راهنمای انتخاب دستگاه حضور و غیاب

انتخاب سیستم حضور و غیاب

سیستم حضورو غیاب امکانات بسیاری برای کاربران فراهم می‌کند که باعث می‌شود کارایی بیشتری داشته باشند و بیشترین راندمان را داشته باشد.از جمله کارایی هایی که این سیستم برای شما ایجاد می‌کند را میتوان به موارد زیر نام برد:

● سیستم‌های حضور و غیاب به کارکنان اجازه می‌دهند ساعت آغاز و پایان کار را به صورت الکترونیکی توسط ساعت‌های مخصوص ثبت ورود و خروج، کامپیوترهای متصل به اینترنت،‌ دستگاه‌های موبایل و تلفن ها ثبت کنند.

● اطلاعات بصورت داده ای وارد نرم افزاری می‌شوند که می‌توانند بصورت پیوسته آنها را وارد تسویه‌ی لیست حقوق خود کنند.

● این سیستم‌ها چیزی بیش از پیگیری محض زمان رفت و آمد کارکنان، ارائه می‌کنند. آنها همچنین:

1. کارکنان سیار را از طریق ثبت موقعیت‌های مکانی و حصار جغرافیایی نظارت می‌کند.
2. اطلاعات زمانی واقعی درباره‌ی کسانی می‌دهد که کار می‌کنند، کسانی که کار نمی‌کنند، کسانی که دیر حاضر می‌شوند و کسانی که درحال پایان کار هستند.
3. پرداخت بر اساس زمان کاری را مدیریت می‌کند.
4. برنامه‌های زمانبندی کارمندان را ایجاد میکند.
5. داده‌های دقیق کاری ارایه می‌کنند.

● سیستم‌های حضور و غیاب خدمات سلف‌سرویسی را به کارکنان ارایه می‌دهد که به آنها اجازه می‌دهد تا خودشان به وظایف پیگیری زمان شامل بررسی ساعت‌های کارکردشان،

برنامه‌های زمانی جاری، آتی و تعهدات پرداخت بر اساس مدت زمان کاری، رسیدگی کنند.

● بسیاری از آنها به عنوان راه حل های مبتنی بر سرویس های ابری (ذخیره داده ها روی سرورهای ابری و قابل دسترس در هر مکان بصورت آنلاین) یا سرویس های در محل (ذخیره داده ها در سرورهایی که در مکان شرکت هستند)، ارایه شده‌اند.

بخوانید: دور زدن دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی

در سیستم حضور و غیاب به دنبال چه چیزی باشیم؟

در راهنمای خرید دستگاه حضور و غیاب سعی کردیم تا مباحثی را در اختیار شما بگذاریم. در ادامه از اهمیت وجود سیستم حضور و غیاب برای شما توضیح داده ایم. با سیستم‌های بسیار موجود در بازار، دانستن اینکه کدام یک برای کسب و کار شما مناسب است،‌ کمی دشوار می‌شود.

کارشناسان معتقدند، هنگام خریداری یک سیستم باید به دنبال موارد زیر باشید:

گزینه‌های رهگیری زمانبندی انعطاف پذیر

جستجوی سیستمی که به کارکنان اجازه می‌دهد ساعت‌ها را به روش‌های مختلف از قبیل کامپیوتر متصل به اینترنت، تلفن هوشمند، تبلت، ساعت مخصوص ثبت ورود و خروج، تلفن یا پیام های متنی ثبت کنند.

ثبت زمان‌ها بصورت دقیق در دستگاه حضورغیاب

بهترین سیستم‌های زمان و حضور و غیاب تضمین می‌کند که کارفرمایان هزینه‌های کار واقعی در زمان و نه ساعات زمانبندی شده برای کار را به کارکنان خود پرداخت می‌کنند.

رهگیری همه مسائل زمانی توسط سیستم حضور و غیاب

اطمینان حاصل کنید سیستمی را انتخاب می‌کنید که از عهده ی تمام نیازهای مربوط به زمان شما بر می آید و سیستمی نیست که فقط به کارکنان اجازه دهد آغاز و پایان کار را ثبت کنند. این شامل مدیریت برنامه‌های کارکنان و رسیدگی به مدیریت همه‌ی پرداخت‌های ساعتی است.

سازگاری دستگاه حضور و غیاب با موبایل

از آنجا که بسیاری از کارمندان و مدیران خارج از دفتر کار می‌کنند، شما به سیستمی نیاز دارید که با دستگاه‌های تلفن همراه سازگار باشد تا از هر نقطه ای قابل دسترسی باشد.

این شامل راه حل هایی است که نه تنها به کارکنان از راه دور امکان می‌دهد تا ساعت‌های آغاز و پایان کار را ثبت کنند بلکه به آنها اجازه می‌دهد تا مکان هایشان را ثبت کنند طوریکه کارفرمایان بدانند آنها از جایی کار می‌کنند که قرار است کار کنند.

راحتی در استفاده از دستگاه ورود و خروج

در جستجوی سیستمی باشید که کار با آن آسان بوده، رابط کاربری منظمی داشته و امکاناتی را فراهم نماید تا کارمندان بتوانند خودشان همه امور مربوط به حضور و غیاب و ساعتهای کاری را از طریق آن انجام دهند. اصلی‌ترین دلیل برای تهیه این دستگاه، ثبت کردن یک لیست دقیق و منظم از زمان رفت و آمد کارمندان است. علاوه بر آن در وقت نیز بسیار صرفه جویی می‌­شود.

تصور کنید می­خواهید دستمزد کارمندان را پرداخت کنید؛ بخش مالی شرکت باید تمام ساعت‌های ثبت شده را جمع بزند، یا ساعت هایی که کارمندان حضور نداشته اند را از کل ساعات مجاز کم کند.

این قضیه بسیار وقت گیر است و دقت کافی را ندارد. در ضمن این روند برای هر کارمند تکرار می‌شود و این یک امر خسته کننده است.

حتی اگر یک دفتر کوچک دارید، دستگاه حضور و غیاب بسیار مناسب است تا از از هدر رفت وقت و انرژی جلوگیری کنید. به این فکر کنید که دفتر کوچک شما قرار است بزرگ‌تر شود و افراد بیشتری جذب کنید.

در واقع با خرید از افق فراویژن  اطمیان خواهید داشت. خرید دستگاه حضور غیاب از شرکت افق فراویژن با بالاترین کیفیت.

امکان یکپارچه شدن سیستم حضور و غیاب

سیستمی را انتخاب کنید که با برنامه‌های کاربردی و نرم افزارهای دیگر همچون برنامه‌های تسویه حقوق و مدیریت منابع انسانی که از انها استفاده می‌کنید یکپارچه شود.

هشدارهای پیشگیرانه

برخی سیستم‌ها در صورتیکه کارکنان یه پایان کار نزدیک می‌شوند یا ثبت ساعت ورود و خروج را فراموش می‌کنند، ‌هشدار می‌دهند. این می‌تواند در کنترل هزینه‌ها کمک کننده باشد.

ثبت و ردگیری وقایع جهت بازبینی

قابلیت بررسی داده‌های جدول زمانی اصلی همراه با نمایش جداگانه‌ی تغییرات ایجاد شده توسط مدیر یا سرپرست، هنگام بازبینی های موردی کمک شایانی خواهد کرد.

اکنون که از پایه و اساس آگاه شدید، می‌توانید آماده تصمیم‌گیری درباره‌ی این باشید که کدام سیستم حضور و غیاب برایتان مناسب است.

انتخاب دستگاه حضورغیاب براساس تعداد پرسنل

انتخاب دستگاه حضور غیاب براساس تعداد پرسنل یکی از المان هایی است که هنگام انتخاب دستگاه حضور و غیاب باید به آن توجه کرد. در پست بهترین سیستم حضور غیاب کدام است ، مفصلا در مورد المان هایی که هنگام خرید باید به آن توجه داشته باشید، صحبت کرده ایم.

اگر قبل از خرید میخواهید بدانید قیمت دستگاه حضور و غیاب به چه صورت تعیین میشود، به لینک مربوطه مراجعه کنید. در پاسخ سوال، چطور سیستم ورود و خروج را براساس تعداد پرسنل انتخاب کنیم ؟ با مطرح کردن پیشنهاد هایی پاسخ ها را برای شما شرح خواهیم داد.

چطور دستگاه حضور و غیاب را براساس تعداد پرسنل انتخاب کنیم؟

چند سناریو برای راهنمای خرید دستگاه حضور و غیاب بر اساس تعداد نفرات حاضر در شرکت وجود دارد که یکی یکی این موارد را انتخاب می‌کنیم و در رابطه با آن اطلاعاتی را بیان می‌کنیم.

انتخاب دستگاه حضور غیاب براساس تعداد پرسنل 1000 تا یا بیشتر

یکی از ویژگی های دستگاه های حضور و غیاب شرکت افق فرا ویژن تعداد ثبت اثر انگشت و یا چهره تا 10000 نفر است، اما نکته مهم این است که آیا سازمانهایی که تعداد پرسنل آنها 1000 نفر یا بالاتر هست در یک محل مستقر هستند و یا در شعبات متعدد مشغول به کار می باشند. اگر در یک محل هستند باید توجه کنید که با توجه به تعداد زیاد پرسنل حتی اگر دستگاه قابلیت ثبت 10000 اثر انگشت یا تشخیص چهره را هم داشته باشد با توجه به تعدد در تردد پرسنل و ترافیک ، یک دستگاه مناسب این نوع موقعیت نیست.

اما نکته مهم این است که در بیشتر سازمانها و ارگانها و یا شرکت ها با تعداد پرسنل بالا مدیران میخواهند تمام شعب را در یک نقطه تخلیه اطلاعات کنند ( دفتر مرکزی ) و به صورت یکپارچه به گزارشات کل شعب دسترسی داشته و بتوانند در زمان مناسب هر دستگاه را در هر نقطه تخلیه کنند.

کلیه مدل های تشخیص چهره افق فرا ویژن که مدل های T10-FACE , T20-FACE , T30-FACE ,T50-FACE می باشد دارای دو گزینه بسیار منحصر به فرد است که این دستگاه ها را از بقیه دستگاههای موجود در بازار متمایز میکند.

گزینه P2P: شما با داشتم دستگاههای تشخیص چهره افق فرا ویژن می توانید بدون نیاز به IP STATIC از طریق اینترنت به دستگاه حضور و غیاب خود در هر مکان دسترسی داشته و اطلاعات آن را تخلیه کنید.

گزینه WEB URL: در صورتی که از نسخه نرم افزار حضور و غیاب افق فرا ویژن در بستر وب استفاده میکنید میتوانید از سیستم آدرس اینترنتی استفاده کرده و کلیه شعبات خود که مجهز به دستگاه حضور و غیاب می باشد را تخلیه اطلاعات کنید.

توجه داشته باشید که تخلیه اطلاعات در یک فضای امن و بدون نیاز به هزینه اضافی یکی از ویژگیهای مهم در مباحث امنیت شبکه میباشد، امروزه بیشتر دستگاههای حضور و غیاب توسط IP STATIC تخلیه شده که هم برای شما ماهانه هزینه دارد و هم یک گزینه منسوخ در امنیت شبکه است.

ازین رو شرکت هایی با 1000 پرسنل یا بیشتر ، میتوانند از بین 4 مدل دستگاه تشخیص چهره انتخاب کنند.

انتخاب دستگاه حضور غیاب براساس تعداد پرسنل زیر 1000 نفر

دستگاه های حضور و غیاب تشخیص چهره و مدل های تحت اینترنت افق فرا ویژن، مثل دستگاه لوتوس ، آریا و رامان برای این مجموعه ها مناسب است. توجه داشته باشید سه دستگاه لوتوس ، آریا و رامان از سیستم WEBSOCKET استفاده کرده و باز هم شما بدون نیاز به هزینه های اضافی می توانید کلیه اطلاعات خود را از شعبات دیگر در دفتر مرکزی تخلیه کنید. نکته بسار جالب این است که میتوانید از راه دور به سخت افزارهای خود دسترسی داشته و حتی در دستگاه حضور و غیاب انگشتی اثر انگشت جدید تعریف کرده و یا نام پرسنل جدید را از راه دور به دستگاه حضور و غیاب منتقل کنید.

اگر از نرم افزار تحت وب حضور و غیاب افق فرا ویژن استفاده میکنید کلیه پرسنل با اپلیکیشن موبایل می توانند درخواست ماموریت و مرخصی ثبت کرده و نتیجه درخواست خود را در داشبورد پرسنلی خود ملاحظه نمایند.

پیشنهاد سوم: انتخاب دستگاه حضور غیاب براساس تعداد پرسنل زیر 1000 در کارگاه ها، کارخانجات، معادن

وقتی صحبت از مکان‌هایی می‌شود که تعداد کمی از پرسنل کار اداری انجام می‌دهند و حداکثر پرسنل مشغول به کار فیزیکی و یدی هستند، مثل معادن ، تولیدی های مبل ، چوب بری ها ، ریخته گری یا تراشکاری ها و … شک نکنید که مناسب ترین دستگاه ورود و خروج برای این مجموعه ها دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره است، با تمام امکاناتی که در بالا توضیح دادیم این مساله بسیار مهم است که کدام دستگاه تشخیص چهره مناسب مجموعه شما است.

انتخاب مناسب‌ترین دستگاه حضوروغیاب برای شرکت شما

در شرایط کنونی و بی ثباتی قیمت ها در بازار خرید دستگاه حضوروغیاب در نگاه اول شاید نیاز ضروری نباشد اما با کمی تدبیر  و اندیشه می‌توان نتیجه گرفت در زمانی که باید مدیریت بهتری را در امور داشت این ابزار وسیله ای است برای بهینه کردن و کاهش هزینه‌ها.

محاسبه دقیق کارکرد پرسنل و ثبت ورود و خروج کارمندان برای کاهش خطا در محاسبه حقوق و داشتن گزارش کامل از روند چگونگی کار پرسنل میتوان مجموعه ها را در این شرایط یاری کند تا بتوانند در کمترین زمان نتیجه حقیقی را از کارکر پرسنل خود داشته باشند.

دستگاه حضوروغیاب و ماژول های تحت وب نرم افزار حضوروغیاب  که به عنوان داشبورد مدیریتی مطرح است همچنین نرم افزار ارسال مرخصی و ماموریت در بستر وب راه  را برای یک مدیریت صحیح هموار ساخته است.

دستگاه ساعت حضور و غیاب همواره در تمامی شرایط با شناختن نیاز های یک مجموعه هر چند کوچک همیشه مورد نیاز بوده و هست.

چرا که محاسبه کارکردها و حقوق و دستمزد بر اساس اضافه کاری ها و ساعات تاخیر و تعجیل پروسه ای وقت گیر است که این ابزار برای رسیدن به یک نتیجه مطلوب مجموعه ها را یاری خواهد کرد.

شاید در یک جستجو در اینترنت لینک ها و شرکت های متعددی را در این زمینه بیابید که در زمینه سیستم های حضوروغیاب فعالیت می کنند که با قیمت های متنوعی محصول خود را ارئه میدهند.

اما نکته ای که در اینجا باید به آن توجه کرد این است که خدمات پس از فروش و گارانتی و کار با نرم افزار میتواند وجه تمایز شما در انتخاب بهترین دستگاه حضوروغیاب باشد.

یک مجموعه  باید بصورت بلند مدت برای انتخاب بهترین دستگاه حضوروغیاب با کیفیت  بیندیشد. چرا که هزینه می‌شود تا این دستگاه سال ها  بتواند ورود و خروج را ثبت و به اصطلاح برای آن مجموعه مفید باشد .

اهمیت استفاده از دستگاه حضور و غیاب چیست

دستگاه کنترل تردد پرسنل چیست و چه کاربردی دارد؟ پاسخ به این سوال می‌تواند بسیار ساده باشد.

دستگاه حضور و غیاب به منظور حضور و غیاب کارکنان یک سازمان و کنترل تردد آن‌ها استفاده می‌شود. اما اگر بخواهيم كمي دقيق‌تر به كاربرد اين دستگاه فكر كنيم،‌ ممكن است از خود بپرسیم که با وجود روش‌های حضور و غیاب کم‌هزینه‌تر، چه نیازی به استفاده از دستگاه حضور و غیاب ارزان خواهیم داشت؟

استفاده از دستگاه‌هاي كنترل تردد مي‌تواند روند حضور و غياب و ثبت زمان ورود و خروج كاركنان را بسيار دقيق‌تر و سریع‌تر کند.

اگر یک دستگاه کنترل تردد مناسب برای شرکت خود خریداری کنید، دیگر در انتهای ماه نیازی به محاسبه میزان حضور هر شخص و حقوق او نخواهید داشت. بلکه با استفاده از نرم‌افزارهای حضور و غیاب می‌توانید تنها با چند کلیک، حقوق پایانی کارمندان را محاسبه کنید.

برخی دیگر از دلایلی که موجب اهمیت دستگاه‌های حضور و غیاب اثر انگشتی یا دیگر مدل‌های آن خواهد شد از قرار زیر خواهند بود.

افزایش سرعت و راحتی استفاده از دستگاه کنترل تردد افراد

با دستگاه‌های حضور و غیاب می‌توانید روند حضور و غیاب را بسیار سریع‌تر و راحت‌تر کنید. در حالی که با ثبت گزارشات کتبی، علاوه بر استفاده بی رویه از کاغذ سرعت حضور و غیاب نیز تا حد چشمگیری کاهش داشته و روند محاسبه حقوق به کاری طاقت‌فرسا تبدیل خواهد شد.

محاسبه دقیق حقوق

از دیگر مزایای استفاده از دستگاه‌های حضور و غیاب ارزان، محاسبه دقیق حقوق کارمندان است. با استفاده از این دستگاه‌ها دقایق ورود و خروج با دقت تمام ثبت خواهد شد. به همین دلیل از پرداخت حقوق کم‌تر یا بیش‌تر به کارمندان نیز جلوگیری شده و عدالت به درستی برقرار می‌شود.

افزایش نظم کارکنان

زمانی که کارمندان و پرسنل اداره بدانند که زمان ورود و خروج آن‌ها با دقت دقیقه ثبت می‌شود، نسبت به زمان ورود و خروج خود نیز حساس‌تر خواهند بود. البته بهتر است از سخت‌گیری بیش از حد نیز دوری کنید تا کارمندان از کار زده نشوند.

راهنمای جامع خرید دستگاه حضور و غیاب

شرکت‌های مختلفی دستگاه‌های حضور و غیاب را برای سازمان‌های گوناگون تولید می‌‌کنند. می‌توانید با توجه به نوع سازمان و نیازهای خود، دستگاهی مناسب و باکیفیت را برای کنترل تردد افراد تهیه کنید.

اما زمانی که می‌خواهید به دنبال دستگاه حضور و غیاب ارزان یا دستگاه حضور غیاب تشخیص چهره باشید باید به چه نکاتی توجه کنید؟ برخی از این نکات عبارت‌انداز:

نرم‌افزار ارائه شده به همراه دستگاه

یکی از مهم‌ترین نکاتی که مي‌تواند به هنگام خريد دستگاه حضور و غياب ارزان اهميت بالايي داشته باشد،‌ نرم‌افزار ارائه شده به همراه دستگاه و قابليت‌هاي آن است.

شركت‌هاي ساخت دستگاه‌هاي حضور و غياب به همراه دستگاه‌هاي مختلف،‌ نرم‌افزارهایی را نیز برای مدیریت راحت و دسترسی سریع به اطلاعات در اختیار خریداران و مدیران سازمان‌ها خواهند گذاشت. سعی کنید به کاربردی بودن و کاربرپسند بودن نرم‌افزار دقت کافی داشته باشید تا در آینده دچار هیچ مشکلی در استفاده از آن نشوید.

پشتیبانی و خدمات پس از فروش دستگاه حضور و غیاب

از دیگر نکاتی که توجه کافی به آن از اهمیت بالایی برخوردار است، بحث خدمات پس از فروش و پشتیبانی است. دستگاه‌های حضور و غیاب نیز ممكن است مانند هر سخت‌افزار ديگري دچار مشكل يا نقص شوند. پیشنهاد می‌کنیم از صفحه پشتیبانی دستگاه حضور و غیاب دیدن کنید.

زماني كه در دستگاه مشكلي پیش آید، پشتیبانی شرکت فروشنده می‌تواند کمک بسیاری برای شما باشد. پیدا کردن قطعات جایگزین و انجام تعمیرات مورد نیاز، گاهی می‌تواند کاری بسیار طاقت‌فرسا و مشکل باشد.

اما با پشتیبانی شرکت فروشنده می‌توانید با خیالی آسوده خرید خود را انجام داده و از ارائه خدمات پس از فروش اطمینان کامل داشته باشید.

چگونه بهترین دستگاه حضور و غیاب را انتخاب کنیم؟

همان‌طور که قبلا اشاره کردیم برندهای مختلفی اقدام به تولید دستگاه‌های حضور و غیاب کرده‌اند.

به همین دلیل ممکن است این سؤال برای شما پیش بیاید که توجه به چه معیارهایی می‌تواند به شما در انتخاب بهترین دستگاه حضور و غیاب با توجه به نیازها و بودجه‌ای که برای خرید آن در نظر گرفته‌اید، کمک کند؟

برخی از ملاک‌های مهم در انتخاب بهترین دستگاه حضور و غیاب عبارت‌انداز:

ظرفیت ثبت کاربر توسط سیستم حضور و غیاب

این ویژگی در دستگاه حضور و غیاب از اهمیت زیادی برخوردار است زیرا اگر ظرفیت ثبت اطلاعات کاربران یک دستگاه حضور و غیاب برخلاف تعداد پرسنل شرکت پایین باشد با مشکل رو به رو خواهید شد.

فرض کنید 100 کاربر روزی دو مرتبه در هنگام ورد و خروج از دستگاهی استفاده کنند که ظرفیت تردد آن 4000 نفر باشد در این صورت پس از 20 روز حافظه دستگاه حضور و غیاب پر می‌شود بنابراین برای شرکتی با این تعداد پرسنل دستگاه‌هایی مناسب هستند که ظرفیت بالاتری داشته باشند.

گارانتی و پشتیبانی

برندهای معتبر تولیدکننده دستگاه‌های حضور و غیاب مانند برند دستگاه حضور و غیاب افق فراویژن دارای خدمات پس از فروش هستند و ضمانت‌نامه‌های معتبری را در هنگام خرید به مشتریانشان ارائه می‌دهند.

بنابراین اگر قصد خرید یک دستگاه کارت زن استاندارد با طول عمر بالا را دارید، بهتر است در هنگام خرید فقط قیمت دستگاه را ملاک قرار ندهید.

زیرا دستگاه‌های ارزان و بی‌کیفیت وارداتی زیادی در بازار وجود دارند که از هیچ گونه خدمات پس از فروشی برخوردار نیستند. این دستگاه‌های حضور و غیاب اگر دچار مشکل شوند، چاره‌ای جز خرید یک دستگاه جدید و صرف هزینه مجدد ندارید.افق فراویژن راهنمای انتخاب دستگاه حضور و غیاب را به صورت جامع در اختیار شما گذاشته است. در صورت وجود سوال، می توانید با کارشناسان مجموعه در تماس باشید.