نرم افزار حضور و غیاب ابری یا مستقر در مکان؟ ابزارها و نرم افزار حضور و غیاب به عنوان یکی از ابزارها و فناوری های مهم برای مدیریت بهتر در سازمان ها، شرکت ها و محل های دیگر محسوب می شوند. استفاده از نرم افزارهای نظارتی مبتنی بر ابر، زمان بندی کار را برای کارمندان بسیار آسان می کند.
اما سیستم حضور و غیاب ایجاد شده مستقر در مکان بر روی سرورهای شرکت شما نصب می شود. این سیستم نیاز به سرمایه گذاری اولیه بیشتری دارد، اما می تواند در بلندمدت اقتصادی‌تر باشد. ما در این مقاله قصد داریم هر دو حضور و غیاب را مورد بررسی قرار داده و مزایا و معایب آن ها را با هم مقایسه کنیم.
حضور و غیاب ابری یا مستقر در مکان ؟ کدام بهتر است؟
نرم افزار حضور و غیاب ابری (Cloud-based) نوعی نرم افزار مدیریت حضور و غیاب کارکنان است که از طریق سرویس های ابری قابل دسترسی و استفاده است. این نرم افزارها با کمک اینترنت و با اتصال به سرورهای ابری اطلاعات حضور و غیاب کارکنان را ثبت و مدیریت می کنند. نرم افزار حضور و غیاب ابری امکاناتی را فراهم می کند که به سازمان ها کمک می کند تا حضور و غیاب کارکنان را به طور موثر مدیریت کنند.
نرم افزار مستقر در مکان به استفاده از سیستم های نرم افزاری نصب شده و در حال اجرا بر روی سرورهای داخلی سازمان اشاره دارد. این نوع نرم افزار از طریق شبکه داخلی سازمان قابل دسترسی است و اطلاعات حضور و غیاب به صورت محلی ثبت و مدیریت می شود.
حضور و غیاب ابری یا مستقر در مکان ؟ کدام بهتر است؟ نرم افزارهای حضور و غیاب ابری یا مستقر در مکان دو نوع نرم افزار مدیریت حضور و غیاب کارمندان هستند اما از نظر روش اجرا و مزایا و معایب متفاوت هستند. استفاده از نرم افزار حضور و غیاب ابری می تواند مدیریت حضور و غیاب کارکنان را بهبود بخشد. این برنامه ها قابلیت هایی مانند ثبت حضور و غیاب دقیق، مدیریت تاخیر و مرخصی، گزارش‌گیری تحلیلی و افزایش دقت پردازش داده ها را ارائه می دهند. این به سازمان ها کمک می کند تا بهره وری را بهبود بخشند، خطاهای دستی را کاهش دهند و شفافیت را در مدیریت کارکنان بالا ببرند.
مزایای استفاده از نرم افزار حضور و غیاب ابری
نرم افزار حضور و غیاب ابری از نظر فضای ذخیره سازی، مالکیت، نحوه مدیریت و دسترسی به داده ها و هزینه های نصب و نگهداری و غیره با نرم افزارهای مبتنی بر ویندوز و وب متفاوت است. مهمترین مزایای این نوع نرم افزارهای تعبیه شده شامل موارد زیر است:
- این دسته از نرم افزارها را می توان بر روی هر دستگاه الکترونیکی نصب کرد. به این ترتیب کاربر با استفاده از این نرم افزار می تواند آن را بر روی کامپیوتر، تبلت، گوشی هوشمند، لپ تاپ و غیره نصب کند.
- کارمندان می توانند از این نرم افزار برای ارتباط بهتر و آسان تر با بخش منابع انسانی و سایر مدیران استفاده کنند.
- استفاده از این برنامه ها به معنای دسترسی به آنها از طریق اینترنت است. بنابراین کاربر می تواند در هر زمان و مکانی که اینترنت در دسترس باشد از این سیستم استفاده کند.
معایب استفاده از نرم افزار حضور و غیاب ابری
- حتی اگر برای استفاده از نرم افزار حضور و غیاب ابری نیازی به ابزار و تجهیزات ندارید، باید فضای ابری را اجاره کنید که ماهانه یا سالانه در اینترنت استفاده می شود.
- استفاده از ابر به معنای ذخیره اطلاعات در سرورهای دیگر است. این ممکن است یک نگرانی امنیتی برای برخی از سازمان ها باشد.
مزایای استفاده از حضور و غیاب مستقر در مکان
حضور و غیاب ابری یا مستقر در مکان ؟ برای این که تشخیص دهیم کدام نرم افزار حضور و غیاب بهتر است، باید با مزایا و معایب آن ها آشنا شویم. مهمترین مزایای این نوع نرم افزار عبارتند از:
- نرم افزار محلی و مستقر در مکان حضور و غیاب مقیاس پذیر هستند، بنابراین می توان آنها را با رشد سازمان یا تجارت گسترش داد.
- نرم افزارهای محلی را می توان با توجه به نیازهای خاص یک سازمان یا کسب و کار توسعه داد و تنظیم کرد، به این معنا که مواردی مانند حقوق و مزایا، انبارداری، فروش را می توان با این نرم افزار ادغام کرد.
معایب استفاده از نرم افزار حضور و غیاب مستقر در مکان
معایب استفاده از نرم افزار حضور و غیاب مستقر در مکان به شرح زیر است:
- نصب سیستم های حضور و غیاب محلی و نرم افزارهای پیچیده گران است و نیاز به نگهداری و به روز رسانی مداوم دارد.
- گاهی اوقات مشکلات فنی ممکن است باعث ثبت تحقیق شود که ممکن است بر اطلاعات تأثیر بگذارد.
- استفاده از داده های بیومتریک می تواند باعث ایجاد مشکلاتی در حفظ حریم خصوصی شود و برخی افراد ممکن است این موضوع را نگران کننده بدانند.
سخن آخر درباره حضور و غیاب ابری یا مستقر در مکان؟
حضور و غیاب ابری یا مستقر در مکان ؟ انتخاب نرم افزار مناسب برای حضور و غیاب به عوامل زیادی از جمله نوع کسب و کار، تعداد کارکنان، نیازها و بودجه بستگی دارد. مهمترین مزیت نرم افزار حضور و غیاب ابری دسترسی ایمن از هر مکان و هر زمان با هر وسیله ای مانند کامپیوتر، تبلت و تلفن همراه بدون نیاز به نصب نرم افزار یا ابزار خاص است. این سیستم همچنین از نرم افزارهای حضور و غیاب مستقر در مکان ایمن تر است.
سوالات متداول درباره حضور و غیاب ابری یا مستقر در مکان؟
1) آیا نرم افزار حضور و غیاب ابری برای همه سازمان ها مناسب است؟
نرم افزار حضور و غیاب مبتنی بر ابر برای سازمان های مختلف اعم از کوچک، متوسط و بزرگ مناسب است. این نرم افزارها عموماً امکاناتی را فراهم می کنند که متناسب با نیازهای مختلف سازمان ها باشد.
2) آیا سیستم های حضور و غیاب ابری امن هستند؟
اگر هنگام ایجاد حساب های کاربری در این سرویس ها از رمز عبور قوی استفاده کنید و روش تأیید دو مرحله ای را فعال کنید، امنیت داده های ذخیره شده در فضای ابری شما کاملاً محافظت می شود.
3) سیستم های حضور و غیاب مستقر در مکان چگونه عمل می کنند؟
نرم افزار حضور و غیاب مبتنی بر مکان میتوانند از فناوری GPS تلفن هوشمند برای ردیابی موقعیت مکانی افراد استفاده کنند، در صورتی که کاربر اجازه دسترسی داده باشد.
