نرم افزار حضور و غیاب

برای استفاده از سیستم‌های حضور و غیاب شما نیاز به نرم افزارهایی دارید که بتوانید اطلاعات دریافت شده از طریق دستگاه‌های کنترل تردد را آنالیز و ثبت کنید.

نرم افزارهای حضور و غیاب به نظارت بر رفت و آمد و کنترل تردد پرسنل به محل کار کمک کرده و از کم‌کاری‌های احتمالی جلوگیری می‌کند؛ بنابراین استفاده از آن‌ها برای همه شرکت‌ها امری ضروری است.

نرم افزار حضور و غیاب چیست؟

نرم افزارهای حضور و غیاب اطلاعات مختلفی مانند تاریخ و ساعت دقیق تردد پرسنل، مرخصی‌ها، غیبت، اضافه‌کاری و تأخیر را در اختیار مدیران قرار می‌دهند تا بتوانند با افراد بی‌نظم در مجموعه تحت مدیریتشان برخورد کنند.

همچنین این اطلاعات به مدیران مالی کمک می‌کند تا بتوانند به آسانی حقوق ماهانه افراد را محاسبه کنند. در گذشته استفاده از سیستم‌های دستی برای ثبت ساعات رفت و آمد کارمندان مشکلات زیادی را برای محاسبه دستمزد کارمندان به وجود می‌آورد.

زیرا امکان خطا در محاسبات یا ثبت ساعات ورود و خروج وجود داشت. در حالی که امروزه خوشبختانه به دلیل استفاده از دستگاه‌های حضور و غیاب پیشرفته مشکلاتی از این قبیل به وجود نمی‌آید.

بهتر است بدانید که اطلاعات ثبت شده در نرم افزارهای حضور و غیاب امکان ویرایش نیز دارند بنابراین اگر مشکلی در ثبت ساعات ورود و خروج یا تاریخ مرخصی‌ها وجود داشته باشد به راحتی می‌توان آن را اصلاح کرد.

یکی از ابزاری که امروزه میان مدیران سازمان‌ها محبوبیت بسیاری پیدا کرده است، نرم‌افزار  و دستگاه حضور و غیاب است. همان‌طور که ممکن است بدانید، حضور و غیاب کارمندان سازمان به روش دستی و به وسیله لیست‌های حضور و غیاب می‌تواند کاری بسیار زمان‌بر و طاقت‌فرسا باشد.

علاوه بر این، استفاده از روش‌های قدیمی درصد خطا را بسیار افزایش خواهد داد. اما امروزه دیگر مجبور به ثبت حضور و غیاب کارکنان به روش دستی نخواهید بود.

نرم‌افزار حضور و غیاب همان‌طور که از نامش پیداست، مسئولیت ثبت آمار مربوط به حضور و غیاب کارمندان را بر عهده دارد.

با استفاده از بهترین نرم‌ افزار حضور و غیاب می‌توانید تمام آمار مربوط به زمان ورود و خروج کارمندان را در سیستم خود ذخیره کرده و در مواقع لازم از آن‌ها استفاده کنید. بسیاری از مدیران در سازمان‌های بزرگ استفاده از نرم‌افزارهای حضور و غیاب را به استفاده از روش‌های دستی حضور و غیاب ترجیح می‌دهند.

ویژگی‌های نرم افزار حضور و غیاب رایگان

نرم‌افزارهای حضور و غیاب رایگان در کنار مزیت و ویژگی‌هایی که دارد، شامل معایبی هم می‌شود. نرم‌افزارهای حضور و غیاب رایگان محدودیت‌هایی را نسبت به نرم افزار حضور و غیاب پولی دارد. بسیاری از وب‌سایت‌ها، نرم افزار ورود و خروج رایگان پرسنل را در اختیار شما گذاشته‌اند اما ضمانتی بر امنیت، کیفیت و دقت آن نخواهد بود. در ادامه به برخی از ویژگی‌های نرم افزار حضور و غیاب اشاره کرده‌ایم:

• امکان انتقال اطلاعات مربوط به حضور و غیاب پرسنل به نرم افزارهای حقوق و دستمزد
• ثبت دقیق ساعت و تاریخ ورود و خروج پرسنل
• ممانعت از ایجاد هر گونه خطای سهوی یا عمدی در ثبت زمان تردد پرسنل به محل کار
• کاهش هزینه‌ها به دلیل عدم نیاز به چاپ برگه‌های مرخصی و مأموریت
• امکان نگهداری اطلاعات به مدت طولانی‌تر
• دسترسی سریع به تمام گزارش‌های مورد نیاز
• کمک به بخش مالی شرکت برای محاسبه حقوق کارمندان بر اساس ساعات کاریشان
• امکان محاسبه مرخصی‌های باقی‌مانده و منتقل کردن آن به سال آینده
• محاسبه تأخیر و اضافه‌کاری پرسنل شرکت

نرم افزارهای حضورغیاب چگونه بهره وری را افزایش می‌دهند؟

بهره‌وری کسب و کار، موفقیت یک سازمان را تعریف می‌کند. در حالی که بهره‌وری فرصت های رشد را فراهم می‌آورد، کاهش آن می‌تواند به مشکلات مالی شرکت ها و ضعیف شدن آنها منجر شود.

بهره‌وری ممکن است به شکل های مختلف باشد، مهم‌ترین آن کارکنان هستند.

بهره‌وری کارکنان، نیروی حیاتی هر کسب و کار است، واقعیتی است که نمی‌شود از آن فرار کرد. به همین دلیل است که وقتی سازمان به دردسر می‌افتد، می‌توانید نشانه های آن را در بهره وری کارکنان جستجو کنید.

مشکلات مربوط به بهره‌وری کارکنان معمولا می‌تواند به علت عملکرد آنها، تجهیزات یا محیط کار باشد.

اگر کارکنانی دارید که دائما دیر سر کار حاضر می‌شوند، خسته هستند یا ناراضی اند، این یک زنگ خطر برای کاهش بهره وری سازمان شماست و بایدعلت چنین رفتارهایی را شناسایی کنید.

بهره‌وری کسب و کار می‌تواند تا حد زیادی با استفاده از نرم افزار حضور و غیاب و حقوق و دستمزد بهبود یابد.

قابلیت های این نرم افزارها می‌تواند به افزایش روحیه کارکنان، صرفه جویی در وقت و هزینه ها و کاهش حجم کارهای حسابداری که مانع بهره وری می شود، کمک نماید.

هنگامی که از این سیستم به درستی استفاده شود، تبدیل به راه حلی برای ایجاد نیروی کار مولد می‌گردد و سازمان را در مسیر رشد قرار می‌دهد.

در این مقاله، ما به این پرسش پاسخ خواهیم‌داد که چگونه می‌‌توان با استفاده از نرم افزار حضور و غیاب، بهره‌وری را بهبود بخشید؟

هر گونه رشد اقتصادی کسب و کار می‌تواند از تأثیرات منفی تقلب کارمندان و خطاهای انسانی رنج ببرد. اشتباهات در ورود داده ها می‌تواند برای یک شرکت مشکل ایجاد کند که بسیار پر هزینه است.

با استفاده از برترین نرم افزار حضور و غیاب، این اشتباهات به حداقل می‌رسند زیرا این سیستم ها اطمینان حاصل می‌کنند که فرد مناسب در زمان مناسب در محل کار خود حاضر شده است.

آنها همچنین کارایی و در نهایت بهره وری را افزایش می‌دهند. در اینجا، ما درباره مشکلاتی که می‌تواند بهره وری سازمان را تهدید کند و آنچه نرم افزار حضور و غیاب در مقابل آنها می تواند انجام دهد، صحبت می‌کنیم.

کاهش غیبت کارکنان با سافت‌ور حضور و غیاب

برای کسب و کارهای کوچک، غیبت کارکنان نگرانی اصلی نیست. این مشکل بیشتر بر شرکت های بزرگ تاثیر می‌گذارد، زیرا سازمان های بزرگتر برای ردیابی حضور کارکنان در سازمان ها به مشکل بر می‌خورند.

این باعث می‌شود حضور و غیاب بسیار سخت تر انجام شود که می‌تواند منجر به افزایش غیبت شده و بر میزان بهره وری تاثیر بگذارد.

سیستم های حضور و غیابقادر اند به شما کمک کنند تا یک سیاست دقیق و روشن را در سازمان خود پیاده کنید و از غیبت ها غافل نشوید.

داشتن یک سیاست قوی و واضح، کارکنان را از تنبلی یا عدم متعهد دور نگه می‌دارد. علاوه بر این، کارکنان می‌توانند برنامه های زمان بندی خود را مشاهده کرده و برای مرخصی گرفتن راحت تر اقدام کنند.

جلوگیری از خطای انسانی

شرکت ها با وارد کردن اطلاعات حقوق و دستمزد و ساعت کاری به صورت دستی، با هزینه های سنگین مواجه می‌شوند.

روش های حضور و غیاب قدیمی، دیگر در چشم انداز کسب و کار امروز، به ویژه در سازمان های در حال رشد، جای ندارد.

همچنین این سیستم ها دارای کاستی هایی هستند که امکان تقلب را در آنها فراهم می‌کند. ممکن است یک کارمند برای همکار خود حاضری بزند، در حالی که  او امروز سر کار حاضر نشده است.

برنامه ریزی خودکار برای کارکنان

تنظیم برنامه ها به طور حتم طاقت فرسا و وقت گیر است، به ویژه اگر سیستمی برای انجام آن نداشته باشید.

به غیر از بررسی حضور و ردیابی زمان ها، نرم افزار حضور و غیاب آنلاین، با تنظیم برنامه زمان بندی کارمندان، اجازه می‌دهد تا کاربران روند کاری خود را  به سادگی دنبال کنند.

برنامه های زمان بندی ممکن است با استفاده از دسترس پذیری کارمندان، رتبه و مجموعه مهارت آنها ایجاد شوند.

تقویت روحیه کارکنان

همه ما می‌دانیم که کارکنان شاد برای کسب و کار، مفید و کارکنان با روحیه ی پایین، اغلب باعث ایجاد مشکل در کسب و کار می‌شوند.

شما باید مراقب باشید هرگز چنین مشکلی پیش نیاید.

نگرانی در مورد ساعتهای کار طولانی، پرداخت کم و یا نادرست، آموزش ناکافی و محیط کار ضعیف، می تواند بر روحیه کارکنان تاثیر بگذارد.

به غیر از بهبود شرایط کار، استفاده از نرم افزار حضور و غیاب می تواند به حل این مشکل کمک کند زیرا آنها اطمینان دارند حقوقشان بر حسب ساعات کاری که با دقت محاسبه شده پرداخت می‌شود. دانلود برنامه حضور و غیاب را از ما به صورت رایگان بخواهید.

توانمندسازی کارکنان

راه حل های حضور و غیاب امروزه با برنامه های خودکفایی و فراهم کردن امکان دسترسی و کنترل داده های آنها ارتقا یافته است.

این مسئله باعث می‌شود که فشار کاری بر کارمندان منابع انسانی کاهش یابد.

همچنین پروفایل های شخصی کارمندان موجب شفافیت در اطلاعات و داده هایی که مربوط به فعالیت آنهاست می‌گردد و هر گونه شک و شبه را از بین می‌برد.

چند مدل نرم افزار حضور و غیاب وجود دارد؟

نرم افزار های حضور و غیاب به دو دسته اصلی تقسیم بندی می شود. دسته اول نرم افزار های حضور و غیاب برای دستگاه هستند و دسته دیگر بدون سیستم کنترل تردد کار می کنند.

نرم افزار های دستگاه حضور و غیاب که اکثرا تحت وب بوده و اطلاعات کاملی از انها پس از خرید دستگاه حضور و غیاب در اختیار شما قرار خواهد گرفت.

دسته دیگر نرم افزار حضور و غیاب بدون استفاده از دستگاه هستند. این دسته از نرم افزار های حضور و غیاب در مدل های مختلفی عرضه می شوند. نرم افزار حضور و غیاب اندروید، نرم افزار حضور و غیاب ای او اس، نرم افزار حضور و غیاب تحت وب، نرم افزار حضور و غیاب تحت ویندوز و … همگی از انواع مختلف نرم افزار هستند.