تنظیمات دستگاه حضور و غیاب

تنظیمات تاریخ و ساعت در انواع دستگاه حضور و غیاب

پس از خرید یک دستگاه حضور و غیاب اولین موردی که پس از راه اندازی دستگاه با اهمیت است تنظیمات دستگاه حضور و غیاب (Attendance device settings) است. دستگاه شما هر قدر هم که پیشرفته و گران قیمت باشد اگر به درستی تنظیم نشود برای شما و سازمانتان کارایی چندانی نخواهد داشت. یکی از اصلی‌ترین بخش تنظیمات یک دستگاه کنترل ورود و خروج پرسنل موارد مربوط به ساعت و تاریخ دستگاه است. خوشبختانه با وجود تولیدکنندگان مطرحی که در داخل ایران در حال حاضر وجود دارند دیگر نیازی به تهیه سیستم‌های مدیریت رفت و آمد کارکنان با برندهای دستگاه حضور و غیاب خارجی نیست. در سالهای قبل که تعداد سازندگان داخلی دستگاه حضور و غیاب بسیار کم بود مدیران مجبور بودند برای ایجاد نظم و سازماندهی بهتر نیروها از برندهای خارجی استفاده کنند و بزرگترین چالش در برخی از نسخه‌های خارجی موجود، نبود امکان تنظیم ساعت ایران و تقویم شمسی بود. تنظیمات انواع دستگاه های حضور و غیاب شامل نرم افزار یا مکانیزمی است که برای نظارت و ثبت زمان شروع و پایان کار کارکنان استفاده می شود. هدف همه دستگاه های حضور و غیاب ثبت تعداد ساعات کار هر فرد، وقت شناسی و ثبت حوادث احتمالی در طول روز کاری آنها است. تنظیمات دستگاه حضور و غیاب برای ردیابی و نظارت بر شروع و توقف کار کارکنان استفاده می شود.

تنظیمات دستگاه حضور و غیاب به کارفرما این امکان را می دهد تا بر ساعات کار و ورود دیر هنگام، خروج زود هنگام، زمان استراحت و غیبت کارکنان خود نظارت داشته باشد. به صورت کلی تنظیمات سیستم حضور و غیاب به سه روش امکان پذیر است. اگر دستگاه شما قابلیت سینک شدن با نرم افزار حضور و غیاب را دارد و این سامانه را برای مجموعه خود خریداری کرده‌اید می‌توانید به راحتی از تب تنظیمات نرم افزار برای تنظیم تاریخ و ساعت اقدام کنید. همچنین در سیستم های مدیریتی تردد پرسنل بر روی خود دستگاه نیز امکان تنظیم عمومی سیستم وجود دارد. در برخی دیگر از سیستم‌های کنترل رفت و آمد پرسنل گزینه‌ای به نام تنظیم خوکار روز و ساعت وجود دارد که با فعال کردن آن دستگاه به صورت خودکار تنظیم خواهد شد . توجه داشته باشید برخی از شرکت‌ها برای کسب رضایت مشتریان خود راه اندازی و تنظیم دستگاه حضور و غیاب را به صورت رایگان ارائه می‌دهند که افق فراویژن یکی از این شرکت‌هاست.

چرا تنظیمات دستگاه حضور و غیاب مهم است؟

تنظیمات دستگاه حضور و غیاب کارکنان به بخش منابع انسانی کمک می کند تا ببیند چه کسی و در چه ساعتی در ساعات کاری کار می کند.

به وسیله تنظیمات دستگاه حضور و غیاب می توانید مطمئن باشید که حقوق کارکنان خود را فقط برای زمان کار آنها می پردازید. تنظیمات دستگاه حضور و غیاب کارکنان تصویر دقیقی از هزینه نیروی کار سازمان را ارائه می دهد.

تنظمیات، پردازش، تجزیه و تحلیل داده ها در دستگاه حضور غیاب، غالبا در منوی اصلی نرم افزار قرار داده شده است. پس از انجام تنظیمات تاریخ و ساعت، با گزینش کلید پردازش داده ها، شما می توانید سوابق حضور غیاب را در هر بخش از سازمان در زمان دلخواه خود ردیابی کنید.

بدین وسیله سوابق همه کارکنان با جزئیات کامل در دسترس خواهد بود و امکان ارسال گزارشش های هفتگی یا ماهیانه حضور و غیاب کارکنان وجود دارد. بدین ترتیب برای گرفتن خروجی از نتایج فقط باید در منوی مربوطه روی کلید خروجی کلیک نمائید.

توجه به روش کار دستگاه حضور و غیاب می‌تواند به شما در تنظیمات دستگاه کمک کند.

تنظیمات ساعت و تاریخ دستگاه حضور و غیاب چگونه است؟

کار اصلی دستگاه های حضور و غیاب ثبت ساعت و تاریخ دقیق ورود و خروج افراد به سازمان به منظور نظارت دقیق مدیران بر ساعات کاری کارکنان و ورود و خروج آنها می باشد.

با بکارگیری دستگاه حضور و غیاب محاسبه اضافه‌کاری‌ها، تاخیر ها و غیبت ها و مرخصی های ماهیانه یا ساعتی دیگر دشوار نیست و کارفرمایان و حسابداران با استفاده از این اطلاعات به راحتی حقوق و دستمزد کارمندان را محاسبه می نمایند.

همانطور که ملاحظه نمودید تنها وظیفه دستگاه حضور و غیاب ثبت ساعت و تاریخ کار کارکنان است. به منظور شروع کار دستگاه های حضور و غیاب، ابتدا باید ساعت و تاریخ را در آنها تنظیم کرد که با توجه به نوع هر دستگاه متفاوت است.

اما معمولا تنظیم تاریخ و ساعت دستگاه های حضور و غیاب به یکی از سه روش زیر انجام می شود:

روش اول: استفاده از نرم افزار

با اتصال به دستگاه به وسیله نرم افزار حضور و غیاب می توان به راحتی تنظیمات ساعت و تاریخ را انجام داد. برای اتصال به نرم افزار نیز لازم است که دستگاه حضور و غیاب به شبکه متصل باشد. در ادامه درباره روش تنظیمات ساعت و تاریخ در دستگاه حضور و غیاب با اتصال به شبکه بیشتر توضیح می دهیم.

تنظمیات ساعت و تاریخ دستگاه حضور و غیاب با اتصال به شبکه

از آنجایی که یک کامپیوتر به IP ، Subnet Mask ، Gateway و بعضی از موارد دیگر DNS سرور برای اتصال به شبکه نیاز دارد، دستگاه های حضور و غیاب کارتی و اثر انگشتی نیز مستلزم اتصال به شبکه وب می باشد.

این دستگاه ها مشکلی در اتصال به دستگاه های WAN و LAN نداشته و قابل تنظیم می باشند. حتی یک اینترنت IP valid نیز برای ورود از طریق شبکه و از راه دور کافی است.

IP دارای قابلیت تنظیم به شکل دستی و خودکار DHCP می باشد. تنها در بعضی دستگاه های حضور و غیاب قابلیت تعریف IP به شکل DHCP وجود دارد و این پیش فرض وجود دارد که سایر دستگاه های حضور و غیاب در کل دسترسی را پوشش می دهند.

روش دیگر اتصال وای فای (بی سیم) به شبکه است که با توجه به مدل دستگاه این قابلیت در دستگاه های حضور و غیاب در نظر گرفته شده که با توجه به مدل دستگاه باید انتخاب شده و به دستگاه اضافه گردد.

در هر صورت زمانیکه از طریق شبکه وارد نرم افزار حضور و غیاب شوید، به راحتی می توانید تنظیمات ساعت و تاریخ را انجام دهید.

روش دوم- ورود به منوی تنظیمات از خود دستگاه

انجام تنظیمات زمان و تاریخ با ورود به منو از طریق دستگاه حضور و غیاب نیز امکان پذیر است. این روش زمان بیشتری می برد و باید طبق راهنمای هر دستگاه، مراحل مورد نظر را طی کرد تا تنظیمات به درستی انجام گیرد.

روش سوم – تنظیمات خودکار روی دستگاه حضور و غیاب

در بسیاری از دستگاه ها، دریافت خودکار تاریخ و ساعت از طریق نرم افزار نیز امکان پذیر است. انجام تنظیمات روی حالت خودکار، ساده ترین روش تنظیمات ساعت و تاریخ روی دستگاه های حضور و غیاب است.

انواع تنظیمات دستگاه های حضور و غیاب

استفاده از دستگاه های حضور و غیاب از زمانی که کارفرمایان موظف به ثبت زمان و حضور کارمندان شده اند، چند برابر شده است. اساساً، این به عهده شرکت است که تصمیم بگیرد کدام سیستم را از میان بسیاری از دستگاه های حضور و غیاب موجود در بازار انتخاب کند.

در حال حاضر انواع مختلفی از تنظیمات حضور و غیاب وجود دارد، دستگاه های کارتی، قدیمی ترین نوع هستند و سیستم های اثر انگلشتی و تشخبص چهره با عمکلردهای بسیار پیچیده جزو انواع دستگاه های حضور و غیاب پیشرفته و جدید به شمار می آیند.

با توجه به اینکه شرکت ها می توانند انتخاب کنند که کدام دستگاه حضور و غیاب با نیازهای آنها مطابقت دارد، بیایید با نگاهی دقیق تر به مزایا و معایب هر یک از تنظیمات دستگاه های حضور و غیاب بپردازیم.

دستگاه های حضور و غیاب کارتی

سالهاست که دستگاه های حضور و غیاب کارتی سال ها است که در بخش ها یا صنایع خدمات، برای نظارت بر ساعات کار و محاسبه اضافه کاری ها استفاده می شوند. آنها تا زمانی که دستگاه های جدید و جایگزین های تکنولوژیکی و مدرن پدیدار نشده بودند، رایج ترین دستگاه های حضور و غیاب بودند.

دستگاه های حضور و غیاب کارتی، کم هزینه ترین دستگاه ثبت حضور و غیاب است. کارکنان یک کارت زمان دریافت می کنند که آن را روی دستگاه می کشند.

هر بار که کارت کشیده می شود، داده هایی را جمع آوری می کند که به طور خودکار به یک برگه زمان در رایانه منتقل می شود و تمام کاغذهای دستی را حذف می کند. مشکل این سیستم این است که هر کسی می تواند کارت بکشد. البته گاهی برخی مشکلات دستگاه حضور و غیاب در لحظه است و امکان رفع پس از چند دقیقه را دارد.

بنابراین، معایب دستگاه های حضور و غیاب کارتی عبارتند از:

• هزینه مالی بالا
• انعطاف ناپذیر بودن
• عدم وجود امنیت (هرکسی می تواند از کارت شما استفاده کند)
• برای SME ها یا استارتاپ ها (به دلیل هزینه بالای آنها) مناسب نیست

دستگاه های حضور و غیاب بیومتریک

دستگاه های حضور و غیاب بیومتریک از پیچیده ترین انواع دستگاه های حضور و غیاب هستند که کنترل بیومتریک کارکنان را هنگام ورود و خروج از شرکت با اثر انگشت، عنبیه، مردمک یا تشخیص چهره و غیره تحت نظارت قرار می دهد. این تکنیک های ریاضی و آماری را در مورد ویژگی های بدنی برای تأیید هویت شخص اعمال می کند.

در حال حاضر، دستگاه های تشخیص اثر انگشت برای جلوگیری از انتشار ویروس COVID-19 توصیه نمی شود.

چون با شیوع جهانی COVID-19، هنگام استفاده از صفحه های مکرر لمس شده و اسکنرهای اثر انگشت، سلامت شخصی شما ممکن است در معرض خطر باشد. به همین علت دستگاه های تشخیص چهره بیشتر رایح شده اند.

دستگاه های حضور و غیاب تشخیص چهره، در شرکت هایی که امنیت بسیار مهم است رایج است زیرا آنها تضمین می کنند که فقط پرسنل مجاز می توانند وارد ساختمان شوند. بنابراین می توان گفت که این مزیت اصلی آنها است. از سوی دیگر، هزینه های بالای آن یک اشکال بزرگ این نوع دستگاه های حضور و غیاب به شمار می آید.

نحوه انتخاب تنظیمات دستگاه حضور و غیاب

همانطور که گفته شد، انواع مختلفی از سیستم های حضور و غیاب وجود دارد اما اگر به دنبال دستگاهی با برنامه تنظیمات ساده هستید، مطمئن شوید دستگاه شما دارای ویژگی های زیر است:

• دسترسی شبانه روزی شخصی
• رابط کاربری آسان از نوع تحت وب
• قابلیت ادغام با محتوای خارجی
• گزارش دهی تمام اطلاعاتی که کسب و کار شما نیاز دارد

تنظیمات دستگاه حضور و غیاب معمولا شامل موارد زیر می شود:

• ورود و خروج را ثبت می کند.
• به درخواست های کارکنان فوراً از طریق سیستم مدیریت مرخصی آنلاین پاسخ می دهد.
• ارسال/پذیرش درخواست های تعطیلات را مدیریت می کند.
• با استفاده از تلفن هوشمند به برنامه های رایج دسترسی پیدا می کند.
• از GPS تلفن هوشمند خود برای ردیابی مکان ها استفاده می کند.
• همه اطلاعات را روی فضای ابر ذخیره می کند.

آخرین ویژگی ذکر شده بسیار مهم است. مهم نیست که کسب و کار شما بزرگ یا کوچک است، باید بتوانید از گزینه ابری برای ذخیره اطلاعات کارکنان خود استفاده کنید.

ایجاد تنظیمات شیفت

درست کردن تنظیمات شیفت نیز کار ساده ای است و می توانید در فهرست تنظیمات حضور و غیاب خود تغییرات لازم را اعمال کنید.

بدین وسیله اطلاعات مربوط به کارمندان و بخش آنها را در نرم افزار انتخابی خود وارد کرده و پس از ان ساعت ورود و خروج، طول ساعات کاری و مابقی داده ها را تنظیم نمائید تا شیفت دستگاه حضور و غیاب را بر اساس آن تنظیم نمائید. پس از این مرحله کلیه نرم افزارهای ضروری را بررسی نمائید.

نرم افزار تنظیمات دستگاه حضور و غیاب

نرم افزار تنظیمات دستگاه های حضور و غیاب یک بستر فناوری اطلاعات است که از طریق رایانه، لپ تاپ یا برنامه تلفن همراه در هر زمانی قابل دسترسی است و کارکنان می توانند از آنها برای ثبت زمان شروع و پایان کار خود استفاده کنند.

این نرم افزارها معمولا به صورت برنامه های پولی موجود هستند و حجم آنها بسته به تعداد کارکنان یا کاربران شرکت متفاوت است.

برخی از سیستم های موجود در بازار ویژگی هایی را ارائه می دهند که ما را قادر می سازد، برای مثال، میزان کار یک کارمند، مدیریت اوقات فراغت، دریافت داده های زمان واقعی و ایجاد گزارشات خودکار را تنها با یک کلیک انجام دهیم.

به عبارت دیگر، یک نرم افزار حضور و غیاب نه تنها ساعات کار کارکنان را ثبت و ذخیره می کند، بلکه مجموعه ای از ویژگی های اضافی را نیز ارائه می دهد که می تواند برای بخش منابع انسانی بسیار مفید باشد.