آموزش ساخت لیست حضور و غیاب پرسنل در اکسل (Teaching how to make an attendance list in Excel) به شما کمک می‌کند به مهارت ایجاد یک لیست حضور و غیاب در برنامه اکسل برسید. این آموزش را در 5 دقیقه بینید تا به راحتی بتوانید لیست حضور و غیاب نیروی انسانی کارکنان خود را تکمیل کنید. با استفاده از لیست ورود و خروج کارکنان به راحتی می‌توانید اطلاعات دقیقی نسبت به کار و کسب خود و همچنین حضور و غیاب افراد داشته باشید. مطابق قانون کار حقوق و دستمزد پرسنل سازمان یا شرکت، باید براساس ساعت کار انجام شده در ماه محاسبه و پرداخت می‌شود. به همین منظور معمولا در تمامی سازمان‌ها و شرکت‌ها ساعت ورود و خروج پرسنل و تعداد روزهای تعطیلی و مرخصی ثبت شده تا حقوق واریزی کارمندان به‌طور دقیق محاسبه و پس از آن واریز گردد. در این مطلب قصد داریم لیست پرسنل در اکسل را آموزش دهیم. توجه داشته باشید که این روش جایگزینی برای خرید دستگاه حضور و غیاب نیست!
ثبت این اطلاعات به صورت دستی زمان‌بر بوده و امکان خطای محاسباتی نیز وجود دارد. با استفاده از تکنولوژی و نرم افزارهای مختلف، می‌توان این کار را به راحتی و بدون خطا انجام داد. دستگاههای حضور و غیاب و طراحی لیست حضور و غیاب در نرم افزار اکسل رایج‌ترین راه برای ثبت ساعت ورود و خروج کارکنان سازمان است.
نرم افزار اکسل از جمله معروف‌ترین نرم افزارهای محاسباتی بوده؛ که امکاناتی نظیر طبقه‌بندی داده‌ها و اطلاعات، فرمول‌بندی، نمایش داده‌ها به شکل نمودار و … دارد. برای ثبت اطلاعات در اکسل دو روش وجود دارد:
- 1. ایجاد فایل اکسل حضور و غیاب پرسنل به صورت دستی
- 2. استفاده از قالب‌های آماده لیست‌های حضور و غیاب
در ادامه این مطلب تمام آنچه را که در مورد نحوه طراحی لیست حضور و غیاب کارکنان در اکسل باید بدانید را به شما آموزش می‌دهیم، با وب سایت افق فراویژن همراه باشید.
توجه داشته باشید که همیشه سامانه حضور و غیاب در دسترس نخواهد بود که بتوانید به وسیله آن از هر گونه لیست حضور و غیاب بی نیاز شویم.
چرا باید از لیست حضور و غیاب استفاده کرد؟
قبل از هر توضیحی بهتر است بدانیم استفاده از لیست حضور و غیاب پرسنل یا همان لیست ورود و خروج کارکنان در کنار یک دستگاه ثبت ورود و خروج مانند سیستم ورود و خروج اثر انگشتی چه ضرورتی دارد. مهم‌ترین دلیل استفاده از این لیست ثبت اطلاعات مهم کارکنان است، زیرا مواردی همچون ساعت تردد، تعداد روزهای مرخصی، اضافه کاری و تاخیر در محاسبه حقوق و دستمزد تاثیر می‌گذارد.
علاوه بر آن، ثبت این داده‌ها به طور دقیق، سبب ایجاد نظم و انضباط در سازمان یا شرکت و همچنین حضور مستمر پرسنل می‌شود. این مسئله به تنهایی موفقیت سازمان و افزایش میزان بهره‌وری را به دنبال دارد.
کنترل و بررسی اطلاعات تردد، تاخیر و مرخصی پرسنل توسط مدیریت سازمان انجام می‌شود. با طبقه‌بندی کردن داده‌ها به صورت جدول و نمودار در کمترین زمان ممکن می‌توان داده‌ها را بررسی کرد و به آن‌ها دسترسی داشت.
در دست داشتن لیست پرسنل در اکسل به شما کم می‌کند تا روند حضور و غیاب کارمندان را به راحتی انجام دهید. استفاده از یک جدول ورود و خروج کارکنان باعث می‌شود که کسب و کار شما بدون فوت وقت و در کوتاه‌ترین زمان ممکن بتواند حضور و غیاب کارمندانش را مورد بررسی قرار دهد.
مزایای طراحی لیست حضور و غیاب پرسنل در اکسل
تاکنون در مورد ضرورت لیست حضور و غیاب و نکاتی که باید در آن درج شود صحبت کردیم و گفتیم به منظور برقراری نظم و بررسی آسان‌تر اطلاعات، داده‌ها باید به صورت جدول، جدول بندی شوند. در این بخش با مزایای ساخت لیست حضور و غیاب شما را آشنا نماییم:
افزایش بهره وری سازمان با لیست ورود و خروج
مهم‌ترین عامل رشد و پیشرفت سازمان‌ها، وفاداری و منظم بودن کارمندان آن‌ها است. حضور به موقع کارکنان باعث می‌شود تا پرسنل کارهای خود را به موقع و به صورت دقیق و جدی انجام دهند. جدیت کارکنان رفته رفته سبب رشد و پیشرفت سازمان می‌شوند.
نظارت و بررسی دقیق با لیست حضور و غیاب کارکنان
مقدار ساعت‌های کاری و تعداد مرخصی‌ها، اطلاعات مفیدی هستند، زیرا با این کار حق کسی پایمال نمی‌شود و به آسانی می‌توان اطلاعاتی نظیر میزان تاخیر و زمان تردد افراد را بررسی کرد.
جلوگیری از سو استفاده به وسیله لیست ورود و خروج پرسنل
لیست ورو خروج پرسنل به شما این امکان را می‌دهد که از سو استفاده‌های کارکنان جلوگیری کنید. برخی از پرسنل به دلیل از زیر کار در رفتن ممکن است دیرتر حضور پیدا کنند و قبل از پایان ساعت کاری، پست خود را ترک می‌کنند. در صورت عدم وجود این لیست، امکان سوء استفاده نیز افزایش پیدا می‌کند.
اما با طراحی یک لیست ساده می‌توان از این عمل جلوگیری کرد، زیرا نرم افزار اکسل یک نرم افزار هوشمند بوده و آخرین زمان تغییر لیست را کاملا دقیق ثبت می‌کند. شرکت‌های گوناگونی بنابر دلایل مختلف سعی می‌کنند تا از لیت حضورو غیاب پرسنل به جای استفاده از سیستم‌های حضور و غیاب جدید استفاده کنند.
اگر شما هم نیاز به یک جدول ورود و خروج پرسنل هستید کافی است تا انتهای این مقاله با ما همراه باشید. توجه داشته باشید که استفاده از یک جدول حضور و غیاب هوشمند در اکسل به شما این کارکرد را خواهد رساند که بدون فوت وقت بتوانید کارایی و راندمان را بالا ببرید.
در لیست حضور و غیاب چه اطلاعاتی باید درج شود؟
به منظور جلوگیری از هرگونه خطا یا تقلب در داده‌ها، اطلاعات مربوطه باید به طور کاملا دقیق در لیست درج شوند.
لیست مورد نظر قطعا باید دارای اسم و مشخصات باشد تا اطلاعات هر بخش از دیگری جدا باشد. نام ایجاد کننده یا سمت آن: نام کسی که این اطلاعات را ثبت می‌نماید، باید حتما در برگه ثبت شود تا در صورت بروز خطا یا تقلب، شخصی پاسخ‌گو وجود داشته باشد. به صورت کلی در لیست حضور و غیاب پرسنل باید موارد زیر درج شود:
- نام لیست
- نام شرکت
- روز
- شماره کارمندی
- نام و نام خانوادگی کارمند
- سمت کارمند
- نام دپارتمان
- نام سرپرست
- زمان ورود
- لیستی از تعطیلات
- زمان خروج
- روز و ساعت غیبت
تنظیم و طراحی حضور و غیاب پرسنل در اکسل به صورت خلاصه
به طور کلی با ضرورت و مزیت لیست حضور و غیاب افراد آشنا شدیم و گفتیم می‌تواند منافع متعددی مانند افزایش بهره‌بری، برای سازمان داشته باشد. حال می‌خواهیم مراحل انجام این کار را به طور خلاصه آموزش دهیم:
- بازکردن مایکروسافت اکسل
- کلیک بر روی کلمه «New Document»
- ایجاد عنوان
- ورود به تب insert و کلیک کردن بر روی گزینه‌ی header button
- راست چین کردن اطلاعات
- ● وارد کردن نام سازمان، نام تنظیم کننده، سِمَت تنظیم کننده، نام کارمند، سمت، زمان ورود یا خروج و….
چگونه در اکسل لیست حضور و غیاب درست کنیم؟
- ابتدا باید صفحه از حالت چپ به راست، به حالت راست به چپ قرار بگیرد یعنی باید از گزینه Page Layout >> sheet Right-to-Left استفاده کرد.
- سپس در ستون‌های اولیه باید سطرها، نام، نام خانوادگی و تعداد روزهای ماه که از 1 تا 30 است مشخص شود.
- در سطرها، به تعداد کارمندان باید به کمک ویژگی Auto fill در اکسل، عدد وارد کرد. سپس باید مواردی همچون حالت وسط چین، نوع فونت و عرض ستون‌ها نیز تنظیم شود.
- در این مرحله باید از Symbolها استفاده کرد، به منظور راحتی بیشتر می‌توان در مقابل هر اسم یک Symbol قرار داد. برای انجام این کار ابتدا باید وارد منوی insert شد و گزینه symbol را انتخاب کرد. پس از آن باید فونت Wingdings را انتخاب و به سپس یکی از علامت‌های لیست را انتخاب کرد.
طراحی لیست حضور و غیاب به صورت پیشرفته
برای اینکه نیاز نباشد به صورت دستی تمام اطلاعات را تک به تک در جدول لیست وارد کنید، اکسل این اختیار را به شما می‌دهد که با استفاده از توابع ستون‌هایی چون کسر یا اضافه کار، ساعت کاری جمع ساعات کاری در ماه را محاسبه کنید. برای به کارگیری از توابع فقط کافی است به عددهای نوشته شده بر روی سطرها و الفبای نوشته شده ستون‌ها دقت کرده و از آن‌ها به روش زیر استفاده کنید.
فرض کنید لیست شما دارای 30 یا 31 سطر و 8 ستون است. سطرهای لیست به ترتیب از عدد 1 شروع شده و به عدد 30 یا 31 ختم می‌شود که نشان دهنده روزهای ماه است. در سطر یک و دو به ترتیب نام شرکت و نام و نام خانوادگی کارمند نوشنه شده. ستون‌های این لیست به ترتیب حروف الفبای انگلیسی از A شروع شده و با حرف H پایان می‌یابد و به ترتیب بدین شکل نام‌گذاری شده‌اند:
ستون A: ایام هفته. ستون B: تاریخ. ستون C: ساعت ورود. ستون D: ساعت خروج. ستون E: ساعت کارکرد روز. ستون F: ساعت استاندارد. ستون G: کسری. ستون H: اضافه.
| A | B | C | D | E | F | G | H | |
| 1 | برنامه حضور و غیاب شرکت …. | |||||||
| 2 | جناب آقا/خانم: …. | |||||||
| 3 | ایام هفته | تاریخ | ساعت ورود | ساعت خروج | ساعت کارکرد روز | ساعت استاندارد | کسری | اضافه |
| 4 | شنبه | 31/2/1401 | 07:15 | 14:30 | 07:15 |
برای مثال- سطرچهارستونD را به اختصار می‌نویسند: D4
فرمول ستون ساعت کارکرد روز
(ساعت ورد – > ساعت خروج)+ ساعت ورود – ساعت خروج=
=D4-C4+(D4<-C4)
فرمول ستون کسری کارکرد برای لیست پرسنل در اکسل
( “”; ساعت کارکرد روز – ساعت کارکرد استاندارد ; 0 < (ساعت کارکرد روز – ساعت کارکرد استاندارد)IF=
(“”IF(F4-E4>0 ; F4-E4 ; =
فرمت این ستون را حتما به صورت hh : mm وارد کنید.
فرمول ستون اضافه کارکرد
( “”; ساعت کارکرد استاندارد – ساعت کارکرد روز ; 0 < (ساعت کارکرد استاندارد – ساعت کارکرد روز)IF=
(“”IF(E4-F4>0 ; E4-F4 ; =
فرمت این ستون را حتما به صورت hh : mm وارد کنید.
فرمول جمع کردن تعداد سلول‌های هر ستون
( انتخاب سلول‌ها )Sum =
قالب‌های آماده حضور و غیاب اکسل
معمولا قالب‌های آماده به صورت رایگان در اختیار مدیران قرار می‌گیرد و برای دانلود رایگان لیست حضور و غیاب پرسنل در اکسل کافیست به سایت‌های معتبر مراجعه کرده و آن را دانلود کنید. تقریبا بیش از چهار نوع لیست آماده وجود دارد که هر کدام را به طور مختصر معرفی می‌نماییم:
- قالب‌های آماده لیست حضور غیاب در اکسل با محدودیت زمانی
به کمک این لیست می‌توانید اطلاعات مربوطه را به صورت روزانه، هفتگی، ماهانه و سالانه بررسی کنید. برای این منظور بهتر است از نمادها یا علامت‌های زیر استفاده کرد.
مثلا کار انجام شده با علامت تیک، زمان مرخصی علامت S، مسائل شخصی p، عدم حضور × و…
- قالب‌های آماده لیست حضور غیاب در اکسل بر اساس اتفاقات
به کمک این لیست می‌توان موارد مهم سازمان مانند زمان جلسات، آموزش‌ها و را به صورت روزانه یا هفتگی ثبت کرد.
- قالب‌های آماده لیست حضور غیاب در اکسل برای غیبت کارمندان
در این لیست می‌توان تعداد روزهای مرخصی را به همراه علت آن ثبت کرد.
- قالب‌های آماده لیست حضور غیاب در اکسل برای قراردادهای کاری
در این لیست مواردی باید مواردی چون نام بازدیدکنندگان، زمان برگزاری قرار ملاقات، هدف از برگزاری ملاقات و تاریخ ملاقات وجود دارد.
تهیه لیست حضور و غیاب دستی یا دستگاه حضور و غیاب؟
جالب است بدانید که نرم افزارهایی چون گوگل شیت (Google sheet) و لوتوس (Lotus) کاربردی شبیه Excel دارند و به راحتی می‌توان از آن‌ها برای تهیه فرم حضور و غیاب استفاده کرد. با این حال علاقه کاربران به این صفحه گسترده بیش از دیگر نرم افزارها است و می‌توان یکی از دلایل این علاقه را واسط کاربری عالی نرم افزار اکسل تلقی کرد.
با این حال سوالی که پیش می‌آید این است که استفاده از فرم تردد کارمندان در نرم افزارها به صورت دستی در مدیریت پرسنل نتیجه بهتری دارد یا استفاده کردن از دستگاه کنترل تردد پرسنل؟ برای پاسخ به این سوال لازم است موارد زیر را مورد ارزیابی قرار دهیم.
امنیت لیست پرسنل در اکسل
کاربرد لیست حضور و غیاب، حفظ اطلاعات تردد کارمندان است برای همین حفظ امنیت داده‌ها حائز اهمیت است. لازم است به این نکته توجه کنید که حتی اگر شما با رعایت تمامی نکات رمزگذاری برای فایل Excel خود پسورد انتخاب کنید، نیاز نیست که یک هکر حرفه‌ای تلاش کند که رمز فایل شما را هک کند زیرا این کار به سادگی امکان پذیر است.
دسترسی چندکاربره به لیست
گاهی نیاز است لیستی که تهیه می‌شود بین چند کاربر به اشتراک گذاشته شود و همزمان چند نفر به بانک اطلاعاتی دسترسی داشته باشند. با این حال لیستی که با اکسل ایجاد می‌شود نمی‌تواند این امکان را به کاربران بدهد و استفاده همزمان چند نفر در بستر یک شبکه غیرممکن است. اگر تاکید بر این دارید که از نرم افزار برای لیست ساعات کاری کارمندان خود استفاده کنید و چند نفر به آن دسترسی داشته باشند، بهتر است به سراغ نرم افزارهای دیگری بروید. با این حال استفاده از دستگاههای حضور و غیاب انتخاب بهتری است.
پاک شدن اطلاعات لیست
ممکن است که کاربرد کامپیوتر به دلیل مشغله‌های فکری زیاد پس از وارد کردن تمامی اطلاعات کارکنان در لیست، فراموش کند که فایل خود را ذخیره کند. حتی محتمل است که فایل اکسل توسط افراد آماتور به اصطلاح shift+Delete و کاملا حذف شود. در این صورت اطلاعات به طور کامل از دست رفته و لازم است لیست حضور و غیاب از اول تهیه شود که کاری طاقت فرسا است. خاموش شدن کامپیوتر در حین کار به صورت اتفاقی یا ویروسی شدن کامپیوتر دلایل دیگری هستند که می‌تواند باعث از دست رفتن اطلاعات شود.
توجه*
با این حال حتی اگر انتخاب نهایی شما به جای ایجاد فرم تردد به صورت دستی استفاده از دستگاه حضور و غیاب است لازم است بدانید نرم افزار اکسل نمی‌تواند اطلاعات دستگاه حضور و غیاب را فراخوانی کند.
آموزش ساخت لیست حضور و غیاب در ورد
در این بخش از مقاله ساخت جدول حضور و غیاب افراد قصد داریم به شما یاد دهیم که به چه صورتی می‌توانید لیست حضور و غیاب باشگاه را پیاده سازی کنید. با آموزش ساخت لیست حضور و غیاب در ورد با ما همراه باشید.
نیاز سنجی برای ایجاد لیست حضور غیاب پرسنل
یکی از اولین اقداماتی که باید در زمان ساخت لیست کارکرد پرسنل در ورد باید به آن توجه داشته باشید نیاز سنجی است، نیاز است که چه مواردی در این لیست گنجانده شود؟ به چه داده‌ای نیاز دارید؟ در ادامه طراحی لیست حضور و غیاب در ورد با ما همراه باشید.
تکمیل فیلدهای جدول لیست مرخصی پرسنل
اولین قدم در طراحی لیست حضور و غیاب در ورد آن است که فیلدهای جدول حضور و غیاب را مشخص کنید، اولین فیلد را می‌توان نام و نام خانوادگی، نوع سمت، ساعت حضور، ساعت رفتن و… در نظر گرفت. این فرم می‌تواند به عنوان یک فرم حضور غیاب روزانه شناخته شود.
تشکیل جدول حضورغیاب پرسنل
پس از بررسی دقیق فیلدهای مورد نظر برای ساخت جدول، کافی است که این فیلدها را در جدول مورد نظر خود طراحی کنید، در زیر می‌توانید این جدول را که برای دانلود آماده کرده‌ایم به رایگان دانلود کنید
دانلود لیست حضور و غیاب پرسنل در ورد
بررسی ماهیانه لیست کارکرد پرسنل
یکی از کارکردهایی همین لیست که در بالا می‌توانید دانلود کنید، بررسی دقیق رفتار و حضور و غیاب کارمندان باشد. توجه داشته باشید که با استفاده از فرمول نویسی در ورد می‌توانید این لیست را به راحتی مورد استفاده قرار دهید و بخش‌هایی از آن را هم مورد بررسی دقیق قرار دهید. اگر می‌خواهید روش مناسب‌تر را پیدا کنید پیشنهاد می‌کنم مقاله مدل‌های دستگاه حضور و غیاب را بخوانید.
آنچه در مقاله آموزشی ساخت لیست حضور و غیاب در اکسل بیان شد
مهم‌ترین سرمایه هر سازمان یا شرکتی کارمندان و پرسنل آن هستند، زیرا سبب زنده نگه داشتن فعالیت آن می‌شوند. منظم بودن کارمندان معمولا باعث بهره‌وری سازمان می‌شود. یکی از راه‌های ایجاد نظم در سازمان تهیه لیست حضور و غیاب در اکسل است. اگر از یک دستگاه حضور و غیاب مانند سیستم تشخیص چهره برای حضور و غیاب استفاده نمی‌کنید، راحت‌ترین و سریع‌ترین اقدامی که می‌توان برای ثبت اطلاعات پرسنل به صورت دستی انجام داد استفاده از نرم افزار اکسل است، زیرا به طور رایگان بوده و تمامی موارد محاسباتی را به طور خودکار و با کمترین هزینه انجام می‌دهد.
با این حال که نرم افزارهای رایگان و کم هزینه‌ای مانند اکسل وجود دارند که می‌توانند به تهیه لیست تردد پرسنل کمک کنند، استفاده از دستگاههای حضور و غیاب طرفداران بیشتری دارد زیرا به نسبت دقیق‌تر و برای حفظ اطلاعات دارای امنیت بیشتری است. همچنین پیشنهاد می‌کنیم حتما مقاله بهترین روش حضور و غیاب را مطالعه کنید.
