چرا دستگاه حضور و غیاب بخریم؟ از زمانی که انقلاب صنعتی در قرن هجدهم در اروپا و آمریکا آغاز شد، بهره‌گیری از نیروی انسانی در صنایع و مشاغل گوناگون رواج یافت. پرداخت حقوق به کارکنان مستلزم آگاهی دقیق از ساعات کاری آنان بود. بنابراین، ثبت و ضبط حضور و غیاب کارکنان و محاسبه میزان کارکردشان همواره یکی از دغدغه‌های اصلی کارفرمایان و صاحبان صنایع بوده است. در این مطلب به بررسی نقش و اهمیت دستگاه های حضور و غیاب در سیستم های اتوماسیون اداری می پردازیم.
چرا باید دستگاه حضور و غیاب بخریم؟
راه اندازی سیستم اتوماسیون حضور و غیاب در هر شرکتی نیازمند هزینه های مالی مرتبط با خرید، نصب، نگهداری و تعمیرات است. همچنین، برای اجرای صحیح این سیستم، به یک کامپیوتر مجزا نیاز خواهید داشت. ممکن است این سوال مطرح شود که صرف این هزینه ها چه فوایدی دارد؟ آیا نمی توان ورود و خروج کارکنان را به صورت دستی یا در یک فایل اکسل ثبت کرد؟
اولین روش جمع‌آوری اطلاعات حضور و غیاب کارکنان، ثبت دستی آن‌ها در دفاتر بود. با وجود اینکه هنوز برخی کارفرمایان از این روش سنتی استفاده می‌کنند، ثبت دستی ترددها مشکلات زیادی دارد.
-مشکلات ثبت دستی ترددها
زمانبر بودن:این روش، در نگاه اول ساده و ارزان به نظر می‌رسد، اما در عمل وقت‌گیر و پر از اشکال است. نوشتن ترددها به صورت دستی زمان زیادی می‌طلبد و در صورت داشتن تعداد زیاد کارکنان، نیاز به یک فرد تمام وقت برای انجام این کار دارید.
اشتباهات انسانی:بزرگ ترین مشکل ثبت دستی ترددها، اشتباهات انسانی است که می‌تواند به خطا در پرداخت‌ها و نارضایتی کارکنان منجر شود. این مشکلات باعث شد تا ایده مکانیزه کردن ثبت ورود و خروج‌ها شکل بگیرد. در اوایل قرن بیستم، دستگاه‌های مکانیکی ساده‌ای برای ثبت تردد تولید شدند که زمان ورود و خروج را روی کارت های مخصوص پانچ می‌کردند. با وجود اینکه دستگاه‌های پانچی پیشرفته‌تری نیز تولید شده‌اند، اما استفاده از آن‌ها همچنان محدود است.
با پیشرفت تکنولوژی و به ویژه توسعه علوم کامپیوتری، دستگاه های حضور و غیاب دیجیتال به بازار عرضه شدند. این دستگاه‌ها تحولی عظیم در اتوماسیون ثبت ترددها ایجاد کردند. این دستگاه‌ها می‌توانند اطلاعات تردد را به صورت دقیق و بدون خطا ثبت کنند و زمان و هزینه‌های مرتبط با مدیریت حضور و غیاب را به شدت کاهش دهند.
علاوه بر دقت و صرفه‌جویی در زمان، دستگاه‌های حضور و غیاب دیجیتال امکانات بیشتری را نیز فراهم می‌کنند. آن‌ها می‌توانند گزارش‌های دقیق و جامعی از تردد کارکنان ارائه دهند، که این گزارش‌ها برای تحلیل و بهبود فرآیندهای مدیریتی بسیار مفید هستند. همچنین، این دستگاه‌ها قابلیت اتصال به سیستم‌های حقوق و دستمزد را دارند، که این امر موجب سهولت در محاسبه حقوق و مزایا می‌شود.
بنابراین، استفاده از دستگاه‌های حضور و غیاب دیجیتال نه تنها به صرفه‌جویی در زمان و کاهش خطاهای انسانی کمک میکند، بلکه باعث افزایش دقت و بهره‌وری در مدیریت تردد کارکنان نیز می‌شود. این مزایا نشان می‌دهند که هزینه‌های اولیه برای خرید و نصب این دستگاه‌ها، در بلند مدت به سود شرکت خواهد بود.
مهم‌ترین مزایای استفاده از سیستم حضور و غیاب
استفاده از سیستم‌های دستگاه حضور و غیاب در سازمان‌ها و شرکت ها دارای مزایای متعددی است که در ادامه به بررسی برخی از مهم‌ترین آن‌ها می‌پردازیم:
- افزایش سرعت محاسبه ساعات کارکرد
با استفاده از سیستم های دستگاه حضور و غیاب، زمان محاسبه ساعات کارکرد کارکنان به طرز چشمگیری کاهش می‌یابد. این سیستم ها به صورت خودکار تمامی ورود و خروج‌ها را ثبت کرده و محاسبات مربوط به ساعات کاری را انجام می‌دهند.
- حذف یا کاهش اشتباهات انسانی
خودکار شدن فرآیند ثبت و محاسبه حضور و غیاب، احتمال بروز خطاهای انسانی را به حداقل می‌رساند. سیستم‌های دستگاه حضور و غیاب ، به دقت اطلاعات را ثبت می‌کنند و این دقت در نهایت منجر به پرداخت‌های صحیح و بدون اشتباه می‌شود.
- نظارت و مدیریت دقیق‌تر بر عملکرد کارکنان
سیستم‌های دستگاه حضور و غیاب امکان نظارت دقیق بر عملکرد کارکنان را فراهم می‌کنند. مدیران می‌توانند با استفاده از این سیستم‌ها، به راحتی ورود و خروج‌ها، تأخیرها و غیبت‌های کارکنان را پایش کنند و تصمیمات مدیریتی مناسب را اتخاذ کنند.
- پیشگیری از سوءاستفاده های احتمالی
دستگاه حضور و غیاب پیشرفته مانند اثر انگشتی و تشخیص چهره، امکان سوءاستفاده را به حداقل می‌رسانند. این دستگاه‌ها با شناسایی دقیق افراد، از ثبت ترددهای غیرواقعی توسط سایرین جلوگیری می‌کنند.
- ثبت و ذخیره سازی اطلاعات تردد
تمامی ترددها در سیستم‌های دستگاه حضور و غیاب به صورت منظم و دقیق ثبت و در یک بانک اطلاعاتی ذخیره می‌شوند. این امکان به مدیران اجازه می‌دهد که در هر زمان به سوابق کارکرد ماه‌ها و سال‌های گذشته دسترسی داشته باشند و به راحتی گزارش‌های مورد نیاز را استخراج کنند.
- امکان تولید خروجی برای سیستم پرداخت حقوق و دستمزد
سیستم های حضور و غیاب قابلیت اتصال به سیستم‌های حقوق و دستمزد را دارند. این ویژگی باعث می شود تا اطلاعات تردد به صورت مستقیم و بدون نیاز به ورود دستی به سیستم حقوق و دستمزد منتقل شود و محاسبات مربوط به پرداخت‌ها به صورت دقیق‌تر انجام گیرد
- تهیه گزارشات متنوع و کاربردی
یکی از مزایای برجسته سیستم های حضور و غیاب، امکان تهیه گزارش‌های متنوع و کاربردی است. این گزارش‌ها می‌توانند شامل جزئیات حضور و غیاب، تأخیرها، اضافه‌کاری ها و دیگر اطلاعات مرتبط با تردد کارکنان باشند. مدیران می‌توانند با استفاده از این گزارش‌ها، تحلیل‌های دقیقی انجام داده و تصمیمات بهتری برای بهبود فرآیندها و افزایش بهره‌وری سازمان اتخاذ کنند.
استفاده از سیستم‌های حضور و غیاب، علاوه بر افزایش دقت و سرعت در مدیریت تردد کارکنان، موجب بهبود کلی فرآیندهای سازمانی و کاهش هزینه‌ها می‌شود. این مزایا نشان‌دهنده اهمیت استفاده از این سیستم‌ها در هر سازمانی است که به دنبال بهره‌وری و مدیریت بهینه منابع انسانی خود است.
سخن پایانی در باره این که چرا دستگاه حضور و غیاب بخریم؟
با توجه به تحولات گسترده‌ای که در زمینه مدیریت منابع انسانی رخ داده، استفاده از دستگاه های حضور و غیاب به یک ضرورت تبدیل شده است. این دستگاه ها نه تنها به بهبود دقت و کاهش اشتباهات انسانی کمک می‌کنند، بلکه زمان و هزینه های مرتبط با مدیریت تردد کارکنان را نیز به شدت کاهش می دهند.
سوالات متداول درباره این که چرا دستگاه حضور و غیاب بخریم؟
1-چه عواملی باید در انتخاب دستگاه حضور و غیاب مورد توجه قرار بگیرد؟
عواملی مانند دقت ثبت، امنیت، قابلیت اتصال به سیستم های دیگر، سهولت استفاده و هزینه های نصب و نگهداری باید در انتخاب دستگاه حضور و غیاب مدنظر قرار گیرند.
2-آیا سیستم های حضور و غیاب می توانند به امنیت اطلاعات سازمان کمک کنند؟
بله، سیستم های حضور و غیاب با استفاده از امکانات امنیتی مانند رمزنگاری داده ها و شناسایی بیومتریک، می توانند به امنیت اطلاعات سازمان کمک کنند.
3-آیا استفاده از سیستم های حضور و غیاب به کاهش هزینه های مدیریتی کمک میکند؟
بله، استفاده از سیستم های حضور و غیاب به کاهش هزینه های مدیریتی کمک میکند، از جمله کاهش هزینه های مرتبط با محاسبه حقوق و دستمزد، نظارت بر عملکرد کارکنان و کاهش اشتباهات انسانی.
