سیستم مدیریت جلسات (Meeting Management System) یک نرم‌افزار یا سامانه است که برای مدیریت و سازماندهی جلسات و گردهمایی‌های مختلف در سازمان‌ها استفاده می‌شود. این سیستم هدف اصلی خود را براساس بهبود بهره‌وری، کارایی و افزایش اثربخشی جلسات تعیین می‌کند. عملکرد یک سیستم مدیریت جلسات به طور کلی شامل مراحل زیر است:
- برنامه‌ریزی جلسات: سیستم مدیریت جلسات به کمک تقویم و برنامه‌ریزی مدیران، جلسات آتی را برنامه‌ریزی می‌کند. این شامل تعیین زمان و مکان برگزاری جلسه، انتخاب شرکت‌کنندگان و تنظیم هدف و دستور جلسه می‌شود.
- دعوت و هماهنگی: سیستم به صورت خودکار دعوتنامه‌ها را به شرکت‌کنندگان جلسه ارسال می‌کند و برای آنها امکانات هماهنگی مانند تأیید حضور، تغییرات در زمان یا مکان جلسه و مشاهده جزئیات جلسه را فراهم می‌کند.
- مدیریت اطلاعات جلسه: سیستم مدیریت جلسات اطلاعات مربوط به جلسه را ذخیره و مدیریت می‌کند. این شامل تاریخچه جلسات، دستور جلسه، پیوست‌ها، نتیجه‌گیری‌ها و تصمیماتی است که در جلسه اتخاذ شده است. همچنین، امکان ضبط صوتی یا تصویری جلسه نیز وجود دارد.
- مشارکت فعال شرکت‌کنندگان: سیستم به شرکت‌کنندگان اجازه می‌دهد در جلسه به صورت آنلاین و فعال شرکت کنند. آنها می‌توانند نظرات خود را ارائه کنند، سوالات مطرح کنند و نتیجه‌گیری‌ها را ثبت کنند. همچنین، امکانات نظیر اشتراک فایل‌ها، ارسال پیام‌ها و برقراری تماس تلفنی یا تصویری نیز در دسترس است.
- پیگیری اقدامات پس از جلسه: سیستم به منظور پیگیری و اجرای اقدامات مورد تصمیم گرفته شده در جلسه، فرآیند تعیین وظایف و پیگیری پیشرفت آنها را فراهم می‌کند. همچنین، امکان تهیه گزارشات و مراجعه به تصمیمات گرفته شده در جلسه در زمان‌های بعدی نیز وجود دارد.
سیستم مدیریت جلسات با استفاده از امکانات آنلاین، تکنولوژی همکاری چندمنظوره و ارتباطات الکترونیکی به بهبود هماهنگی و کارآیی جلسات کمک می‌کند و نیازمندی‌های مختلف سازمان‌ها در این زمینه را برطرف می‌کند. با مجموعه اتوماسیون اداری فراویژن همراه باشید.
مدیریت جلسات در سازمان های دولتی چگونه است ؟
مدیریت جلسات در سازمان‌های دولتی نیز همانند سایر سازمان‌ها اهمیت بالایی دارد. با توجه به خصوصیات و نیازهای سازمان‌های دولتی، عملکرد مدیریت جلسات در این سازمان‌ها ممکن است تفاوت‌هایی داشته باشد. در زیر به برخی اصول و روش‌های مدیریت جلسات در سازمان‌های دولتی اشاره می‌کنم:
- پیش‌برنامه‌ریزی: برنامه‌ریزی جلسات با توجه به اولویت‌ها و نیازهای سازمان انجام می‌شود. از جمله مواردی که در نظر گرفته می‌شود عبارتند از: اهمیت موضوع مورد بحث در جلسه، زمان و مکان مناسب برگزاری جلسه، و شرکت‌کنندگان مورد نیاز.
- تهیه دستور جلسه: در سازمان‌های دولتی، دستور جلسه برای هماهنگی و راهبری صحیح جلسات بسیار مهم است. این دستور جلسه باید شامل اهداف، موضوعات مورد بحث، توضیحات لازم و نیازمندی‌های جلسه باشد.
- ارتباطات: سیستم‌های ارتباطی مناسبی در سازمان‌های دولتی برای مدیریت جلسات استفاده می‌شود. این سیستم‌ها شامل ارسال دعوتنامه‌ها، اطلاع‌رسانی جلسات و ارتباط آنلاین با شرکت‌کنندگان می‌شوند.
- ثبت نتایج و تصمیمات: نتایج و تصمیمات جلسات در سازمان‌های دولتی باید به طور دقیق ثبت و پیگیری شوند. این اطلاعات برای تهیه گزارشات، پیگیری اقدامات و ارجاع به آنها در آینده استفاده می‌شوند.
- مدیریت وقت: مدیریت زمان جلسات بسیار حائز اهمیت است. در سازمان‌های دولتی که برنامه‌های پیچیده و متعددی دارند، استفاده از تکنولوژی‌های مدیریت زمان و هماهنگی جلسات می‌تواند کمک بزرگی در بهبود بهره‌وری و کارایی داشته باشد.
مدیریت جلسات در سازمان‌های دولتی همچنین می‌تواند تحت تأثیر قوانین، مقررات و سیاست‌های دولتی عمل کند. همچنین، بهبود فرآیندهای ارتباطی و تصمیم‌گیری در سازمان‌های دولتی می‌تواند تأثیر مستقیمی بر بهبود عملکرد و خدمات ارائه شده توسط آنها داشته باشد. بطور کلی در سازمان‌ها یکی از وظایف مدیر داخلی، مدیریت جلسات است؛ از همین‌رو مدیران با کمک این سیستم مدیریت جلسه می‌توانند این وظیفه خود را به نحواحسن انجام دهند.
