همانطور که میدانید تعداد روز ها و ساعاتی که افراد در اداره فعالیت می کنند، میزان حقوق آن ها را مشخص می کند. محاسبه حقوق در نرم افزار حضور و غیاب یکی از بهترین و مطمئن ترین روش هایی است که امروزه حسابداران از آن استفاده می کنند. نرم افزار هایی زیادی توسط برنامه نویسان در سراسر دنیا ساخته می شوند که با دقت بالایی حضور و غیاب پرسنل را به طور دقیق ثبت کرده و در نهایت لیست کاملی به حسابداران ارائه می دهد.
حقوق و مزایا با حضور و غیاب
امروزه برای تسریع در روند محاسباتی و عملکرد بهتر و دقیق تر حسابداران، از نرم افزار های ویژه ای استفاده می کنند. محاسبه حقوق در نرم افزار حضور و غیاب به این صورت است که تردد پرسنل توسط دستگاه های خاصی به ثبت می رسد. این ابزار های سخت افزاری مانند دستگاه ثبت اثر انگشت و یا تشخیص چهره با دقت بالایی همه رفت و آمد های افراد را به ثبت رسانده تا مسئولین بتوانند برای محاسبه حقوق و مزایا از آنها استفاده کنند.
اطلاعاتی که در این خصوص از این گونه دستگاه ها به دست می آید، توسط نرم افزار خاصی کنترل شده و محاسبه می شود. در نهایت نیز این نرم افزار از طریق ساعات فعالیت هر فرد و حقوقی که به ازای هر ساعت باید دریافت کند، حقوق ماهانه افراد را مشخص کرده و به نمایش می گذارد. در حالت کلی تردد فرد شامل دو بخش ثبت تردد و محاسبات کارکرد می باشد. بخش اول توسط دستگاه های سخت افزاری به ثبت رسیده و برای محاسبه بخش دوم به نرم افزار های مدیریتی احتیاج دارید.
محاسبه حقوق پرسنل
امروزه اکثر سازمان و اداره ها برای محاسبه حقوق کارکنان خود از سیستم های هوشمند و نرم افزار های پیشرفته ای استفاده می کنند. در اکثر شرکت ها روش های محاسبه دستی حقوق و دستمزد از بین رفته و نرم افزار های مدرنی جای آن ها را گرفته است. محاسبه حقوق در نرم افزار حضور و غیاب یکی از بهترین و مناسب ترین روش هایی است که امروزه مورد استقبال اکثر کسب و کار ها قرار گرفته است. اغلب شرکت ها با خرید دستگاه حضور و غیاب و نصب نرم افزار مربوطه بر روی سیستم اداری، همه رفت و آمد ها را به دقت بررسی کرده و تجزیه و تحلیل می کند. این نرم افزار ها امکانات متنوعی در اختیار مدیران قرار می دهند که مهمترین آن محاسبه حقوق پرسنل می باشد.
در این نرم افزار ها امکان تعریف تلرانس های مختلف نیز وجود دارد و مدیران می توانند با توجه به قوانین اداره و همچنین قانون هایی که از طرف اداره کار وضع می شوند، نرم افزار خود را تنظیم کنند. به طور مثال نم افزار می تواند به گونه ای تنظیم شود که برای تاخیر های کمتر از نیم ساعت جریمه ای در نظر نگیرد و یا این که دستمزد متفاوت تایم اداری با اضافه کار و یا ماموریت ها نیز در محاسبات به طور دقیق لحاظ می شود.
مزایای محاسبه حقوق با دستگاه حضور و غیاب
محاسبه حقوق در نرم افزار حضور و غیاب می تواند با مزیت های زیادی برای مسئولین و حسابداران همراه باشد. این نرم افزار ها بسیار مفید بوده و دقت محاسبات حقوق پرسنل را به خوبی بالا می برد. مهم ترین مزیت های استفاده از این نرم افزار ها عبارتند از:
- ثبت دقیق ساعات کاری پرسنل
این دستگاه به طور دقیق زمان ورود و خروج هر فرد را مشخص کرده و به ثبت می رساند. این امر نظم و یکپارچگی اداره را افزایش داده و احتمال بروز خطا در محاسبه حقوق را به شدت کاهش می دهد.
- محاسبه دقیق اضافه کار و یا کسر کار
از آن جایی که با استفاده از این دستگاه زمان دقیق ورود و خروج ها مشخص می شود، در نتیجه هر گونه اضافه کاری و یا کم کاری افراد مشخص شده و در تعیین حقوق آن ها موثر خواهد بود.
- محاسبه دقیق و آسان حقوق
این نرم افزار ها اطلاعات به دست آمده از ساعات کاری افراد را مورد پردازش قرار داده و در کم ترین زمان ممکن حقوق آن ها را محاسبه می کنند. انجام محاسبات با کمترین هزینه و کاهش خطای انسانی انجام شده و در نتیجه کاملا دقیق بوده و استفاده از آن ها بسیار مقرون به صرفه می باشد.
- امکان رشد سیستم کنترل تردد با توسعه کسب و کار
این دستگاه ها قابلیت بهینه سازی داشته و با توسعه و رشد کسب و کار ها قابل ارتقاء می باشند. در نتیجه در طول زمان قابل استفاده بوده و در سال های آینده نیز می توان از آن ها استفاده کرد.
- دسترسی به آرشیو کامل اطلاعات در تمامی زمان ها
این نرم افزار ها اطلاعات کاملی از ورود و خروج هر فرد را به ثبت رسانده و در فضای مناسبی از حافظه خود ذخیره می کند. در نتیجه مسئولین هر زمان که تمایل داشته باشند می توانند به آرشیو اطلاعات دسترسی داشته باشند و از پایگاه داده ایجاد شده استفاده کنند.
- مطلع کردن کارکنان از وضعیت خود
این نرم افزار شرایطی فراهم می کند تا افراد بتوانند هر زمان که تمایل دارند از وضعیت ورود و خروج های خود مطلع شوند. همچنین تعداد مرخصی های باقیمانده را برای هر فرد مشخص می کند تا افراد بهتر بتوانند برای روز های آینده خود برنامه ریزی کنند.
کلام آخر
محاسبه حقوق در نرم افزار حضور و غیاب یکی از مدرن ترین روش هایی است که در اکثر اداره و سازمان ها مورد استفاده قرار می گیرد. شرکت ها برای استفاده از این روش یک دستگاه حضور و غیاب پیشرفته تهیه کرده و نرم افزار مربوطه را بر روی سیستم شرکت نصب می کنند. در نتیجه همه رفت و آمد ها به طور دقیق محاسبه شده و با توجه به زمانی کاری هر فرد، حقوق و دستمزد آن مشخص می شود. این نرم افزار ها به گونه ای طراحی شده اند که قابل بهینه سازی بوده و می توان تلرانس های مختلفی را برای آن تعریف کرد.
سوالات متداول برای محاسبه حقوق در نرم افزار حضور و غیاب
- آیا می توان برای نرم افزار حضور و غیاب شیفت کاری تعریف کرد؟
بله، این نرم افزار ها به گونه ای طراحی شده اند که می توان مفاهیم مختلفی مانند شیفت های کاری و ایجاد گروه بندی شیفتی بر روی آن ها قابل اجرا می باشد.
- آیا می توان با استفاده از نرم افزار حضور و غیاب حقوق و دستمزد افراد دورکار را نیز محاسبه کرد؟
بله، امروزه بسیاری از سازمان ها دارای نیرو های دور کار می باشند که این نرم افزار ها با توجه به این که تحت وب هستند می توانند ساعات کاری این افراد را نیز کنترل کرده و در نتیجه حقوق آن ها را محاسبه کنند.
- آیا امکان هک شدن و از بین رفتن اطلاعات موجود در نرم افزار حضور و غیاب وجود دارد؟
امنیت این نرم افزار ها بسیار بالا بوده و امکان هک کردن آنها وجود ندارد. این نرم افزار ها به سیستم های ضد هکر مجهز بوده و داده های ذخیره شده به خوبی در حافظه آن ها محفوظ می مانند.
