به دلیل تنوع بالای سیستم های حضور و غیاب، افراد هنگام انتخاب آن ها با چالش مواجه شده و دچار سردرگمی می شوند. از این رو بررسی انواع سیستم حضور و غیاب و مزایا آن، به شما کمک می کند تا بتوانید یک نمونه مناسب با کسب و کار خود را انتخاب کنید. این دستگاه ها که زمان ورود و خروج اشخاص را به ثبت می رسانند در انواع و مدل های مختلفی تولید می شوند که هر یک از آن ها عملکرد ویژه ای دارند.
بررسی انواع سیستم حضور و غیاب و مزایا آن
برای بررسی انواع سیستم حضور و غیاب و مزایا آن باید بدانید که تنوع این دستگاه بسیار زیاد است و قبل از خرید باید به طور کامل با همه آن ها آشنا شوید. این امر سبب می شود تا نحوه کارکرد هر یک از مدل ها را بشناسید و در نتیجه یک نمونه مناسب با کسب و کار خود را انتخاب کرده و خریداری کنید. در حالت کلی استفاده از این سیستم ها با مزیت های بی شماری همراه هستند که مهم ترین آن ها عبارتند از:
- افزایش امنیت
با استفاده از این دستگاه ها امنیت کسب و کار ها افزایش می یابد و از ورود افراد غیر مجاز جلوگیری می شود. - کاهش خطای انسانی
این دستگاه ورود و خروج ها را با دقت بالایی به ثبت می رساند و در نتیجه احتمال بروز خطای انسانی به شدت کاهش می یابد. - بهبود مدیریت زمان
این سیستم می تواند در برنامه ریزی امور به مدیریت کمک کند تا کار های مهم در بهترین زمان ممکن انجام گیرد. - بهبود بهره وری
این سیستم میزان کارآیی کارمندان را بهبود بخشیده و روند کاری را بهینه سازی کرده است. - افزایش شفافیت
کارکنان به طور دقیق از زمان ورود و خروج های خود مطلع شده و مدیران نیز به طور کامل از وضعیت کارکرد پرسنل اطلاع پیدا می کنند.
معرفی انواع سیستم حضور و غیاب
در بررسی انواع سیستم حضور و غیاب و مزایا آن متوجه خواهید شد که این سیستم در انواع و مدل های گوناگونی تولید شده و به بازار ارائه می شود. سیستم مبتنی بر کارت و بیومتریک از مهم ترین انواع این دستگاه ها هستند که به تفضیل با آن ها آشنا می شویم.
- سیستم مبتنی بر کارت
برای استفاده از این سیستم پرسنل باید یک کارت مغناطیسی یا الکترونیکی داشته باشند. این سیستم مجهز به دستگاه کارتخوان است که در ورودی و خروجی ها نصب می شوند. پرسنل هنگام ورود و خروج از شرکت و یا اداره مربوطه، کارت می کشند تا ساعات رفت و آمد آن ها به طور دقیق مشخص شود.
مزایای سیستم مبتنی بر کارت
استفاده از این نوع سیستم حضور و غیاب با مزیت های زیادی برای افراد همراه هست که مهم ترین آن ها عبارتند از:
- استفاده آسان از دستگاه
- یکپارچه سازی کل مجموعه و مدیریت آسان تر ورود و خروج پرسنل
- قابل اعتماد بودن دستگاه و عدم امکان خطا در ثبت ورود و خروج ها
- ارزان تر و مقرون به صرفه بودن دستگاه نسبت به برخی دیگر از مدل ها
البته این سیستم حضور و غیاب در برابر مزیت های زیادی که دارد، با معایبی نیز همراه است که مهم ترین آن ها عبارتند از:
- احتمال دزدیده شدن دستگاه وجود دارد.
- این دستگاه به تعمیر و نگهداری منظم و دوره ای نیاز دارد.
- احتمال فرسوده شدن و یا شکستن کارت ها وجود دارد.
- در شرایطی که کارمندان فراموش کنند کارت بکشند، قطعا ورود و خروج آن ها با این دستگاه ثبت نخواهد شد.
- امکان سفارشی سازی در آن وجود ندارد.
- سیستم بیومتریک
در بررسی انواع سیستم حضور و غیاب و مزایا آن با نمونه دیگری از این نوع دستگاه ها آشنا می شویم. این دستگاه برای ثبت ورود و خروج ها به یک اسکنر مجهز شده است و از این طریق اطلاعات فردی اشخاص را به ثبت می رساند. این مدل از دستگاه های حضور و غیاب خود در انواع مختلفی تولید می شوند که مهم ترین آن ها عبارتند از:
- تشخیص اثر انگشت
- تشخیص چهره
- تشخیص هندسه دست
- تشخیص صدا
استفاده از این سیستم در کسب و کار های مختلف با مزیت های زیادی برای مدیران همراه خواهد بود که مهم ترین آن ها عبارتند از:
- دقت بالای این دستگاه ها
- عدم امکان سرقت دستگاه
- آسان بودن نحوه کار با دستگاه
- امکان یکپارچه سازی و ادغام دستگاه با سایر نرم افزار های حقوق و مزایا
البته که این سیستم نیز مانند دیگر نمونه ها در برابر مزیت هایی که دارد، با معایبی نیز همراه است که مهم ترین آن ها عبارتند از:
- بالا بودن قیمت دستگاه
- امکان بروز مشکلات فنی مانند نقص سنسور در دستگاه
- عدم داشتن دقت کافی برای ثبت اطلاعات افرادی که دائم چهره خود را تغییر می دهند.
- دسترسی به حریم خصوصی افراد
سیستم سیار یکی از برترین سیستم های حضور و غیاب
در بررسی انواع سیستم حضور و غیاب و مزایا آن متوجه می شویم که این سیستم تنوع بسیار بالایی دارد و فقط به دو مورد نام برده در بالا محدود نمی شود. یکی دیگر از برترین نمونه های این سیستم ها، نوع سیار آن ها می باشد. در این سیستم پرسنل می توانند با استفاده از یک دستگاه سیار حضور و غیاب خود را به ثبت می رساند.
در این سیستم معمولا اپلیکیشن هایی بر روی موبایل و یا تبلت افراد نصب شده و از این طریق پرسنل می توانند ساعات ورود و خروج خود را ثبت کنند.همه اطلاعات هر پرسنل بلافاصله در اختیار مدیران قرار گرفته و برای تعیین حقوق و دستمزد ها مورد استفاده قرار می گیرند. از مهم ترین مزایای استفاده از این سیستم می توان به موارد زیر اشاره کرد:
- استفاده از این سیستم بسیار انعطاف پذیر بوده و برای کارکنان دورکار نیز مورد استفاده قرار می گیرند.
- کار با این سیستم بسیار ساده و راحت است.
- حضور و غیاب با این سیستم، سبب صرفه جویی در زمان می شود.
- ردیابی بی درنگ از دیگر ویژگی های مهم این سیستم است.
البته که استفاده از این سیستم در کنار مزیت هایی که دارد، با معایبی نیز همراه است که مهم ترین آن ها عبارتند از:
- احتمال بروز مشکلات فنی مانند ایراد در شبکه وجود دارد.
- امکان نیاز به نصب نرم افزار های اضافی و در نتیجه هزینه بر بودن سیستم
- امکان دسترسی دستگاه به حریم خصوصی افراد و ردیابی موقعیت مکانی
- اتکا به فناوری
سیستم حضور و غیاب مبتنی بر تلفن و یا GPS
هنگام بررسی انواع سیستم حضور و غیاب و مزایا آن، متوجه می شویم که یکی از مدرن ترین نمونه از این دستگاه ها، با استفاده از تلفن همراه قابل استفاده می باشند. در این سیستم شرایطی فراهم می شود تا پرسنل بتوانند به صورت تلفنی حضور خود را اعلام کنند. برای این کار پرسنل به شماره تلفن مخصوصی تماس گرفته و پس از انجام یکسری دستورات، حضور و غیاب خود را ثبت می کنند. برای ثبت اطلاعات در این سیستم معمولا از فناوری تشخیص صدا استفاده می شود و دسترسی به آن بسیار ساده و راحت می باشد. احتمال خطا در این سیستم وجود ندارد و اطلاعات به طور دقیق به ثبت می رسد.
از طرفی این سیستم بسیار ارزان و مقرون بصرفه بوده و برای اکثر کسب و کار ها مناسب است. علاوه بر این سیستم، نمونه دیگری از دستگاه های حضور و غیاب نیز وجود دارند که با GPS کار می کنند. در این سیستم همه چیز با کمک گوشی های هوشمند و GPS مشخص شده و به ثبت می رسد. از این رو بسیار دقیق و در عین حال انعطاف پذیر بوده و کاملا مقرون بصرفه است. از معایب این سیستم می توان به مواردی همچون متکی بودن به فناوری و نداشتن دقت کافی به دلیل امکان ضعیف بودن سیگنال ها اشاره کرد. علاوه بر این سیستم ها، نرم افزار حضور غیاب ابری نیز گزینه مناسبی برای مدیریت حضور و غیاب است که دسترسی آسانی نیز دارد.
کلام آخر در رابطه بررسی انواع سیستم حضور و غیاب
بسیاری از افراد که قصد راه اندازی یک کسب و کار را دارند، برای مدیریت بهتر به دنبال بررسی انواع سیستم حضور و غیاب و مزایا آن هستند. امروزه تنوع بالایی از این سیستم ها تولید شده اند که هر یک از آن ها دارای ویژگی های منحصر بفردی بوده و مزیت ها و معایب خاصی دارند. از این رو زمانی که این سیستم ها را بشناسید راحت تر می توانید یک نمونه مناسب با کسب و کار خود را انتخاب کرده و خریداری کنید. برای این کار کافیست که به سایت افق فرا ویژن مراجعه کرده و محصول مورد نظر خود را سفارش داده و خریداری کنید.
سوالات متداول در مورد دستگاه
- نرم افزار حضور و غیاب چه اقداماتی را انجام می دهد؟
این نرم افزار همه اطلاعاتی که توسط دستگاه ها ثبت شده اند را دریافت کرده و تجزیه و تحلیل می کند. در نهایت نیز لیست کاملی از حقوق و مزایای افراد را با توجه به همین اطلاعات صادر می کند. - سیستم حضور و غیاب مبتنی بر وب چگونه عمل می کند؟
در این سیستم پرسنل از طریق اتصال به اینترنت، به نرم افزار حضور و غیاب دسترسی پیدا کرده و اطلاعات ورود و خروج خود را ثبت می کنند. - مهم ترین مزیت های سیستم حضور و غیاب تحت وب کدام است؟
دسترسی پذیری بالا، ردیابی بی درنگ، هزینه اولیه کم و همچنین امکان رشد و توسعه این سیستم از مهم ترین مزیت های آن به شمار می آيد.
