای شما و تنظیمات دلخواه بستگی دارد.
ممکن است بخواهید پس از جمع‌آوری اطلاعات توسط دستگاه، پردازش خاصی بر روی آن‌ها انجام شود. برای مثال ممکن است بخواهید زمان حضور هر شخص را در ضریب خاصی ضرب کرده و در میزان حقوق آن شخص اثر دهید. چنین محاسباتی به راحتی توسط دستگاههای پیشرفته کنترل تردد انجام خواهد شد.
همانطور که پیش‌تر گفتیم، می‌توانید با بسیاری از دستگاههای حضور و غیاب هوشمند، نرم‌افزاری را نیز دریافت کنید که به مدیریت بهتر شما نیز کمک خواهد کرد.
می‌توانید این نرم‌افزار را در تلفن همراه، تبلت و یا لپ تاپ خود در هر زمان و مکانی به همراه داشته باشید. به کمک اینگونه نرم‌افزارها، می‌توانید به راحتی اطلاعات پردازش شده توسط سیستم را مشاهده کنید. چنین اطلاعاتی زمانی که بخواهید از آن‌ها استفاده کنید بسیار کاربردی خواهند بود.
به طور خلاصه
همانطور که در افق فرا ویژن خواندید، روش‌هاي گوناگوني برای مدیریت ورود و خروج کارمندان و تشویق آن‌ها به برقراری نظم وجود دارد.
می‌توانید از طرح‌های تشویقی و گاهاً جریمه برای ترغیب افراد به برقراری نظم استفاده کنید. اما یکی از بهترین روش‌ها، استفاده از دستگاه کنترل ورود و خروج پرسنل است.
با استفاده از این دستگاه نه تنها کارمندان را به برقراری بیش‌تر نظم تشویق می‌کنید، بلکه می‌توانید بسیار راحت‌تر از قبل ورود و خروج آن‌ها را مدیریت کرده و از اطلاعات به دست آمده استفاده کنید.