آیا دستگاه حضور و غیاب بدون اینترنت کار می کند؟
سیستم های حضور و غیاب بخش حیاتی هر سازمان محسوب می شوند، زیرا نظم، دقت و شفافیت در ثبت زمان ورود و خروج کارکنان را تضمین می کنند. این دستگاه ها با کمک فناوری هایی مانند اثر انگشت، تشخیص چهره یا کارت RFID داده ها را ثبت کرده و به نرم افزار منابع انسانی ارسال می کنند. اما یکی از پرسش های رایج میان مدیران شرکت ها این است که آیا دستگاه حضور و غیاب بدون اینترنت کار می کند؟
پاسخ کوتاه این است که بله، بسیاری از مدل ها می توانند بدون اتصال دائم به اینترنت هم فعالیت کنند، اما نحوه ی عملکرد و انتقال داده ها در حالت آفلاین تفاوت هایی دارد. در این مقاله به صورت کامل و فنی بررسی می کنیم که دستگاه های حضور و غیاب در چه شرایطی بدون اینترنت کار می کنند، چه محدودیت هایی دارند، و چه نکاتی را باید برای حفظ امنیت و صحت اطلاعات در نظر گرفت.
ساختار عملکرد دستگاه حضور و غیاب و وابستگی آن به اینترنت
برای درک بهتر این سؤال که دستگاه حضور و غیاب بدون اینترنت کار می کند یا نه، باید ابتدا نحوه ی عملکرد کلی این دستگاه ها را بشناسیم. هر دستگاه حضور و غیاب از سه بخش اصلی تشکیل شده است: بخش سخت افزاری (شامل سنسور اثر انگشت یا دوربین چهره خوان)، حافظه داخلی برای ذخیره ی داده ها، و نرم افزار کنترلی که اطلاعات را به سرور یا کامپیوتر مرکزی منتقل می کند.
دستگاه حضور و غیاب با اتصال به شبکه اینترنت می تواند داده ها را به سرور مرکزی بفرستد. در این شرایط مدیران منابع انسانی اطلاعات حضور کارکنان را به راحتی مشاهده کرده و در صورت نیاز گزارش لازم را دریافت می کنند. در شرایطی که اینترنت قطع شود، این دستگاه به صورت آفلاین کار می کند.
در این حالت، دستگاه همچنان قادر است اثر انگشت یا کارت افراد را شناسایی کرده و زمان ورود و خروج را ثبت کند، اما اطلاعات در حافظه ی داخلی ذخیره می شود. سپس، به محض برقراری اتصال اینترنت یا شبکه، داده ها به صورت خودکار همگام سازی (Sync) می شوند.
در واقع، اینترنت تنها نقش واسطه در انتقال داده دارد، نه در ثبت یا تشخیص. بنابراین دستگاه های حضور و غیاب مدرن می توانند بدون اینترنت، اما با حافظه ی کافی، به طور کامل عملیات شناسایی و ثبت را انجام دهند.
تفاوت عملکرد دستگاه های آنلاین و آفلاین
در بازار امروز، دو نوع کلی دستگاه حضور و غیاب وجود دارد. مدل های آنلاین و مدل های آفلاین. این دو دسته هستند. دستگاه آنلاین با اتصال به اینترنت کار می کند در حالی که دستگاه آفلاین بدون اینترنت فعالیت دارد. هر کدام مزایا و محدودیت های خود را دارند و انتخاب میان آن ها بستگی به شرایط سازمان و نوع فعالیت دارد. برای شفاف تر شدن تفاوت ها، در جدول زیر ویژگی های اصلی این دو مدل را مقایسه کرده ایم:
| ویژگی ها | دستگاه حضور و غیاب آنلاین | دستگاه حضور و غیاب آفلاین (بدون اینترنت) |
| نیاز به اینترنت دائمی | دارد | ندارد |
| ذخیره سازی داده ها | در سرور ابری یا شبکه مرکزی | در حافظه داخلی دستگاه |
| سرعت دسترسی به گزارش ها | لحظه ای (Real-time) | پس از همگام سازی |
| مناسب برای | شرکت های چندشعبه و بزرگ | کارگاه ها یا مکان های فاقد اینترنت |
| ریسک از دست رفتن داده ها | بسیار پایین (بک آپ خودکار) | متوسط، در صورت پر شدن حافظه |
| هزینه نگهداری | بیشتر | کمتر |
در مدل آفلاین، دستگاه به صورت مستقل عمل می کند و نیازی به ارتباط همیشگی با شبکه ندارد. این مزیت باعث می شود حتی در مناطق دورافتاده یا پروژه های خارج از شهر نیز امکان کنترل تردد کارکنان وجود داشته باشد. با این حال، محدودیت اصلی در این حالت، عدم دسترسی لحظه ای به اطلاعات است. مدیران باید منتظر بمانند تا داده ها به صورت دستی یا از طریق کابل USB و یا شبکه ی LAN منتقل شوند.
از سوی دیگر، دستگاه های آنلاین، به ویژه مدل های مجهز به سیستم ابری، امکان نظارت لحظه ای را فراهم می کنند و برای سازمان های بزرگ تر با ساختار چندشعبه ای بسیار مناسب ترند.(بیشتر بخوانید: مدیریت تردد در سازمان هایی با چند شعبه)
نحوه ی عملکرد دستگاه حضور و غیاب در حالت بدون اینترنت
زمانی که اتصال اینترنت قطع است، دستگاه حضور و غیاب وارد حالت آفلاین می شود. در این وضعیت، هر بار که یک کارمند اثر انگشت یا کارت خود را ثبت می کند، دستگاه اطلاعات مربوط به کد کاربری، زمان و تاریخ را در حافظه ی داخلی ذخیره می کند. این حافظه معمولاً ظرفیت ثبت بین ۵۰ هزار تا ۵۰۰ هزار رکورد تردد را دارد. داده ها تا زمانی که اینترنت یا کابل شبکه دوباره متصل شود، در دستگاه باقی می مانند.
به محض برقراری اتصال، دستگاه با نرم افزار مرکزی همگام می شود و همه ی اطلاعات ثبت نشده را به سیستم اصلی ارسال می کند. این فرآیند به صورت خودکار انجام می شود و نیازی به مداخله ی کاربر ندارد. تنها در دستگاه های قدیمی تر، ممکن است لازم باشد داده ها از طریق USB به صورت دستی منتقل شوند.
از نظر عملکرد، هیچ تفاوتی میان شناسایی اثر انگشت یا کارت در حالت آنلاین و آفلاین وجود ندارد، زیرا الگوریتم های تطبیق و تشخیص در حافظه ی خود دستگاه اجرا می شوند. به عبارت دیگر، دستگاه حضور و غیاب بدون اینترنت نیز می تواند به صورت مستقل عملیات احراز هویت را انجام دهد، تنها انتقال داده ها به تأخیر می افتد.
در بسیاری از مدل های مدرن، حتی در زمان قطع اینترنت، گزارش ها روی نمایشگر دستگاه قابل مشاهده هستند تا مدیر بتواند به صورت محلی بررسی اولیه را انجام دهد.
مزایا و محدودیت های استفاده از دستگاه حضور و غیاب بدون اینترنت
مزیت اصلی استفاده از دستگاه حضور و غیاب بدون اینترنت، استقلال کامل از زیرساخت شبکه است. در مکان هایی که اینترنت ضعیف یا قطع و وصل دارد، این ویژگی حیاتی است. برای مثال، در کارگاه های عمرانی، پروژه های راه سازی، یا کارخانه هایی که در مناطق صنعتی خارج از شهر قرار دارند، اتصال اینترنت ممکن است پایدار نباشد. در چنین مواردی، حالت آفلاین از توقف ثبت داده ها جلوگیری می کند.
همچنین، دستگاه های بدون اینترنت از نظر امنیت داده ها نیز مزایای خاصی دارند، زیرا اطلاعات روی سرور خارجی ارسال نمی شوند و فقط در حافظه ی محلی ذخیره می گردند. این ویژگی برای سازمان هایی که سیاست حفظ داده های داخلی دارند (مانند مؤسسات مالی یا نظامی) بسیار ارزشمند است.
با این حال، این سیستم معایبی نیز دارد. اول اینکه در صورت پر شدن حافظه، دستگاه دیگر قادر به ذخیره رکورد جدید نیست و باید سریعاً تخلیه شود. دوم اینکه تا زمان برقراری ارتباط، مدیران نمی توانند وضعیت حضور کارکنان را به صورت لحظه ای ببینند.
همچنین اگر به هر دلیل دستگاه آسیب ببیند یا ریست شود، احتمال از دست رفتن بخشی از داده ها وجود دارد، مگر اینکه ع
