ارزش و اهمیت وجود دستگاه حضور و غیاب در بیمارستان ها یکی از چالش های اساسی بیمارستان ها و مراکز درمانی در مدیریت منابع انسانی، نظارت بر حضور و غیاب و کنترل تردد کارکنان است. مدیریت صحیح و دقیق این موارد تأثیر زیادی بر افزایش بهره‌وری پرسنل دارد. بنابراین، انتخاب و اجرای یک دستگاه حضور و غیاب در بیمارستان ها که توانایی پاسخگویی به نیازهای مختلف مدیریت تردد را داشته باشد، به عنوان یک راهکار کلیدی برای بهبود کارایی پرسنل و کادر درمان، مطرح می شود.
اهمیت وجود دستگاه حضور و غیاب در بیمارستان ها
استفاده از دستگاه حضور و غیاب مدرن میتواند تأثیرات مثبتی بر عملکرد بیمارستان ها داشته باشد. در ادامه به برخی از مزایای این سیستم ها اشاره می‌کنیم:
- صرفه‌جویی در هزینه‌های سازمانی
با ثبت دقیق عملکرد کارکنان، ذستگاه حضور و غیاب می‌توانند به کاهش هزینه‌های سازمانی کمک کنند. این سیستمها با جلوگیری از اشتباهات و تخلفات، دقت در ثبت حضور و غیاب را افزایش می دهند. - افزایش بازدهی کارکنان
ثبت دقیق زمان های ورود و خروج، باعث افزایش بازدهی و بهره‌وری در بین کارکنان می شود. وقتی کارکنان بدانند که زمان‌های حضورشان به دقت ثبت می شود، تعهد بیشتری در انجام وظایف خود خواهند داشت. - جمع‌آوری گزارشات مدیریتی
اطلاعات دریافتی از دستگاه حضور و غیاب امکان جمع‌آوری انواع گزارشات مدیریتی را فراهم می‌آورد. این گزارشات می‌توانند به مدیران در تصمیم‌گیری های بهتر و مدیریت بهینه تر کمک کنند. - جلوگیری از تخلفات
سیستم های حضور و غیاب دقیق از هرگونه تخلف هنگام ثبت زمان ورود و خروج جلوگیری میکنند. این امر به افزایش نظم و انضباط در سازمان منجر می شود و همچنین کاهش کلاهبرداری درسازمان ها منجر میشود. - کاهش خطاها
استفاده از سیستم های هوشمند حضور و غیاب باعث کاهش 100٪ خطاهای انسانی در ثبت حضور و غیاب میشود. این دقت بالا در ثبت اطلاعات به بهبود کارایی سیستم اداری کمک زیادی می کند. - افزایش اعتماد بین مدیران و کارکنان
وقتی زمان‌های حضور و غیاب به دقت و بدون خطا ثبت می‌شوند، اعتماد بین مدیران و کارکنان افزایش می‌یابد. این اعتماد میتواند به بهبود روحیه و انگیزه کاری کارکنان منجر شود. - محاسبه دقیق حقوق و اضافه کاری
با داشتن گزارشات دقیق از حضور کارکنان، امکان محاسبه دقیق حقوق و اضافه کاری ماهانه فراهم میشود. این دقت در محاسبات مالی به رضایت بیشتر کارکنان کمک میکند. - ذخیره دائمی اطلاعات
اطلاعات مربوط به ورود و خروج کارکنان به صورت دائمی در سیستم ذخیره میشود و در صورت لزوم قابل بازیابی است. این ویژگی به حفظ تاریخچه دقیق ترددها و بررسی‌های بعدی کمک میکند. - ثبت و تعریف شرایط کاری مختلف
دستگاه حضور و غیاب هوشمند امکان ثبت و تعریف شرایط کاری مختلف از جمله اضافه کاری، مرخصی و سایر موارد را دارند. این قابلیت به مدیران کمک میکند تا به طور کامل و دقیق وضعیت حضور و غیاب کارکنان را مدیریت کنند.
ارزیابی سیستم‌های حضور و غیاب در بیمارستان‌ها
بیمارستان‌ها و مراکز درمانی با توجه به شرایط خاص خود نیازمند یک دستگاه حضور و غیاب کارآمد و دقیق هستند. انتخاب این سیستم باید با دقت و توجه به چالش های موجود انجام شود. در ادامه، به برخی از این نکات مهم پرداخته می شود.
- دامنه جغرافیایی و تعداد پرسنل
بیمارستان ها نیازمند تعداد قابل توجهی از کارکنان برای بخش های مختلف از جمله اداری، اورژانس، بستری، امنیت، آشپزخانه و بخش های دیگر هستند. مدیریت حضور به موقع آنها از اهمیت چندانی برخوردار است.
برای پوشش کامل نقاط مختلف یک بیمارستان و حمایت از حضور و غیاب تعداد زیادی از کارکنان، نیاز به تعداد کافی دستگاه حضور و غیاب است. علاوه بر این، این سیستمها باید از سرعت، ظرفیت و حافظه کافی برای ثبت ورود کارکنان بدون ایجاد ترافیک باشند.
علاوه بر این، ممکن است به دلیل وسعت مراکز بهداشتی و درمانی یا وجود ساختمان های متعدد، نیاز به مدیریت مرکزی این سیستم ها باشد.
برای اطمینان از مدیریت صحیح و ردگیری حضور و غیاب پرسنل، علاوه بر سیستم های حضور و غیاب قوی، نیاز به یک نرم‌افزار مدیریت حضور و غیاب مناسب است. این نرم‌افزار باید بتواند محاسبات مربوط به این تعداد پرسنل را پشتیبانی کرده و گزارش‌های مدیریتی مورد نیاز را تهیه و ارائه دهد. استفاده از یک نرم‌افزار مبتنی بر وب برای مدیریت حضور و غیاب یک گزینه مناسب می‌باشد.
- بهداشت
مراکز درمانی مانند بیمارستان ها و درمانگاه ها به دلیل حساسیت های بهداشتی، نیازمند توجه ویژه‌ای هستند. انتقال بیماری‌های مسری از طریق تماس با افراد یا اشیاء آلوده یکی از چالش های بزرگ در این محیط‌هاست. اگر یک فرد بیمار و آلوده باشد، میتواند به سرعت همکاران خود را نیز درگیر کند. به ویژه در بیمارستان ها که کارکنان به طور مستقیم با بیماران مختلف در تماس هستند، استفاده از سیستم هایی که نیاز به تماس فیزیکی نداشته باشند بسیار اهمیت دارد.
- شیفت های مختلف کاری
در یک محیط درمانی همچون بیمارستان، گروه های مختلفی از کارکنان در حال انجام وظایف مختلف هستند. این گروه‌ها شامل کادر مدیریتی، پزشکان، پرستاران، کادر خدماتی، حراست، نگهبانی، بخش اداری و مالی، پرسنل آشپزخانه و … می‌شوند.
برای تأمین نیازهای پوشاک بیمارستان، از انواع مختلفی از شیفت ها مانند شیفت اداری، شیفت ساعتی، شیفت چرخشی، شیفت شب و حتی شیفت های نامنظم یا بعنوان شیفت بیمارستانی معروف استفاده می شود. به دلیل پیچیدگی و وسیع بودن این شیفت ها، نرم‌افزار مورد استفاده باید توانایی پوشش دادن این مجموعه گسترده از شیفت ها را داشته باشد و همچنین باید قادر به مدیریت جابجایی شیفت ها نیز باشد.
سخن پایانی درباره اهمیت وجود دستگاه حضور و غیاب در بیمارستان ها
استفاده از سیستم های حضور و غیاب در بیمارستان ها و مراکز درمانی به عنوان یکی از راهکارهای اساسی مدیریت منابع انسانی، تأثیرات چشمگیری بر بهره‌وری و کارایی پرسنل دارد. با توجه به نیازهای ویژه این محیط ها، انتخاب یک دستگاه حضور و غیاب دقیق و جامع که توانایی پاسخگویی به چالش های متعدد را داشته باشد، از اهمیت بالایی برخوردار است. این سیستم ها نه تنها به کاهش هزینه های سازمانی و افزایش دقت در ثبت تردد کارکنان کمک میکنند، بلکه می توانند از انتقال بیماری های مسری جلوگیری کرده و به حفظ سلامت کارکنان و بیماران کمک کنند.
سوالات متداول درباره اهمیت وجود دستگاه حضور و غیاب در بیمارستان ها
1-یک سیستم حضور و غیاب منحصر به فرد می تواند ورود و خروج کارکنان را از نقاط مختلف داخل بیمارستان به‌طور کارآمدی ثبت کند؟
یک دستگاه حضور و غیاب منحصر به فرد که به طور جامع طراحی شده باشد، این قابلیت را دارد که ورود و خروج کارکنان را از نقاط مختلف داخل بیمارستان به طور کارآمدی ثبت کند. این سیستم باید از دستگاه‌های حضور و غیاب متعدد در نقاط مختلف بیمارستان، مانند ورودی‌ها، خروجی‌ها، اورژانس و پارکینگ‌ها، استفاده کند. علاوه بر این، سیستم باید به یک شبکه مرکزی متصل باشد که بتواند تمامی اطلاعات جمع‌آوری شده را به صورت یکپارچه مدیریت کند.
2-آیا یک سیستم توانایی مدیریت ورود و خروج 200 نفر یا بیشتر کارکنان بیمارستان را در یک ساعت دارد؟
بله، یک دستگاه حضور و غیاب پیشرفته با ظرفیت بالا میتواند ورود و خروج 200 نفر یا بیشتر کارکنان بیمارستان را در یک ساعت مدیریت کند. این سیستمها معمولاً از دستگاه هایی با سرعت بالا و حافظه کافی برای ثبت تردد تعداد زیادی از افراد استفاده میکنند. برای جلوگیری از ایجاد ترافیک در نقاط ورود و خروج، نصب چندین دستگاه حضور و غیاب در مکانهای مختلف و مهم بیمارستان ضروری است.
3-چرا استفاده از نرمافزارهای مبتنی بر وب برای مدیریت حضور و غیاب در بیمارستان ها توصیه می شود؟
نرمافزارهای مبتنی بر وب به مدیران اجازه میدهند تا به صورت آنلاین و از هر مکانی به اطلاعات حضور و غیاب دسترسی داشته باشند. این نرمافزارها همچنین قابلیت ادغام با سیستم های دیگر، ارائه گزارشات فوری و مدیریت مرکزی را دارند که به بهبود کارایی و دقت در مدیریت تردد کمک میکند.
