معرفی کلی دستگاه حضور و غیاب و انواع آن

می خواهید بدانید دستگاه حضور و غیاب چیست؟

افراد با استفاده از دستگاه حضور و غیاب، زمان ورود و خروج خود را با مشخصه های مختلفی مثل اثر انگشت، تشخیص چهره، RFID یا همان بارکدها و… ثبت می کنند تا دستمزد و حقوق آن ها به طور دقیق مشخص شود.

اصلا آیا خرید دستگاه حضور و غیاب الزامی است؟

این دستگاه در حقیقت یک سیستم هوشمند بسیار پیشرفته است که این روش جایگزین روش های قدیمی شده عبور و مرور افراد را با کمک آن کنترل می کنند. امروزه در اکثر مراکز اداری، تجاری و تفریحی از این نوع دستگاه ها استفاده کرده و از این طریق از بروز سرقت و کلاهبرداری جلوگیری می کنند.در اینجا قصد آشنایی با نمونه های مختلف و انواع دستگاه­ حضور و غیاب و کنترل تردد را داریم.

می خواهید با انواع دستگاه حضور و غیاب آشنا شوید؟

این دستگاه ها را در انواع و مدل های مختلفی تولید می کنند. نوع مکانیزیم این دستگاه ها با هم متفاوت است و هر یک از آن ها عملکرد ویژه ای دارند. مهم ترین نمونه از این دستگاه ها عبارتند از:

دستگاه حضور و غیاب کارتی	در این روش از کارت های مغناطیسی استفاده می شود که توسط دستگاه قابل خواندن است. هر فرد و یا خودرو یکی از این کارت ها را در اختیار داشته و برای شناسایی به دستگاه متصل می کند. از این طریق زمان ورود و خروج هر فرد به طور دقیق به ثبت می رسد.
دستگاه حضور و غیاب انگشتی	در این نوع دستگاه ها اثر انگشت هر یک از پرسنل در دستگاه ثبت شده است. در نتیجه با هر ورود و خروج و فشار دادن اثر انگشت، زمان ورود و خروج افراد به ثبت می رسد.
دستگاه تشخیص چهره	این نوع دستگاه ها ابتدا اجزاء مختلف چهره هر فرد را به طور کامل ثبت می کنند. با قرار گرفتن در مقابل دوربین یک نور مادون قرمز به چهره آن ها تابیده می شود و در نتیجه صورت آن ها به صورت سه بعدی ذخیره می شود. هر بار که افراد چهره خود را در مقابل دستگاه قرار دهند، سیستم چهره را شناسایی کرده و زمان ورود و خروج ها را به ثبت می رساند.
دستگاه حضور و غیاب رمزی	یکی دیگر از انواع این نوع دستگاه ها، نمونه های رمزی می باشند. برای استفاده از این دستگاه به هر فرد یک رمز و کد مخصوص داده می شود. افراد در تمام عبور و مرور های خود از این کد استفاده کرده و از این طریق زمان ورود و خروج خود را مشخص می کنند.
دستگاه حضور غیاب لمسی	علت نام گذاری دستگاه حضور و غیاب از نوع لمسی داشتن صفحه نمایشگر تاچ TOUCH آن است. در این نوع دستگاه‌ها معمولا در بدنه اصلی سیستم ال سی دی نسبتا بزرگی که حساسیت بالایی در مقابل تاچ شدن دارد، تعبیه شده است.

 

اغلب سیستم‌های هوشمند حضورغیاب دارای فناوری نمایشگر لمسی هستند. رایج‎‌ترین آنها دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره است که معمولا در بدنه اصلی خود یک یا دو لنز کوچک دوربین داشته و مابقی بدنه سیستم را نمایشگر به نسبت بزرگ لمسی تشکیل می‌دهد. می‌توان گفت اکثر سیستم‌های زیر مجموعه دستگاه حضور و غیاب بیومتریک که فناوری پیشرفته‌تری دارند دارای نمایشگر لمسی هستند و جزء دستگاه حضور غیاب لمسی به حساب می آیند.

در سیستم‌های اولیه و ساده کنترل تردد پرسنل نیز ممکن است نمایشگری دیده شود اما غالبا با دکمه‌های تعبیه شده بر روی دستگاه کار می‌کند برای نمونه در ساخت دستگاه حضور و غیاب کارتی که یکی از مهم‌ترین مزیت‌هایش قیمت مناسبش است؛ استفاده از صفحه نمایشی لمسی توجیه اقتصادی چندانی ندارد.

 

 

انواع نمایشگرهای سیستم‌های حضور و غیاب لمسی

صفحات نمایش دستگاه حضور و غیاب لمسی دارای دو نوع کلی هستند که عبارت اند از:

• • صفحات نمایش لمسی ضربه‌ای؛ نمایشگرهای ضربه‌ای لمسی دارای حساسیت از نوع ضربه هستند و لازم است در زمان استفاده از این سیستم کمی با ضرب صفحه نمایش را لمس کنید. مزیتی که این نمایشگرهای ضربه‌ای دستگاه حضور و غیاب لمسی دارند امکان استفاده از دستگاه حتی با داشتن دستکش است.

• • صفحات نمایش لمسی حرارتی؛ نمایشگرهای حرارتی سیستم کنترل تردد لمسی حساسیت بسیار بالایی در مقابل گرمای دست دارند. به گونه‌ای که با تاچ بسیار آرام و حرکت انگشتان بر روی صفحه، دستورات داده شده انجام خواهد شد. ویژگی مثبت این نوع از نمایشگرها را می‌توان فرسودگی کمتر آنها نسبت به نمونه‌های ضربه‌ای دانست.

این دستگاه ها یک سیستم فیزیکی و هوشمند هستند که با استفاده از کامپیوتر ها کار می کنند. برای ساخت این دستگاه از اجزای مختلفی مانند برد الکترونیکی، صفحه نمایش، حافظه ذخیره سازی، پورت های ارتباطی و … استفاده میشود. این دستگاه ها همچنین به وسایل دیگری مانند سنسور، اثر انگشت، کارتخوان و دستگاه تشخیص چهره نیز مجهز شده اند. این دستگاه دارای یک سیستم ورودی است که بر اساس نوع آن ها، اثر انگشت و یا چهره افراد را در حافظه خود ذخیره می کند. همه اطلاعات لازم برای هر فرد در این دستگاه ذخیره شده و در نتیجه فرد با هر بار ورود و خروج به راحتی شناسایی می شود.

 

نکات خرید دستگاه ساعت کنترل ورود و خروج لمسی

• مهم‌ترین بخش یک دستگاه حضور و غیاب لمسی صفحه نمایش آن است. پس در زمان خرید به دقت ویژگی‌های نمایشگر استفاده شده در بدنه دستگاه را بررسی کنید. برای اطلاعات کافی می‌توانید از کاتالوگ معرفی سیستم بهره بگیرید؛ یا اینکه می‌توانید به سایت برندنظرتان بروید تا بررسی‌های لازم را انجام دهید.

• افق فراویژن یکی از شرکت‌های ارائه دهنده دستگاه حضور و غیاب لمسی است که در سایت اختصاصی خود به این محصول پرداخته است و به دو صورت متنی و تصویری این کالا را معرفی کرده است. همچنین در سایت افق فراویژن علاوه بر اطلاعات دقیق درباره هر محصول، امکان مقایسه بین هر یک وجود دارد که پروسه انتخاب را برای شما کوتاه‌تر خواهد کرد.

• نکته مهم در باب خرید سیستم ساعت زنی لمسی این است که به دلیل حساسیت صفحه نمایشگر، حتما به چگونگی خدمات پشتیبانی آن مرکز توجه داشته باشید. بدین صورت که اگر به تعمیر فوری دستگاه حضور و غیاب نیاز داشتید پاسخگوی شما باشد.

قیمت سیستم لمسی حضور و غیاب

مهمترین عامل اثرگذار در قیمت دستگاه حضور و غیاب لمسی، صفحه نمایش به کار رفته در آن است. هرچه ابعاد صفحه نمایش سیستم کنترل تردد پرسنل لمسی بزرگتر باشد نرخ تمام شده آن نیز بالاتر خواهد رفت. همچنین علاوه بر کیفیت نمایشگر که بر قیمت دستگاه حضور و غیاب TOUCH تاثیر می‌گذارد. نوع و جنس دیگر قطعات مصرفی در سیستم نیز تعیین کننده تعرفه قابل پرداخت دستگاه کنترل رفت و آمد لمسی هستند.

نرم افزار دستگاه حضور و غیاب لمسی

دستگاه حضور و غیاب لمسی از نوع سیستم‌های وابسته به خرید نرم افزار حضور و غیاب است. به این معنی که برای بهره‌مندی از امکانات دستگاه به صورت کامل لازم است سامانه متناسبی با سیستم را که قابلیت سینک شدن با آن را داشته باشد، خریداری کنید. سپس اطلاعات ذخیره شده توسط سیستم لمسی کنترل ورود و خروج را به نرم افزار منتقل کرده و بر اساس دیتای به دست آمده از قابلیت‌های نرم افزار نیز استفاده کنید.

مزایای انواع دستگاه حضور و غیاب

استفاده از این نوع دستگاه ها می تواند با مزیت های زیادی برای سازمان و اداره ها همراه باشد که مهم ترین آن ها عبارتند از:

صرفه جویی در وقت و هزینه

مدیریت بهتر ورود و خروج ها

اجرای صحیح تمام قوانین مرتبط با کار

مدیریت آسان شیفت ها- چرخشی یا ثابت

جلوگیری از خطاهای انسانی

کنترل آسان تردد کارمندان

مدیریت اضافه کاری، مرخصی ها، ماموریت های سازمانی

و …

دستگاه های حضور و غیاب بر چه اساسی کار میکنند؟

برای طراحی و ساخت دستگاه حضور و غیاب از مدرن ترین و پیشرفته ترین امکانات روز دنیا از جمله هوش مصنوعی استفاده می شود. این امر سبب می شود تا دستگاه هایی امروزی و بسیارتوانمند تولید شوند که عملکرد مناسب و دقیقی داشته باشند.

• ساعت کار و ورود و خروج افراد باید به طور دقیق مشخص شود و تا جای ممکن دستگاه مورد نظر نباید هیچ گونه خطا و یا اشتباهی داشته باشد. از این و امروزه این دستگاه ها را با استفاده از هوش مصنوعی طراحی کرده و تولید می کنند.
• الگوریتم های هوش مصنوعی به خوبی چهره را تشخیص داده و رفت و آمد ها را کنترل می کند. این ویژگی سبب می شود تا افراد با کلاه، عینک، آرایش غلیظ و یا حتی ماسک نیز شناسایی شده و قابل تشخیص باشند تا رفت و آمدها با سرعت و دقت بسیار بالایی به ثبت برسند.
• در نمونه هایی از این دستگاه که با اثر انگشت کار می کنند، امکان ثبت چند اثر انگشت فراهم شده است. بنابراین در صورت مخدوش شدن اثر یکی از انگشتان امکان استفاده از بقیه انگشتان نیز برای افراد فراهم است.
• برای این کار افراد باید ابتدا دست خود را بر روی سنسور حسگر قرار داده تا همه شیار ها و بالا و پایین رفتگی های انگشت به طور دقیق ثبت شود. در این هنگام نام و اطلاعات کامل فرد نیز در سیستم ثبت می شود. پس از آن، هر بار که فرد انگشت خود را بر روی حسگر بگذارد هویت او تشخیص داده شده و ساعت ورود و خروج ها برایش به ثبت می رسد.

تفاوت دستگاه حضور و غیاب با سیستم کنترل تردد

شاید بخواهید بدانید چه تفاوت هایی میان دستگاه حضور و غیاب و کنترل تردد وجود دارد؟این دو دستگاه در نگاه اول بسیار مشابه یکدیگر هستند اما تفاوت های عمده ای با یکدیگر دارند. این دو دستگاه ها دارای تفاوت های اساسی هستند که مهم ترین آن ها عبارتند از:

تفاوت در قابلیت های سخت افزاری

این دو دستگاه از نظر سخت افزاری با هم متفاوت هستند. درست است که هر دو این سیستم ها احراز هویت می کنند اما هر یک از آن ها با هدف خاصی تولید شده اند.

تفاوت در قابلیت های سخت افزاری
دستگاه حضور و غیاب	سیستم کنترل تردد
سیستم حضور و غیاب عملکرد متفاوتی داشته و از این رو به هر یک از این تجهیزات نیاز دارد. این سیستم فقط افراد را احراز هویت کرده و ورود و خروج ها را کنترل می کند.	نمونه کنترل تردد این دستگاه ها اجازه ورود و خروج افراد را صادر می کنند. همچنین این دستگاه ها درب ورود و خروج را باز و بسته کرده و از این رو به گیت تردد و یا راهبند احتیاج دارند. درب آسانسور، دوربین های امنیتی، دستگاه های آلارم و هشدار نیز از دیگر تجهیزاتی هستند که این سیستم باید به آن ها مجهز شده باشد.

متفاوت بودن امکانات نرم افزاری

این دو دستگاه از نظر امکانات نرم افزاری نیز با هم متفاوت هستند.

متفاوت بودن امکانات نرم افزاری
دستگاه حضور و غیاب	سیستم کنترل تردد
نرم افزاری که در سیستم دستگاه های حضور و غیاب مورد استفاده قرار می گیرد، اطلاعات دقیق و حساب شده ای در مورد ورود و خروج پرسنل درج می شود. از این طریق لیستی ارائه می شود که ساعات کاری هر فرد، اضافه کاری، ماموریت، مرخصی ها و همچنین حقوق ماهیانه افراد محاسبه می شود.	در سیستم کنترل تردد اطلاعات نرم افزاری بسیار متفاوتی به ثبت می رسد. این نرم افزار بیش تر بر روی باز و بسته کردن درب مشغول است و لیست سیاهی از افراد غیر مجاز را تهیه می کند که ورود و خروج آن ها به سازمان مربوطه غیر مجاز است.

تفاوت در تجهیزات مورد نیاز برای نصب

تفاوت در تجهیزات مورد نیاز برای نصب
دستگاه حضور و غیاب	سیستم کنترل تردد
سیستم حضور و غیاب وسایل و تجهیزات کمی داشته و در نتیجه فرآيند نصب راحتی نیز دارد.	از آن جایی که سیستم کنترل تردد به تجهیزات و متعلقات بیش تری نیاز دارد، این دستگاه ها برای نصب نیز به تجهیزات بیش تری نسبت به نوع دوم دارند.

مزایا خرید اینترنتی دستگاه حضور و غیاب

خرید اینترنتی دستگاه حضور و غیاب می تواند با مزیت های زیادی نسبت به خرید حضوری همراه باشد. در این گونه خرید ها افراد در هر ساعت از شبانه روز که تمایل داشته باشند می توانند به سایت های معتبر فعال در این زمینه مراجعه کنند.

از طرفی پشتیبان های سایت ها به صورت شبانه روز فعال بوده و به سوالات افراد پاسخ می دهند.

علاوه بر این، اگر این روش را برای خرید انتخاب کنند، با تنوع بالایی از این محصولات مواجه می شوند. در نتیجه می توانند مدل های مختلف را مورد بررسی و مقایسه قرار داده و هر یک از مدل ها که با نیازشان متناسب باشد را انتخاب کنند.

زمانی که افراد این گونه خرید را انتخاب کنند در وقت خود بسیار صرفه جویی کرده و نیازی نیست که ساعات ها برای مراجعه حضوری و مشاهده این دستگاه ها ازنزدیک زمان بگذارند.

در این سایت ها همه دستگاه ها را با ویژگی های کامل نمایش می دهند، در نتیجه شما در هنگام خرید با چالش کم تری مواجه شده و می توانید انتخاب مطمئن تری داشته باشید.

سایت افق فرا ویژن یکی از برترین فروشگاه های آنلاین فعلا در این زمینه است که محصولاتی بسیار مرغوب و با کیفیت فراهم می کند. این مجموعه محصولات خود را با کم ترین قیمت ها به مشتریان ارائه می کند. خرید از این سایت بسیار ساده است و در مدت زمان کوتاهی پس از ثبت سفارش می توانید محصول مورد نظر خود را درب منزل تحویل بگیرید.

دستگاه حضور و غیاب؛ راهنمای انتخاب، قیمت و خرید برای سازمان‌ها و کسب‌وکارها

مدیریت ورود و خروج کارکنان یکی از بخش‌هایی است که در بسیاری از مجموعه‌ها تا زمانی که مشکل ایجاد نکند، چندان جدی گرفته نمی‌شود. ثبت دستی ساعت ورود و خروج، استفاده از فایل‌های پراکنده یا تکیه بر گزارش‌های غیر دقیق، در مجموعه‌های کوچک شاید برای مدتی قابل تحمل باشد، اما با افزایش تعداد کارکنان، شیفت‌ها و ساعات کاری، مدیریت این اطلاعات دشوارتر می‌شود.

در چنین شرایطی، دستگاه حضور و غیاب به عنوان بخشی از سیستم مدیریت تردد می‌تواند اطلاعات ورود و خروج کارکنان را به شکل منظم ثبت کند و داده‌های لازم را برای مدیریت منابع انسانی در اختیار سازمان قرار دهد.

البته انتخاب دستگاه صرفاً بر اساس ظاهر، قیمت یا عبارت‌هایی مانند «تشخیص چهره» و «هوش مصنوعی» تصمیم مناسبی نیست. نوع احراز هویت، تعداد کاربران، شرایط محیطی، روش ارتباط با نرم افزار، ظرفیت ذخیره اطلاعات و امکانات مدیریتی، همگی باید قبل از خرید بررسی شوند.

به همین دلیل، اگر هدف شما خرید حضور و غیاب برای یک شرکت، فروشگاه، کارخانه، مدرسه یا مجموعه خدماتی است، بهتر است ابتدا نیاز واقعی مجموعه مشخص شود و بعد مدل مناسب انتخاب شود.

دستگاه حضور و غیاب چیست و چه کاری انجام می‌دهد؟

دستگاه حضور و غیاب یک ابزار سخت افزاری برای ثبت زمان ورود، خروج و در برخی سیستم‌ها رویدادهای مرتبط با تردد کارکنان است. اطلاعات ثبت شده معمولاً به نرم افزار مدیریت حضور و غیاب منتقل می‌شود تا مدیر یا مسئول منابع انسانی بتواند وضعیت تردد کارکنان را بررسی و گزارش‌های مورد نیاز را دریافت کند.

نحوه شناسایی کاربر در این دستگاه‌ها به مدل آن بستگی دارد. برخی مدل‌ها از اثر انگشت استفاده می‌کنند، برخی از کارت یا رمز عبور و مدل‌های جدیدتر از فناوری تشخیص چهره بهره می‌برند.

در سیستم‌های حرفه‌ای، دستگاه تنها یک ثبت کننده ساعت نیست. داده‌های آن می‌توانند در محاسبه کارکرد، اضافه کاری، کسر کار، مرخصی، ماموریت و حتی محاسبات حقوق و دستمزد مورد استفاده قرار بگیرند.

به همین دلیل هنگام بررسی قیمت دستگاه حضور و غیاب نباید فقط قیمت خود سخت افزار را در نظر گرفت. نرم افزار، خدمات نصب، پشتیبانی، گارانتی و قابلیت اتصال دستگاه به سایر سیستم‌های سازمان نیز روی ارزش واقعی یک راهکار اثر دارند.

چرا استفاده از دستگاه حضور و غیاب برای کسب‌وکارها اهمیت دارد؟

در یک سازمان، اختلاف چند دقیقه‌ای در ساعت ورود یا خروج یک نفر ممکن است موضوع مهمی نباشد. اما زمانی که تعداد کارکنان به چند ده یا چند صد نفر برسد، همین اختلاف‌ها می‌توانند روی محاسبه کارکرد و حقوق اثر بگذارند.

دستگاه حضور و غیاب اطلاعات تردد را در یک ساختار مشخص ثبت می‌کند و وابستگی سازمان به ثبت دستی اطلاعات را کاهش می‌دهد.

مهم‌ترین مزایای استفاده از این سیستم شامل موارد زیر است:

• ثبت دقیق ساعت ورود و خروج
• کاهش خطاهای انسانی در ثبت اطلاعات
• کنترل بهتر شیفت‌های کاری
• تهیه گزارش‌های مدیریتی
• بررسی اضافه کاری و کسر کار
• مدیریت مرخصی و ماموریت
• کاهش امکان ثبت تردد به جای فرد دیگر
• دسترسی سریع‌تر به سوابق تردد
• امکان اتصال به نرم افزارهای منابع انسانی و حقوق و دستمزد

در واقع، ارزش دستگاه زمانی مشخص می‌شود که اطلاعات ثبت شده بتوانند در فرآیندهای مدیریتی سازمان مورد استفاده قرار بگیرند.

انواع دستگاه حضور و غیاب بر اساس روش شناسایی

مدل‌های مختلفی در بازار وجود دارند و هر کدام برای شرایط خاصی مناسب هستند. بنابراین نمی‌توان یک فناوری را برای تمام کسب‌وکارها بهترین گزینه دانست.

دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی

در مدل‌های اثر انگشتی، کاربر با قرار دادن انگشت روی سنسور شناسایی می‌شود. این روش سال‌هاست در شرکت‌ها و مجموعه‌های مختلف استفاده می‌شود و همچنان برای بسیاری از کسب‌وکارها انتخاب مناسبی است.

هزینه قابل کنترل، سرعت مناسب و سادگی استفاده از مزایای این فناوری هستند. البته کیفیت سنسور اهمیت زیادی دارد. در محیط‌هایی که کارکنان با مواد صنعتی، روغن، گرد و خاک یا فعالیت‌های فیزیکی سروکار دارند، ممکن است کیفیت اثر انگشت روی عملکرد سیستم تأثیر بگذارد.

برای یک دفتر اداری با شرایط محیطی عادی، دستگاه اثر انگشتی می‌تواند راهکار اقتصادی و مناسبی باشد.

دستگاه حضور و غیاب کارتی

در مدل‌های کارتی، هر کاربر یک کارت اختصاصی دارد و با نزدیک کردن کارت به دستگاه، تردد او ثبت می‌شود.

این روش ساده است و معمولاً سرعت خوبی دارد. مشکل اصلی آن نیز مشخص است: کارت ممکن است گم شود، خراب شود یا در اختیار شخص دیگری قرار گیرد.

بنابراین برای مجموعه‌هایی که کنترل هویت برایشان اهمیت بیشتری دارد، بهتر است دستگاه کارتی به تنهایی انتخاب نشود و از روش‌های بیومتریک یا ترکیبی استفاده شود.

دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره

در سال‌های اخیر، دستگاه تشخیص چهره توجه بیشتری در بازار حضور و غیاب پیدا کرده است. در این سیستم، دستگاه ویژگی‌های چهره فرد را بررسی و با اطلاعات ثبت شده در سیستم مقایسه می‌کند.

مهم‌ترین مزیت این روش، عدم نیاز به تماس فیزیکی با دستگاه است. همچنین کاربر نیازی به همراه داشتن کارت یا قرار دادن انگشت روی سنسور ندارد.

با این حال، هنگام خرید مدل‌های تشخیص چهره باید مشخصات واقعی دستگاه بررسی شود. عبارت «تشخیص چهره» به تنهایی اطلاعات کافی درباره کیفیت سیستم ارائه نمی‌کند.

مواردی مانند سرعت شناسایی، ظرفیت ثبت کاربران، عملکرد در نور کم، فاصله شناسایی، الگوریتم تشخیص و امکان شناسایی در شرایط مختلف باید مورد بررسی قرار بگیرند.

دستگاه‌های ترکیبی

برخی مدل‌ها چند روش شناسایی را همزمان ارائه می‌کنند. برای مثال، دستگاه می‌تواند از تشخیص چهره، اثر انگشت، کارت و رمز عبور پشتیبانی کند.

این مدل‌ها برای سازمان‌هایی مناسب هستند که شرایط کاری متفاوتی دارند یا می‌خواهند در صورت ایجاد مشکل در یک روش، روش دیگری برای ثبت تردد داشته باشند.

البته استفاده از امکانات بیشتر معمولاً قیمت دستگاه را افزایش می‌دهد. بنابراین خرید مدل ترکیبی زمانی منطقی است که واقعاً به این قابلیت‌ها نیاز داشته باشید.

دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره چه تفاوتی با مدل‌های معمولی دارد؟

تشخیص چهره فقط یک روش ورود اطلاعات به سیستم نیست. در مدل‌های جدیدتر، الگوریتم‌های پردازش تصویر برای شناسایی کاربر استفاده می‌شوند و برخی دستگاه‌ها می‌توانند کاربر را بدون تماس فیزیکی شناسایی کنند.

برای مجموعه‌هایی که تعداد زیادی کارمند دارند، سرعت شناسایی اهمیت زیادی پیدا می‌کند. اگر کارکنان در شروع ساعت کاری همزمان وارد مجموعه شوند، دستگاهی که در هر بار شناسایی زمان زیادی نیاز داشته باشد، باعث ایجاد صف خواهد شد.

به همین دلیل در زمان انتخاب دستگاه تشخیص چهره بهتر است فقط به تعداد قابلیت‌ها توجه نکنید. سرعت عملکرد و پایداری دستگاه در استفاده روزمره اهمیت بیشتری دارد.

هنگام خرید حضور و غیاب چه مشخصاتی را بررسی کنیم؟

تصمیم برای خرید حضور و غیاب باید بر اساس نیاز مجموعه انجام شود. قبل از بررسی مدل‌ها، چند سؤال ساده اما مهم را مشخص کنید.

تعداد کارکنان چقدر است؟ آیا مجموعه یک شیفت دارد یا چند شیفت؟ دستگاه داخل دفتر نصب می‌شود یا محیط صنعتی؟ آیا کارکنان نیاز به ثبت تردد بدون تماس دارند؟ نرم افزار فعلی سازمان چیست؟ آیا اتصال به سیستم حقوق و دستمزد ضروری است؟

بعد از پاسخ به این موارد، مشخصات فنی دستگاه قابل بررسی خواهد بود.

ظرفیت کاربران

هر دستگاه ظرفیت مشخصی برای ذخیره اطلاعات کاربران و رویدادهای تردد دارد. برای یک مجموعه کوچک، ظرفیت پایین ممکن است کاملاً کافی باشد، اما سازمان‌های بزرگ باید ظرفیت دستگاه را متناسب با تعداد کارکنان و حجم تردد انتخاب کنند.

ظرفیت ثبت چهره، اثر انگشت و رکوردهای تردد معمولاً جداگانه اعلام می‌شود. بنابراین نباید تنها یک عدد کلی را معیار تصمیم قرار داد.

روش ارتباط با شبکه

دستگاه‌های حضور و غیاب ممکن است از LAN، Wi-Fi، USB یا روش‌های ارتباطی دیگر استفاده کنند.

اگر دستگاه در شبکه سازمان قرار می‌گیرد، ارتباط شبکه اهمیت زیادی دارد. در مجموعه‌های بزرگ نیز بهتر است قبل از خرید مشخص شود که چند دستگاه باید به نرم افزار متصل شوند و اطلاعات با چه ساختاری منتقل خواهند شد.

صفحه نمایش و رابط کاربری

نمایشگر دستگاه یکی از بخش‌هایی است که در استفاده روزانه اهمیت خود را نشان می‌دهد. کارکنان باید بتوانند پیام‌های دستگاه، وضعیت ثبت تردد و خطاهای احتمالی را به راحتی مشاهده کنند.

در محیط‌های پرتردد، سرعت پاسخگویی نمایشگر و رابط کاربری ساده می‌تواند استفاده از سیستم را راحت‌تر کند.

شرایط محیط نصب

دستگاهی که برای یک دفتر اداری طراحی شده الزاماً انتخاب مناسبی برای کارخانه نیست.

گرد و غبار، رطوبت، دمای محیط و میزان استفاده روزانه می‌توانند روی عملکرد تجهیزات اثر بگذارند. بنابراین محل نصب باید پیش از انتخاب مدل مشخص شود.

قیمت دستگاه حضور و غیاب به چه عواملی بستگی دارد؟

قیمت دستگاه‌های حضور و غیاب ثابت نیست و با توجه به فناوری، امکانات و مدل دستگاه تغییر می‌کند.

برای مثال، دستگاهی که فقط از کارت پشتیبانی می‌کند، معمولاً ساختار ساده‌تری نسبت به دستگاهی دارد که به صورت همزمان تشخیص چهره، اثر انگشت، کارت و ارتباط شبکه را ارائه می‌دهد.

مهم‌ترین عوامل مؤثر بر قیمت عبارت‌اند از:

• فناوری شناسایی
• ظرفیت ثبت کاربران
• ظرفیت ذخیره رکوردهای تردد
• نوع سنسور اثر انگشت
• کیفیت دوربین و سیستم تشخیص چهره
• پشتیبانی از هوش مصنوعی
• نوع ارتباط شبکه
• صفحه نمایش
• امکانات نرم افزاری
• خدمات نصب و پشتیبانی
• گارانتی دستگاه

بنابراین زمانی که چند مدل را با قیمت‌های متفاوت مشاهده می‌کنید، مقایسه صرف قیمت منطقی نیست. باید امکانات و شرایط خدمات هر مدل نیز بررسی شود.

برای خرید دستگاه حضور و غیاب ارزان‌تر چه نکاتی مهم است؟

خرید ارزان لزوماً به معنای خرید اقتصادی نیست. اگر دستگاهی قیمت پایین‌تری داشته باشد اما نرم افزار مناسبی نداشته باشد یا خدمات پس از فروش ضعیفی ارائه کند، هزینه‌های جانبی آن ممکن است بیشتر شود.

برای یک دفتر کوچک با تعداد کارکنان محدود، احتمالاً نیازی به گران‌ترین مدل بازار وجود ندارد. یک دستگاه اثر انگشتی یا ترکیبی ساده می‌تواند نیاز مجموعه را پوشش دهد.

اما در یک سازمان بزرگ، خرید یک دستگاه ارزان با ظرفیت محدود می‌تواند انتخاب اشتباهی باشد. در این حالت بهتر است هزینه اولیه را در کنار عمر مفید، پشتیبانی و قابلیت توسعه سیستم بررسی کنید.

نرم افزار چه نقشی در سیستم حضور و غیاب دارد؟

سخت افزار تنها بخشی از سیستم است. اطلاعاتی که دستگاه ثبت می‌کند باید در نرم افزار پردازش شوند تا برای مدیر یا مسئول منابع انسانی قابل استفاده باشند.

یک نرم افزار مناسب می‌تواند امکاناتی مانند تعریف کارکنان، ایجاد شیفت، مدیریت مرخصی، ثبت ماموریت، محاسبه اضافه کاری و کسر کار و تهیه گزارش‌های مختلف را ارائه دهد.

در مجموعه‌های بزرگ، امکان اتصال به سیستم حقوق و دستمزد اهمیت بیشتری دارد. اگر اطلاعات تردد بدون نیاز به ورود دستی به سیستم مالی منتقل شوند، بخشی از خطاهای انسانی در فرآیند محاسبه کاهش پیدا می‌کند.

به همین دلیل، هنگام خرید دستگاه حضور و غیاب باید سازگاری سخت افزار و نرم افزار را نیز بررسی کنید.

دستگاه حضور و غیاب برای چه کسب‌وکارهایی مناسب است؟

این تجهیزات محدود به شرکت‌های اداری نیستند. تقریباً هر مجموعه‌ای که نیاز به مدیریت زمان حضور افراد داشته باشد می‌تواند از آن استفاده کند.

کاربردهای رایج شامل موارد زیر است:

• شرکت‌ها و سازمان‌های خصوصی
• کارخانه‌ها و واحدهای صنعتی
• فروشگاه‌ها
• مدارس و مراکز آموزشی
• آموزشگاه‌ها
• باشگاه‌های ورزشی
• بیمارستان‌ها و مراکز درمانی
• مجموعه‌های خدماتی
• کارگاه‌ها
• سازمان‌های دولتی

نوع دستگاه باید با شرایط همان مجموعه انتخاب شود. برای مثال، نیاز یک دفتر با ۱۵ کارمند با نیاز کارخانه‌ای دارای چند صد نیروی شیفتی یکسان نیست.

دستگاه تشخیص چهره برای چه مجموعه‌هایی انتخاب بهتری است؟

اگر سرعت ثبت تردد و عدم تماس فیزیکی اهمیت داشته باشد، دستگاه تشخیص چهره می‌تواند گزینه مناسبی باشد.

این فناوری همچنین برای مجموعه‌هایی که تعداد زیادی کاربر دارند، می‌تواند فرآیند ثبت ورود و خروج را ساده‌تر کند. با این حال، کیفیت دوربین، الگوریتم شناسایی و عملکرد دستگاه در شرایط مختلف باید بررسی شود.

در مجموعه‌هایی که محیط کار باعث کثیف شدن دست کارکنان می‌شود، استفاده از تشخیص چهره می‌تواند نسبت به اثر انگشت مزیت عملی داشته باشد.

از طرف دیگر، اگر سازمان بودجه محدودی دارد و تعداد کارکنان نیز کم است، ممکن است یک دستگاه ساده‌تر نیاز مجموعه را با هزینه کمتر پاسخ دهد.

اشتباهات رایج هنگام خرید دستگاه حضور و غیاب

یکی از اشتباهات رایج این است که مدیران ابتدا قیمت را بررسی می‌کنند و بعد به امکانات دستگاه توجه می‌کنند. این ترتیب همیشه درست نیست.

اشتباه دیگر انتخاب دستگاه بر اساس تبلیغات است. عباراتی مانند «هوشمند»، «پیشرفته» یا «هوش مصنوعی» زمانی ارزش دارند که قابلیت واقعی و قابل استفاده‌ای پشت آنها وجود داشته باشد.

چند اشتباه رایج دیگر عبارت‌اند از:

1. نادیده گرفتن ظرفیت دستگاه
2. بررسی نکردن سازگاری نرم افزار
3. توجه نکردن به محل نصب
4. نادیده گرفتن خدمات پس از فروش
5. انتخاب دستگاه بدون بررسی تعداد کاربران
6. مقایسه مدل‌ها فقط بر اساس قیمت
7. بی‌توجهی به روش انتقال اطلاعات
8. خرید دستگاه بدون مشخص کردن نیازهای منابع انسانی

هر کدام از این موارد می‌تواند بعد از خرید هزینه اضافی ایجاد کند. هزینه‌ای که معمولاً زمانی دیده می‌شود که دیگر انتخاب اشتباه انجام شده است.

چگونه بهترین دستگاه حضور و غیاب را انتخاب کنیم؟

برای انتخاب مدل مناسب، ابتدا نیاز مجموعه را مشخص کنید و سپس مدل‌ها را بر اساس چند معیار ثابت مقایسه کنید.

اگر تعداد کارکنان کم است، استفاده از امکانات پیچیده ممکن است ضرورتی نداشته باشد. در مقابل، برای سازمان‌های بزرگ باید ظرفیت، سرعت، شبکه و نرم افزار اهمیت بیشتری داشته باشند.

برای مقایسه مدل‌ها می‌توانید این موارد را کنار هم قرار دهید:

معیار	اهمیت
تعداد کاربران	تعیین ظرفیت مورد نیاز
روش شناسایی	متناسب با شرایط کارکنان
سرعت شناسایی	مهم برای مجموعه‌های پرتردد
ظرفیت ثبت تردد	مناسب با حجم اطلاعات
ارتباط شبکه	مهم برای مدیریت چند دستگاه
نرم افزار	ضروری برای پردازش اطلاعات
گارانتی	کاهش ریسک خرید
خدمات پس از فروش	اهمیت بالا در استفاده بلندمدت
قیمت	باید در کنار امکانات بررسی شود

این روش باعث می‌شود انتخاب دستگاه از حالت «کدام مدل ارزان‌تر است؟» خارج شود و به یک تصمیم فنی و اقتصادی تبدیل شود.

آیا خرید دستگاه حضور و غیاب برای شرکت‌های کوچک هم منطقی است؟

بله، اما نه لزوماً با همان مشخصاتی که یک سازمان بزرگ نیاز دارد.

شرکتی با ۱۰ یا ۲۰ کارمند معمولاً به دستگاهی با ظرفیت چند ده هزار کاربر نیاز ندارد. چنین خریدی بیشتر شبیه خرید کامیون برای جابه‌جایی دو کارتن است.

برای کسب‌وکارهای کوچک، قیمت، سادگی استفاده، نرم افزار مناسب و پشتیبانی معمولاً اهمیت بیشتری دارند.

در مقابل، اگر شرکت در حال رشد است، بهتر است دستگاهی انتخاب شود که در آینده نیز امکان افزایش کاربران و توسعه سیستم را داشته باشد.

دستگاه حضور و غیاب چگونه به مدیریت منابع انسانی کمک می‌کند؟

اطلاعات تردد زمانی ارزشمند می‌شوند که بتوان از آنها برای تصمیم‌گیری استفاده کرد.

مدیر منابع انسانی می‌تواند با استفاده از گزارش‌های سیستم، میزان تأخیر، اضافه کاری، غیبت، مرخصی و الگوی حضور کارکنان را بررسی کند.

این داده‌ها همچنین می‌توانند به شفاف‌تر شدن فرآیند محاسبه کارکرد کمک کنند. زمانی که اطلاعات ورود و خروج به شکل منظم ثبت شوند، اختلافات مربوط به ساعات کاری نیز راحت‌تر بررسی خواهند شد.

در سازمان‌هایی که تعداد کارکنان زیادی دارند، چنین سیستمی می‌تواند بخش قابل توجهی از کارهای دستی واحد منابع انسانی را کاهش دهد.

هنگام خرید دستگاه حضور و غیاب چه سوالاتی از فروشنده بپرسیم؟

قبل از خرید، چند سؤال مشخص از فروشنده یا تأمین کننده بپرسید:

• دستگاه چند کاربر را پشتیبانی می‌کند؟
• ظرفیت ثبت رکورد تردد چقدر است؟
• از چه روش‌هایی برای شناسایی استفاده می‌کند؟
• آیا امکان اتصال به شبکه وجود دارد؟
• نرم افزار همراه دستگاه چیست؟
• آیا امکان اتصال به حقوق و دستمزد وجود دارد؟
• گارانتی دستگاه شامل چه مواردی است؟
• خدمات پس از فروش چگونه ارائه می‌شود؟
• نصب دستگاه چگونه انجام می‌شود؟
• در صورت خرابی دستگاه، اطلاعات ذخیره شده چه وضعیتی خواهند داشت؟

پاسخ دقیق به این موارد، تصویر واقعی‌تری از هزینه و کارایی سیستم ایجاد می‌کند.

چرا مقایسه چند مدل قبل از خرید اهمیت دارد؟

بازار تجهیزات حضور و غیاب مدل‌های متعددی دارد و تفاوت میان آنها همیشه از روی ظاهر مشخص نیست.

ممکن است دو دستگاه از نظر طراحی مشابه باشند اما یکی ظرفیت بیشتری داشته باشد، ارتباط شبکه بهتری ارائه دهد یا از نرم افزار کامل‌تری پشتیبانی کند.

بنابراین بهتر است قبل از خرید قیمت دستگاه حضور و غیاب، چند مدل متناسب با نیاز مجموعه انتخاب و از نظر امکانات فنی، نرم افزار، گارانتی و خدمات مقایسه شوند.

برای سازمانی که قرار است سال‌ها از سیستم استفاده کند، چند دقیقه بررسی بیشتر قبل از خرید ارزش بیشتری از صرفه‌جویی محدود در زمان تصمیم‌گیری دارد.

خدمات پس از فروش چقدر اهمیت دارد؟

دستگاه حضور و غیاب بخشی از فرآیند روزانه سازمان است. اگر دستگاه برای مدتی از کار بیفتد، ثبت تردد کارکنان نیز با مشکل مواجه می‌شود.

به همین دلیل، خدمات پس از فروش اهمیت زیادی دارد. گارانتی، تأمین قطعات، پشتیبانی نرم افزاری و امکان دریافت خدمات فنی، عواملی هستند که باید هنگام انتخاب تأمین کننده بررسی شوند.

در خرید تجهیزات سازمانی، فروش دستگاه پایان رابطه نیست. پشتیبانی بعد از خرید بخش مهمی از ارزش واقعی محصول است.

سوالات متداول درباره دستگاه حضور و غیاب

در این بخش چند سؤال رایج را بررسی می‌کنیم تا انتخاب دستگاه با اطلاعات دقیق‌تری انجام شود.

آیا دستگاه حضور و غیاب فقط برای شرکت‌های بزرگ است؟

خیر. شرکت‌های کوچک، فروشگاه‌ها، آموزشگاه‌ها و مجموعه‌های خدماتی نیز می‌توانند از آن استفاده کنند. فقط مدل و ظرفیت دستگاه باید با تعداد کاربران و نوع فعالیت مجموعه متناسب باشد.

دستگاه تشخیص چهره بهتر است یا اثر انگشت؟

هیچ پاسخ یکسانی برای همه مجموعه‌ها وجود ندارد. اگر ثبت تردد بدون تماس و سرعت شناسایی اهمیت داشته باشد، تشخیص چهره می‌تواند گزینه مناسبی باشد. در بسیاری از دفاتر کوچک نیز اثر انگشت به دلیل سادگی و هزینه پایین‌تر انتخاب منطقی‌تری است.

قیمت دستگاه حضور و غیاب چگونه تعیین می‌شود؟

فناوری شناسایی، ظرفیت کاربران، ظرفیت رکوردها، امکانات شبکه، نوع نمایشگر، قابلیت‌های نرم افزاری و خدمات پس از فروش روی قیمت تأثیر دارند.

آیا امکان اتصال دستگاه به نرم افزار حقوق و دستمزد وجود دارد؟

در بسیاری از سیستم‌ها بله. با این حال، باید سازگاری نرم افزار حضور و غیاب با سیستم مالی یا حقوق و دستمزد مجموعه قبل از خرید بررسی شود.

آیا خرید دستگاه حضور و غیاب به نرم افزار هم نیاز دارد؟

برای استفاده حرفه‌ای از اطلاعات تردد، نرم افزار مدیریت حضور و غیاب اهمیت زیادی دارد. دستگاه اطلاعات را ثبت می‌کند و نرم افزار امکان پردازش، گزارش‌گیری و مدیریت این اطلاعات را فراهم می‌کند.

آیا دستگاه حضور و غیاب برای کارخانه مناسب است؟

بله، اما مدل مناسب باید با شرایط محیطی، تعداد کارکنان، تعداد شیفت‌ها و حجم تردد انتخاب شود. در محیط صنعتی، مقاومت دستگاه و پایداری عملکرد اهمیت بیشتری پیدا می‌کند.

انتخاب درست دستگاه حضور و غیاب از کجا شروع می‌شود؟

انتخاب مناسب از بررسی تعداد کارکنان و نوع فعالیت شروع می‌شود، نه از جستجوی ارزان‌ترین محصول.

اگر یک مجموعه کوچک دارید، احتمالاً یک مدل ساده و قابل اعتماد پاسخگوی نیاز شماست. اگر سازمان بزرگ، کارخانه یا مجموعه چند شیفته دارید، باید ظرفیت، سرعت شناسایی، ارتباط شبکه، نرم افزار و امکان توسعه سیستم را با دقت بیشتری بررسی کنید.

در صورتی که بین چند مدل مردد هستید، دریافت مشاوره تخصصی می‌تواند قبل از خرید از انتخاب نامتناسب جلوگیری کند. کارشناسان حوزه حضور و غیاب می‌توانند با توجه به تعداد کارکنان، شیفت‌ها، نوع محیط و نرم افزار مورد استفاده، گزینه‌های مناسب را مشخص کنند.

برای دریافت مشاوره و بررسی مدل‌های مناسب، می‌توانید با کارشناسان افق فراویژن تماس بگیرید و پیش از خرید، نیاز مجموعه خود را مطرح کنید.

در نهایت، یک دستگاه حضور و غیاب خوب فقط ساعتی را ثبت نمی‌کند؛ داده‌ای ایجاد می‌کند که مدیریت می‌تواند بر اساس آن تصمیم دقیق‌تری بگیرد. پس انتخاب دستگاه را هم مثل یک تصمیم مدیریتی انجام دهید، نه صرفاً یک خرید سخت افزاری. وقتی حضور دقیق ثبت شود، مدیریت حضور هم دقیق‌تر می‌شود؛ این یعنی واقعاً باید حضور و غیاب را از ثبت ساعت تا مدیریت اطلاعات جدی گرفت.