نرم افزار حضور غیاب

مشخصات نرم افزار حضور و غیاب

نرم افزار حضور و غیاب شرکت افق فرا ویژن (Attendance software) یکی از کاملترین نرم افزار‌ها در زمینه اتوماسیون ساعت حضور و غیاب است و در یک نسخه بدون هیچ گونه محدودیت در تعریف تعداد پرسنل، تعریف تقویم و تعریف شیف کاری به مشتریان دستگاه حضور و غیاب عرضه می‌شود. در زیر برخی از مشخصات این نرم افزار را مشاهده می‌نمایید.

  • نرم افزار تحت ویندوز و تحت شبکه
  • قابلیت تعریف کاربران مختلف و ایجاد محدودیت برای آنها جهت استفاده از منوهای مورد نظر مدیر
  • قابلیت تعریف مشخصات پرسنلی برای هر یک از پرسنل و قراردادن تصاویر آنها
  • امکان ثبت ورود و خروج پرسنل به صورت دستی
  • امکان ثبت اضافه کار و مشخص کردن اضافه کارهای مجاز
  • امکان وارد کردن ضرایب اضافه کار، تاخیر و غیبت، اضافه کار تعطیل ، شب کاری و…
  • امکان تعریف شیفتهای متنوع برای هر یک از پرسنل
  • امکان تعریف حداکثر اضافه کار و مرخصی ساعتی در روز
  • گزارش کارکرد به تفکیک روز
  • گزارش تاخیرها و گزارش کسر کارها
  • گزارش ماموریت و مرخصی های ساعتی
  • گزارش مرخصی شامل : مرخصی بدون حقوق ، تشویقی ، استعلاجی ، استحقاقی و …
  • گزارش اضافه کارها شامل : اضافه کار اول وقت ، اضافه کار آخر وقت و اضافه کار روزهای تعطیل
  • گزارش ورود و خروج های ناقص
  • گزارش مشخصات کلی پرسنل
  • گزارش از لیست گروه ها
  • گزارش ورود و خروج افراد خاص یا تمامی افراد
  • دارای خروجیهای Excel ، TXT ، Email و عکس
  • کلیه گزارش ها را می توان به تفکیک سال ، ماه ، روز چاپ کرد.
  • گزارش مدیریتی از کاربران نرم افزار
  • امکان تعریف فیلتر برای گزارشات
  • نمایش پیغام های خطا و یا هشدار مناسب در صورت نقص در تعاریف و یا ورود و خروج کارمند
  • امکان تعریف حداکثر میزان مرخصی در دوره
  • امکان تعریف حداکثر میزان تاخیر مجاز در روز و ماه

کیت‌های مرتبط

نرم افزار حضور غیاب افق فرا ویژن دارای کیت های متنوعی است که امکانات ویژه ای را برای شما مهیا میکند برخی از این کیت ها در زیر آمده است.

کیت آنلاین

زمانی که پرسنل جلوی دستگاه حضور و غیاب با استفاده از کارت، اثر انگشت و یا تشخیص چهره شناسایی می‌شود در همان لحظه اطلاعات تردد به صورت اتوماتیک به نرم افزار منتقل شده و شما را قادر می‌سازد بتوانید گزارشات تردد را ملاحظه بفرمایید.

ویژگی‌های نرم افزار حضور و غیاب آی او سافت

آی او سافت نام نرم افزار حضور و غیاب شرکت افق فرا ویژن است که در دو نسخه تحت ویندوز و تحت وب به مشتریان قابل ارائه است و در بسته کلود قابل عرضه است. یکی از مهم ترین موارد در زمان خرید دستگاه بررسی نرم افزار است. پیشنهاد می کنیم قبل از خرید حتما درخواست دمو داشته باشید و نیازهای خود را بصورت کامل در آن بررسی کنید.

نسخه آی او سافت تحت ویندوز شرکت افق فرا ویژن به صورت رایگان با خرید دستگاه از برند افق به مشتریان عرضه می شود.

از مهم ترین ویژگی‌های برنامه حضور و غیاب افق فرا ویژن عدم محدودیت ها است.

  • تعریف بی نهایت پرسنل بدون محدودیت در تعداد آن‌ها
  • تعریف بی نهایت شیفت کاری بدون محدودیت در زمان
  • تعریف تقویم ملی بدون هیچ گونه محدودیت

عدم محدودیت نگرانی شما را نسبت به افزایش نیروی انسانی در سازمان خود و نیاز به هزینه‌های اضافی جهت تعریف پرسنل جدید مرتفع خواهد کرد.

یکی دیگر از موارد پر اهمیت برای مدیران عامل و مدیران نیروی انسانی دریافت گزارشات تکمیلی و آمادگی از روند حضور و غیلب نیروی انسانی است.

امکان نمایش بیش از 16 مدل گزارش برای شما و امکان سفارش سازی گزارشات متنوع دیگر بر اساس نیاز خود را خواهید داشت.

این نرم افزار به غیر از گزارشات حضور و غیاب قابلیت محاسبه حقوق و دستمزد پرسنل را دارد. همچنین بر اساس کارکرد، اضافه کار و کسر کار پرسنل می تواند به صورت اتوماتیک فیش حضور و غیاب صادر کند.

از دیگر ویژگی های آن این است که به صورت رایگان به مشتریان گرامی عرضه می شود.

هدف از ارائه رایگان این چنین نرم افزار بزرگ با قابلیت های مختلف، فرهنگ سازی فروش بدون ایجاد هزینه اضافه برای مشتریان است.

ما اعتقاد داریم دستگاه به خودی خود نمی تواند محاسبات تردد را انجام دهد. بدون وجود نرم افزار، این دستگاه غیر کاربردی بوده و مشتریان باید بدون هزینه اضافی آن را از فروشندگان دستگاه طلب کنند.

برای استفاده از سیستم‌های حضور و غیاب شما نیاز به نرم افزارهایی دارید که بتوانید اطلاعات دریافت شده از طریق دستگاه‌های کنترل تردد را آنالیز و ثبت کنید.

نرم افزارهای حضور و غیاب به نظارت بر رفت و آمد و کنترل تردد پرسنل به محل کار کمک کرده و از کم‌کاری‌های احتمالی جلوگیری می‌کند؛ بنابراین استفاده از آن‌ها برای همه شرکت‌ها امری ضروری است.

نرم افزار حضور و غیاب چیست؟

نرم افزارهای حضور و غیاب اطلاعات مختلفی مانند تاریخ و ساعت دقیق تردد پرسنل، مرخصی‌ها، غیبت، اضافه‌کاری و تأخیر را در اختیار مدیران قرار می‌دهند تا بتوانند با افراد بی‌نظم در مجموعه تحت مدیریتشان برخورد کنند.

همچنین این اطلاعات به مدیران مالی کمک می‌کند تا بتوانند به آسانی حقوق ماهانه افراد را محاسبه کنند. در گذشته استفاده از سیستم‌های دستی برای ثبت ساعات رفت و آمد کارمندان مشکلات زیادی را برای محاسبه دستمزد کارمندان به وجود می‌آورد.

زیرا امکان خطا در محاسبات یا ثبت ساعات ورود و خروج وجود داشت. در حالی که امروزه خوشبختانه به دلیل استفاده از دستگاه‌های حضور و غیاب پیشرفته مشکلاتی از این قبیل به وجود نمی‌آید.

بهتر است بدانید که اطلاعات ثبت شده در نرم افزارهای حضور و غیاب امکان ویرایش نیز دارند بنابراین اگر مشکلی در ثبت ساعات ورود و خروج یا تاریخ مرخصی‌ها وجود داشته باشد به راحتی می‌توان آن را اصلاح کرد.

ویژگی‌های نرم افزار حضور و غیاب رایگان

  • امکان انتقال اطلاعات مربوط به حضور و غیاب پرسنل به نرم افزارهای حقوق و دستمزد
  • ثبت دقیق ساعت و تاریخ ورود و خروج پرسنل
  • ممانعت از ایجاد هر گونه خطای سهوی یا عمدی در ثبت زمان تردد پرسنل به محل کار
  • کاهش هزینه‌ها به دلیل عدم نیاز به چاپ برگه‌های مرخصی و مأموریت
  • امکان نگهداری اطلاعات به مدت طولانی‌تر
  • دسترسی سریع به تمام گزارش‌های مورد نیاز
  • کمک به بخش مالی شرکت برای محاسبه حقوق کارمندان بر اساس ساعات کاریشان
  • امکان محاسبه مرخصی‌های باقی‌مانده و منتقل کردن آن به سال آینده
  • محاسبه تأخیر و اضافه‌کاری پرسنل شرکت

انواع نرم افزارهای حضور و غیاب

برای استفاده از سیستم‌های کنترل تردد به نرم افزارهایی نیاز دارید که از طریق آن‌ها بتوانید اطلاعات لازم را ثبت و ضبط کنید.

انواع این نرم افزار حضور و غیاب رایگان به دو دسته نرم افزارهای تحت ویندوز و نرم افزارهای تحت شبکه تقسیم‌بندی می‌شوند که امکان نظارت بر رفت و آمد پرسنل را در هر زمان و مکانی فراهم می‌کنند. یک گونه رایج از نرم افزار حضور و غیاب رایگان که با نام نرم افزار حضور و غیاب تحت وب شناخته می‌شود کارکرد مناسبی برای مجموعه‌های مختلف دارد.

نرم افزار حضور و غیاب رایگان تحت شبکه

امروزه با پیشرفت تکنولوژی، استفاده از سیستم‌های آنلاین گسترش پیدا کرده است. همان‌طور که می‌دانید برای استفاده از نرم افزارهای تحت شبکه به ارتباط با یک شبکه مانند اینترنت و یک مرورگر احتیاج دارید.

این نرم افزارها بر خلاف نرم افزارهای تحت ویندوز نیازی به نصب و به‌روزرسانی ندارند. نرم افزارهای حضور و غیاب تحت شبکه بر روی یک سرور نصب می‌شوند، بنابراین اگر نیاز به تغییر یا بروزرسانی داشته باشند، این تغییرات برای تمام کاربران اعمال می‌شود.

به این نکته توجه داشته باشید که تحت وب بودن یک نرم افزار به معنای اجرای نرم افزار فقط در صورت اتصال به اینترنت نیست؛ بلکه تحت وب بودن به معنی برقراری ارتباط بین کاربران با نرم افزار از طریق ارتباط با یک شبکه است.

حال این شبکه می‌تواند اینترنت یا یک شبکه خانگی در داخل یک ساختمان باشد.

نرم افزارهای تحت وب نسبت به نرم افزارهای تحت ویندوز مزیت‌های زیادی دارند؛ به عنوان مثال تعداد نامحدودی کاربر صرفا با نصب کردن نرم افزار بر روی یک سرور می‌توانند از آن استفاده کنند.

البته فقط کاربرانی مجاز به استفاده از نرم افزار حضور و غیاب رایگان هستند که برای آن‌ها دسترسی ایجاد شده باشد. برای دانلود نرم افزار حضور و غیاب کافی است از طریق همین صفحه اقدام کنید.

همچنین یکی دیگر مزایای این نوع نرم افزارها مستقل بودن آن‌ها از پلتفرم است به این معنی که شما می‌توانید از تبلت، کامپیوتر یا تلفن همراه برای دسترسی به نرم افزار حضور و غیاب استفاده کنید.

استفاده از نرم افزار حضور و غیاب تحت وب برای سازمان‌های بزرگ یا شرکت‌هایی که دارای چندین شعبه مختلف هستند نیز بسیار کارآمد است زیرا با استفاده از این نوع نرم افزارها می‌توان درخواست‌های مربوط به مرخصی و… را به صورت آنلاین تائید کرد.

نرم افزارهای حضور و غیاب تحت ویندوز

نرم افزارهای تحت ویندوز یکی دیگر از انواع نرم افزار حضور و غیاب رایگان هستند که باید بر روی سیستم‌های کامپیوتری نصب شوند تا قابلیت اجرا داشته باشند.

در اکثر این نرم افزارهای حضور و غیاب یک کاربر به عنوان ادمین وجود دارد که می‌تواند میزان دسترسی سایر کاربران به نرم افزار را محدود کند و کلیه تنظیمات مورد نیاز شرکت را بر روی نرم افزار اعمال کند.

نرم افزارهای تحت ویندوز را می‌توان به چهار بخش تقسیم‌بندی کرد. در بخش اول اطلاعات کارمندان مانند نام و نام خانوادگی، شماره شناسایی و… کارمندان ثبت می‌شود.

در بخش بعدی اطلاعات ورودی از سیستم حضور و غیاب مانند دستگاه‌های حضور و غیاب کارتی، تشخیص چهره یا اثر انگشتی ثبت و نگه‌داری می‌شوند.

بخش دیگری از نرم افزار مربوط به ویرایش اطلاعات و انتقال آن به پایگاه داده نرم افزار است و بخش نهایی نیز که در واقع مهم‌ترین بخش یک نرم افزار حضور و غیاب است، وظیفه تهیه گزارش را به عهده دارد.

مجموعه این چهار بخش یک نرم افزار کامل و استاندارد حضور و غیاب را تشکیل می‌دهند.

نرم افزار حضورو غیاب بدون نیاز به دستگاه

نرم افزار حضور و غیاب بدون دستگاه یکی دیگر از نسخه‌های ارائه شده توسط شرکت افق فراویژن است. سامانه مستقل از دستگاه افق فراویژن قابلیتی‌هایی فراتر از یک نرم افزار کنترل ورود و خروج  دارد. در این ورژن علاوه بر محاسبات مالی و گزارشات مربوط به حقوق و دستمزد کارکنان امکان ثبت ساعات رفت و آمد برای هر فرد فراهم شده است. در این سیستم کنترل کننده حضور و غیاب کارمندان دیگر نیازی نیست افراد برای معرفی خود در مقابل و اطراف دستگاه حضور و غیاب جمع شوند. بلکه ‌می‌توانند با نصب سامانه بدون نیاز به دستگاه حضور و غیاب، ساعات ورود خود را نصب کرده و یا در زمان خروج با چند کلیک ساده به معرفی خود بپردازند.

با تهیه این سامانه کنترل کننده رفت و آمد بدون نیاز به دستگاه فیزیکی، دیگر لازم نیست در سازمان خود فضایی را به نصب سیستم کنترل تردد پرسنل اختصاص دهید بلکه ‌می‌توانید به راحتی بر روی دیوایس‌های مربوط به هر کدام از کارکنان نرم افزار را راه اندازی کرده و نیرو‌ها با ورود به اکانت شخصی خود در سامانه اقدام به معرفی هویت خود کنند.

فرآیند احراز هویت در نرم افزار ورود و خروج  پرسنل بدون نیاز به دستگاه به صورت‌های مختلفی انجام ‌می‌گردد. برخی از نرم افزار‌های بدون دستگاه حضور و غیاب افراد را بر اساس چهره شان شناسایی ‌می‌کنند. به این صورت که هر فرد با ورود به داشبورد شخصی خودش با روشن کردن وب کم سیستم خود را به نرم افزار معرفی ‌می‌کند.

برخی دیگر از نرم افزارهای شناسایی افراد مستقل از دستگاه هر شخص را بر اساس صدا و صوتش شناخته و اطلاعات تردد او را ثبت ‌می‌کند. در این سیستم کنترل کننده کارمندان که نیازی به دستگاه ندارد؛ هر فرد به باز کردن بخش ساعات ورود و خروج با استفاده از ‌میکروفن خود را به سامانه معرفی ‌می‌کند.

دقت کنید که لازم است پس از خرید نرم افزار مستقل از دستگاه حضور و غیاب، زمانی را به کارکنان اختصاص دهید تا پروفایل شخصی خود را در سامانه وارد کرده و معرفی اولیه را به سیستم داشته باشند.

برای انتخاب بهترین نرم افزار حضور غیاب رایگان باید به چه ویژگی‌هایی توجه کرد؟

انتخاب بهترین نرم افزار حضور و غیاب برای مدیران کسب و کارها بسیار دشوار است زیرا انواع مختلفی نرم افزار در بازار وجود دارند که هر کدام از آن‌ها دارای ویژگی‌های منحصر به فردی هستند.

با این حال به شما پیشنهاد می‌کنیم قبل از خرید نرم افزار حضور و غیاب به نکات زیر توجه کنید.

تعداد پرسنل شرکت

تعداد افرادی که هر روز باید ساعات ورود و خروج آن‌ها ثبت شود برای انتخاب بهترین نرم افزار از اهمیت زیادی برخوردار است.

به عنوان مثال اگر شرکتی دارای تعداد پرسنل زیادی باشد، باید از سیستم‌های پیشرفته‌تر با امکانات بیشتری استفاده کند در حالی که شرکت‌های کوچک نیازی به صرف هزینه‌های بالا برای خرید نرم افزارهای پیشرفته ندارند.

تعداد مکان‌های تحت پوشش

اگر می‌خواهید برای شرکتی برنامه حضور و غیاب پرسنل خریداری کنید که دارای دفتر مرکزی و شعبه‌های مختلفی در سطح شهر است، باید نرم افزارهایی را انتخاب کنید که قابلیت پوشش چندین مکان مختلف را دارا باشند تا امکان نظارت بر کارمندان تمام شعبات به صورت یکپارچه وجود داشته باشد.

نرم افزارهای حضورغیاب چگونه بهره وری را افزایش می‌دهند؟

بهره وری کسب و کار، موفقیت یک سازمان را تعریف می‌کند. در حالی که بهره وری فرصت های رشد را فراهم می‌آورد، کاهش آن می‌تواند به مشکلات مالی شرکت ها و ضعیف شدن آنها منجر شود.

بهره وری ممکن است به شکل های مختلف باشد، مهمترین آن کارکنان هستند.

بهره وری کارکنان، نیروی حیاتی هر کسب و کار است، واقعیتی است که نمی‌شود از آن فرار کرد. به همین دلیل است که وقتی سازمان به دردسر می‌افتد، می‌توانید نشانه های آن را در بهره وری کارکنان جستجو کنید.

مشکلات مربوط به بهره وری کارکنان معمولا می‌تواند به علت عملکرد آنها، تجهیزات یا محیط کار باشد.

اگر کارکنانی دارید که دائما دیر سر کار حاضر می‌شوند، خسته هستند یا ناراضی اند، این یک زنگ خطر برای کاهش بهره وری سازمان شماست و بایدعلت چنین رفتارهایی را شناسایی کنید.

بهره وری کسب و کار می‌تواند تا حد زیادی با استفاده از نرم افزار حضور و غیاب و حقوق و دستمزد بهبود یابد.

قابلیت های این نرم افزارها می‌تواند به افزایش روحیه کارکنان، صرفه جویی در وقت و هزینه ها و کاهش حجم کارهای حسابداری که مانع بهره وری می شود، کمک نماید.

هنگامی که از این سیستم به درستی استفاده شود، تبدیل به راه حلی برای ایجاد نیروی کار مولد می‌گردد و سازمان را در مسیر رشد قرار می‌دهد.

در این مقاله، ما به این پرسش پاسخ خواهیم داد که چگونه می‌ توان با استفاده از نرم افزار حضور و غیاب، بهره وری را بهبود بخشید؟

هر گونه رشد اقتصادی کسب و کار می‌تواند از تأثیرات منفی تقلب کارمندان و خطاهای انسانی رنج ببرد. اشتباهات در ورود داده ها می‌تواند برای یک شرکت مشکل ایجاد کند که بسیار پر هزینه است.

با استفاده از برترین نرم افزار حضور و غیاب، این اشتباهات به حداقل می‌رسند زیرا این سیستم ها اطمینان حاصل می‌کنند که فرد مناسب در زمان مناسب در محل کار خود حاضر شده است.

آنها همچنین کارایی و در نهایت بهره وری را افزایش می‌دهند. در اینجا، ما درباره مشکلاتی که می‌تواند بهره وری سازمان را تهدید کند و آنچه نرم افزار حضور و غیاب در مقابل آنها می تواند انجام دهد، صحبت می‌کنیم.

کاهش غیبت کارکنان با سافت‌ور حضور و غیاب

برای کسب و کارهای کوچک، غیبت کارکنان نگرانی اصلی نیست. این مشکل بیشتر بر شرکت های بزرگ تاثیر می‌گذارد، زیرا سازمان های بزرگتر برای ردیابی حضور کارکنان در سازمان ها به مشکل بر می‌خورند.

این باعث می شود حضور و غیاب بسیار سخت تر انجام شود که می‌تواند منجر به افزایش غیبت شده و بر میزان بهره وری تاثیر بگذارد.

سیستم های حضور و غیاب قادر اند به شما کمک کنند تا یک سیاست دقیق و روشن را در سازمان خود پیاده کنید و از غیبت ها غافل نشوید.

داشتن یک سیاست قوی و واضح، کارکنان را از تنبلی یا عدم متعهد دور نگه می‌دارد. علاوه بر این، کارکنان می‌توانند برنامه های زمان بندی خود را مشاهده کرده و برای مرخصی گرفتن راحت تر اقدام کنند.

جلوگیری از خطای انسانی

شرکت ها با وارد کردن اطلاعات حقوق و دستمزد و ساعت کاری به صورت دستی، با هزینه های سنگین مواجه می‌شوند.

روش های حضور و غیاب قدیمی، دیگر در چشم انداز کسب و کار امروز، به ویژه در سازمان های در حال رشد، جای ندارد.

همچنین این سیستم ها دارای کاستی هایی هستند که امکان تقلب را در آنها فراهم می‌کند. ممکن است یک کارمند برای همکار خود حاضری بزند، در حالی که  او امروز سر کار حاضر نشده است.

برنامه ریزی خودکار برای کارکنان

تنظیم برنامه ها به طور حتم طاقت فرسا و وقت گیر است، به ویژه اگر سیستمی برای انجام آن نداشته باشید.

به غیر از بررسی حضور و ردیابی زمان ها، نرم افزار حضور و غیاب آنلاین، با تنظیم برنامه زمان بندی کارمندان، اجازه می‌دهد تا کاربران روند کاری خود را  به سادگی دنبال کنند.

برنامه های زمان بندی ممکن است با استفاده از دسترس پذیری کارمندان، رتبه و مجموعه مهارت آنها ایجاد شوند.

تقویت روحیه کارکنان

همه ما می‌دانیم که کارکنان شاد برای کسب و کار، مفید و کارکنان با روحیه ی پایین، اغلب باعث ایجاد مشکل در کسب و کار می‌شوند.

شما باید مراقب باشید هرگز چنین مشکلی پیش نیاید.

نگرانی در مورد ساعتهای کار طولانی، پرداخت کم و یا نادرست، آموزش ناکافی و محیط کار ضعیف، می تواند بر روحیه کارکنان تاثیر بگذارد.

به غیر از بهبود شرایط کار، استفاده از نرم افزار حضور و غیاب می تواند به حل این مشکل کمک کند زیرا آنها اطمینان دارند حقوقشان بر حسب ساعات کاری که با دقت محاسبه شده پرداخت می‌شود. دانلود برنامه حضور و غیاب را از ما به صورت رایگان بخواهید.

توانمندسازی کارکنان

راه حل های حضور و غیاب امروزه با برنامه های خودکفایی و فراهم کردن امکان دسترسی و کنترل داده های آنها ارتقا یافته است.

این مسئله باعث می‌شود که فشار کاری بر کارمندان منابع انسانی کاهش یابد.

همچنین پروفایل های شخصی کارمندان موجب شفافیت در اطلاعات و داده هایی که مربوط به فعالیت آنهاست می‌گردد و هر گونه شک و شبه را از بین می‌برد.

مزایای استفاده از بهترین نرم‌ افزار حضور و غیاب چیست؟

یکی از وظایفی که می‌تواند برای بسیاری از مدیران سازمان‌ها مشکل و زمان‌بر باشد، مدیریت حضور و غیاب کارمندان و پرسنل است.

مدیریت حضور و غیاب کارکنان و زمان ورود و خروج آن‌ها برای برقراری نظم در سازمان و همچنین محاسبه دقیق حقوق پرداختی بسیار مهم خواهد بود. سامانه نرم افزار حضور و غیاب را می‌توان یکی از بهترین نرم افزارها برای کسب و کارها در نظر گرفت.

استفاده از روش‌هاي قديمي حضور و غياب تنها مي‌تواند كار را مشكل‌تر و زمان‌برتر كند. يكي از بهترين راه‌حل‌هاي موجود استفاده از نرم‌افزار حضور و غياب است. در ادامه به معرفي كاربرد، مزايا و مشخصه‌های بهترین نرم افزار ثبت ورود و خروج خواهیم پرداخت.

نرم‌افزار حضور و غیاب چیست و چه کاربردی دارد؟

یکی از ابزاری که امروزه میان مدیران سازمان‌ها محبوبیت بسیاری پیدا کرده است، نرم‌افزار  و دستگاه حضور و غیاب است. همان‌طور که ممکن است بدانید، حضور و غیاب کارمندان سازمان به روش دستی و به وسیله لیست‌های حضور و غیاب می‌تواند کاری بسیار زمان‌بر و طاقت‌فرسا باشد.

علاوه بر این، استفاده از روش‌های قدیمی درصد خطا را بسیار افزایش خواهد داد. اما امروزه دیگر مجبور به ثبت حضور و غیاب کارکنان به روش دستی نخواهید بود.

نرم‌افزار حضور و غیاب همان‌طور که از نامش پیداست، مسئولیت ثبت آمار مربوط به حضور و غیاب کارمندان را بر عهده دارد.

با استفاده از بهترین نرم‌ افزار حضور و غیاب می‌توانید تمام آمار مربوط به زمان ورود و خروج کارمندان را در سیستم خود ذخیره کرده و در مواقع لازم از آن‌ها استفاده کنید. بسیاری از مدیران در سازمان‌های بزرگ استفاده از نرم‌افزارهای حضور و غیاب را به استفاده از روش‌های دستی حضور و غیاب ترجیح می‌دهند.

مزایای استفاده از بهترین نرم‌ افزار حضور و غیاب

همان‌طور که گفتیم با استفاده از نرم‌افزار حضور و غیاب می‌توانید تمام آمار مربوط به ورود و خروج کارمندان را در سیستم خود ذخیره کنید.

نرم‌افزارهای حضور و غیاب معمولا همراه با دستگاه‌ کنترل تردد هوشمند ارائه می‌شوند. به وسیله این دستگاه‌ها، کارمندان با ارائه یک کارت، رمز یا اثر انگشت زمان ورود و خروج خود را در دستگاه ثبت می‌کنند. دستگاه نیز اطلاعات مربوطه را در پایگاه داده ذخیره خواهد کرد.

پس از آن می‌توانید به وسیله نرم‌افزار حضور و غياب تمام آمار ثبت شده را در سيستم يا حتي تلفن همراه خود مشاهده كنيد.

برخي از مزايايي كه با استفاده از بهترين نرم‌افزار حضور و غیاب از آن‌ها بهره‌مند خواهید شد عبارت‌انداز:

افزایش انگیزه و راندمان کار پرسنل

استفاده از دستگاه و نرم‌افزار حضور و غياب يكي از بهترين روش‌ها براي افزايش نظم و انگيزه كارمندان در محيط كار است.

زماني كه مديران توجه خود را به ساعات ورود و خروج پرسنل نشان دهند،‌ كارمندان نیز سعی می‌کنند دقت بیش‌تری در این زمینه به خرج دهند. علاوه بر این، با استفاده از بهترین نرم‌ افزار حضور و غیاب می‌توان زمان دقیق حضور کارمندان در محل کار را دریافت کرد که این اطلاعات تاثیری مستقیم بر روی میزان حقوق دریافتی تمام پرسنل خواهد گذاشت. برای خرید نرم افزار حضور و غیاب کافی است همین حالا با ما تماس بگیرید.

واضح است که با چنین روندی، کارمندان سازمان نیز انگیزه بیش‌تری برای انجام کار خود پیدا خواهند کرد.

راحت‌تر شدن روند حضور و غیاب

از دیگر مزایای استفاده از بهترین نرم‌ افزار حضور و غیاب هوشمند، سهولت حضور و غیاب کارکنان است.

همان‌طور که پیش‌تر گفتیم حضور و غیاب با استفاده از روش‌های قدیمی دردسرهای مخصوص به خود را دارد. اما امروزه با استفاده از دستگاه‌ها و نرم‌افزارهای حضور و غیاب، می‌توان به راحتی، به سرعت و با دقت بیش‌تری روند حضور و غیاب را به انجام رساند.

با استفاده از این روش مدیران دیگر مجبور نخواهند بود که بخش قابل توجهی از زمان خود را به حضور و غیاب کارکنان اختصاص دهند.

گرفتن آمار حضور و غیاب کارمندان در هر زمان و هر مکان

یکی از مهم‌ترین دلایلی که بسیاری از مدیران را به استفاده از بهترین نرم‌ افزار حضور و غیاب تشویق کرده است، قابلیت خروجی گرفتن از آمار داخل دستگاه در زمان دلخواه است.

با استفاده از نرم‌افزارهای حضور و غیاب می‌توانید در هر زمان که نیاز داشته باشید، آمار مربوط به تردد کارمندان سازمان را دریافت کنید. علاوه بر این، اگر نسخه اندروید یا آی او اس نرم‌افزار را هم نصب کنید، می‌توانید آمار را حتی در تلفن همراه خود نیز به راحتی مشاهده کنید.

ذخیره شدن تمام آمار مربوط به حضور و غیاب کارکنان

از جمله قابلیت‌های بسیار مهم نرم‌افزارهای حضور و غیاب که مزیت مهمی نیز برای آن‌ها به شمار مي‌آيد،‌ ذخيره شدن تمام اطلاعات ورود و خروج كارمندان برای مدت طولاني در سيستم است.

بدين وسيله،‌ مي‌توانيد تمام آمار مربوط به حضور و غياب تمام پرسنل سازمان را به صورت طولانی مدت در حافظه نرم‌افزار نگه دارید تا اگر در آینده نیز به آن‌ها نياز داشتيد،‌ بتوانيد دوباره به آن‌ها دسترسي داشته باشيد.

در حالي كه با استفاده از روش‌هاي قديمي مجبور خواهيد بود كه برگه‌ها و ليست‌هاي مربوط به حضور و غياب پرسنل را بايگاني كنيد؛‌ كه در این صورت برای یافتن اطلاعات مورد نظر خود ناچار به سپری کردن زمان نسبتا زیادی خواهید بود.

استفاده از اطلاعات حضور کارمندان به منظور محاسبه حقوق پرداختی

یکی از مهم‌ترین دلایلی که مدیران را به استفاده از دستگاه‌ها و نرم‌افزارهای حضور و غیاب هوشمند تشویق می‌کند، امکان محاسبه سریع حقوق دریافتی بر اساس ساعات کاری هر یک از کارمندان است.

با استفاده از بسیاری از نرم‌افزارهای حضور و غیاب قادر خواهید بود که حقوق پرسنل سازمان را با توجه به ساعات حضور آن‌ها در شرکت محاسبه کنید؛ برای این کار می‌توانید نرم‌افزار را به راحتی به نرم‌افزارهای مربوط به محاسبه حقوق متصل کنید.

البته برخی از نرم‌افزارهای حضور و غیاب خود نیز قابلیت تغییر در میزان حقوق بر اساس ساعات حضور را دارند که با اعمال تنظیمات دلخواه می‌توانید از این قابلیت استفاده کنید.

مزایای نرم افزار حضورغیاب

سامانه‌های حضور و غیاب دارای مزیت‌های مختلفی است که وابسته به نوع نرم افزار و امکانات آن می‌تواند دارای مزایایی متفاوتی باشد.

صرف زمان کم به هنگام پرداخت دستمزدها

همان طور که قبلا هم گفته شد، اساسی‌ترین فایده نرم افزار حضورغیاب برای کسب‌ و کار این است که به زمان کار روزانه، هفتگی و ماهانه کارمندان اضافه می شود و از هدر رفتن سرمایه شرکت جلوگیری می‌شود.

جلوگیری از صرف زمان و منابعی مانند کاغذ

شکی نیست که در روند اداری و بایگانی اطلاعات کارمندان، مرتب کردن، سازماندهی و پردازش پرونده‌ها زمان بر است.

علاوه براین، هنگام استفاده از سیستم‌های قدیمی‌تر حضور و غیاب، هزینه های اقلام ضروری و ملزومات اداری مانند خرید اقلام مورد نیاز برای ثبت دستی زمان حضور و غیاب مانند کاغذ، خودکار و مداد، جوهر و تونر غیر قابل اجتناب است.

بنابراین یکی از مزایای استفاده از نرم افزار حضور و غیاب جلوگییری از هزینه‌های اضافی برای ملزومات اداری است و مدیران، برنامه‌ریزی بهتری برای هزینه‌های خود خواهند داشت.

پایبندی به قانون

مبنای قوانین کار دولتی براساس پرداخت‌های قانون کار، پرداخت اضافه کاری و بیمه استوار شده‌اند.

بنابراین زمانی که از نرم افزار حضورغیاب به طور صحیح استفاده می‌شود، بدین معنی است که نهادهای قانونی نیز می‌توانند به این اطلاعات دسترسی داشته باشند.

به جای وارد شدن به دعواهای حقوقی و قانون کار، کارفرما می تواند با انتخاب نرم افزار حضورغیاب ، آمار و اطلاعات را به صورت دقیق ثبت کند و به عنوان مدرک به نیروهای اداره کار ارائه دهد.

خوشبختانه اداره کار و حتی بیمه، نتایج نرم افزار حضورغیاب را قبول دارند. بنابراین واضح است که این تکنولوژی، می‌تواند مزیت بزرگی برای شما محسوب شود.

در دسترس بودن یک پایگاه داده

با داشتن یک نرم افزار حضورغیاب ، اطلاعاتی مانند زمان ورود و خروج، ساعات کاری و اضافه کاری، روزهای مرخصی و حقوق و دستمزد را در حافظه سیستم خواهیم داشت که به عنوان یک پایگاه داده مستند برای مراجع قانونی و نیز خود شرکت بسیار مفید و کاربردی خواهد بود.

پیشگیری از خطاهای انسانی

خطای انسانی می‌تواند روند حضور و غیاب را با مشکل مواجه کند و زمان دقیق تردد افراد ثبت نشود. وجود خطاهای انسانی، بسیاری از سیستم‌های ثبت دستی حضور و غیاب را  دچار مشکل می کند.

این نکته را هم نباید فراموش کرد که نرم افزار حضورغیاب به شکلی طراحی شده است که امکان تغییر و دستکاری در آن وجود ندارد و تنها مدیران ارشد می‌توانند این اطلاعات را داشته باشند.

جلوگیری از کاهش وقت کاری هنگام صرف غذا و معاشرت ها

بنابر آمار انجمن حقوق و دستمزد آمریکا، بیش از 75 درصد از کارکنان بخشی از زمان کاری خود را به مواردی مانند صحبت با دوستان یا خوردن نهار یا میان وعده اختصاص می‌دهند.

نرم افزار حضورغیاب ضمن کنترل این موارد، کلیه زمان تلف شده را محاسبه می‌کند و در برنامه انتهایی پرداخت دستمزدها درج می کند.

اطلاع داشتن کارکنان از وضعیت کاری خود

برای یک کارمند یا کارگر، ممکن است این سؤال پیش بیاید که چه زمانی از مرخصی من باقیمانده است؟ آیا زمان اضافه کاری من ثبت شده است یا خیر؟ و از این قبیل سؤالات.

نرم افزار حضور و غیاب ، این امکان را به کارکنان می‌دهد که کارکنان به جای صرف زمان و بررسی پرونده‌های متعدد، از وضعیت مرخصی و ساعت کاری خود مطلع شوند و اختلاف زمان کاری و زمان مرخصی خود را داشته باشند.

نکته دیگر اینکه کارکنان می‌توانند در هر زمان دلخواه به این اطلاعات دسترسی داشته باشند.

این ظرفیت نرم افزار حضورغیاب ، مدیران را هم راحت تر کرده است و مدیر هر بخش می‌تواند برنامه روزانه و حتی ماهانه خود را بر روی حافظه این نرم افزار قرار دهد.

بنابراین یک کارگر یا کارمند به راحتی می تواند اطلاعات مربوط به زمان کاری و مرخصی را کسب کند و از ساعات کار خود اطلاعات لازم را داشته باشد.

این مورد نه تنها مسیر حرکت کارکنان را مشخص می‌کند، بلکه از تلف شدن وقت آنها و مدیران مربوط جلوگیری می‌کند.

قابلیت رشد نرم افزار حضورغیاب به رشد کسب و کارتان کمک می‌کند

واضح است زمانی که یک کارخانه، سازمان  یا کارگاه با سیستم حضور و غیاب دستی و کاغذی کار می کند با افزایش کارمندان و بزرگ شدن حجم و اندازه واحدها و تعداد پرسنل بازدهی رو به کاهشی دارد.

حال اگر همین ارگان، از یک نرم افزار حضورغیاب بهره مند باشد، علاوه بر اینکه خود قابلیت رشد دارد، نرم افزار حضورغیاب هم بسته به تعداد و اندازه شرکت امکان بزرگ شدن و ارتقا دارد که همین امر، یک نوع امتیاز برای مجموعه کسب و کار محسوب می شود.

4.6/5 - (16 امتیاز)